ミーティングを効果的なものにする6つの方法

ミーティングばかりで面白くない? 確かにミーティングは実りあるものもあれば、時間の無駄に終わるものもある。だが受け身になるのではなく、自分から意義あるミーティングにするように働きかけることもできる。

今回は、ミーティングで"デキる"と思われるにはどうすれば良いかをアドバイスしたOpen Forumの記事「ミーティングでスマートな人と思わせる7つの質問(原題：7 Questions That Make You The Smartest Person In The Meeting)」を紹介したい。

大きな視点との対比を

ミーティングで上がる議題は、企業の目標を実現するためのどこかのステップだったり、一部だったりするはずだ。ミーティングに脱線はつきもので、多くの場合は「今日決まらなかったからまた次回」だったり、延長を招く。目的意識を維持し、フォーカスを絞り込むために、話していることがどのように自分たちの目的にフィットするのかを皆に問いかけよう。

人の意見を聞く

あなたの会社のミーティングでは、参加者がどれぐらい意見(愚痴や議題からそれた話ではなく)を言っているだろうか?

ミーティング中に意見をいうことは当たり前だが、意見を話しづらい雰囲気ならば改善しよう。あまり発言しない人に「○○さんの意見は?」と振ってみても良いだろう。誰もが率直に発言できるミーティングは、多くのケースで終わった後に得るものがある。

外部の意見を取り入れる

ミーティングがいつも同じメンバーということも多いだろう。マーケはマーケの中で、営業は営業の中で課題を持ってミーティングしているはずだ。

だが、外部の意見を取り入れると議論は大きく進む可能性がある。部門やチームを超えて意見を取り入れるようと問いかけてみてはいかがだろうか。

アイディアは長期的なものか?

幾度の会議を重ねた末に決まったことが実行されなかったり、途中で腰折れしたなどという経験がないだろうか? そういう場合は、決まった後の実行についてのプランがなかったのではないか。

決まったことをどうやって実行するのか、どのようにして実践の経過を追跡するのかが大切なのは言うまでもない。

だが、まずはアイディアの段階で、「長期的に取り組めるか」「拡張できるプランか」など、さらなる視点を加えよう。これによって、最初は良いアイディアに思えたものであっても、欠陥が見えてくることがある。そして、次の新しいアイディアにも繋がっていくだろう。

正しい質問と視点を

人のアイディアをどうにかして否定できないかと足の引っ張り合いをする質問ではなく、根本に触れるような角度から質問してみよう。記事によると、携帯電話の誕生につながったのは、「何故、私たちは相手ではなく、(家、オフィスなどの)場所に電話するのだろう?」と、Marty Cooper氏が疑問に思ったからだという。製品やサービス開発に関するミーティングでは、ぜひとも参加者にそのような視点をもってもらおう。