NPOの地域活動にクラウドを活用 - Office 365を用いた4つの事例

日本マイクロソフトは3月9日、「Microsoft Technology Forum」にて、NPO向けOffice 365イベント「クラウドと地域活動」セミナーを開催した。同セミナーでは、東日本大震災から4年目を迎えるにあたり、災害時や地域活動の連携に不可欠なNPOの活動に焦点を当て、NPOならではのITソリューションの利活用について、各NPO等の支援団体および日本マイクロソフトのスタッフが、クラウドの導入事例をもとに紹介した。本記事では、このセミナーの模様をレポートする。

さまざまなコミュニケーションツールを組み合わせた「Office 365 Nonprofit」

セミナー冒頭で、日本マイクロソフト Officeビジネス本部の寺田和人氏は「現在は、メール、電話、ソーシャル、ブログ、ポータル等、さまざまなコミュニケーションツールがあるが、それぞれに特徴があり、また世代によって使いたいツールも異なってくる。それぞれが一番心地よく使えるよう、これらのツールを組み合わせてひとつにパッケージ化したものが必要なのではと考えている」と述べた。こういった狙いも込めて、マイクロソフトは電子メール、ドキュメントの共同作業環境や共有予定表、ビデオ会議などを行うことができる非営利団体向けのクラウドサービス「Office 365 Nonprofit」を提供している。

セミナーでは、主にOffice 365 Nonprofitを利用した地域活動におけるクラウド活用について、下記のような4つの事例が紹介された。

事例1：東日本大震災復興支援におけるクラウドの活用

まずは、一般社団法人 RCF復興支援チーム 双葉町復興支援員「ふたさぽ」の小林辰洋氏が登壇し、東日本大震災被災地復興支援におけるクラウド活用例について紹介した。

福島県双葉町は、東京電力福島第一原発の事故により町の96％が帰還困難区域となっており、全国39都道府県に分散・避難している住民は未だ先の見えない避難生活を強いられている。ふたさぽでは、そんな双葉町町民の方々のコミュニティ支援や広報活動をメインに行っている。双葉町役場と協働し、双葉町を復興・継承させたいという町民の方々の思いを繋げることが使命だ。埼玉県加須市、福島県郡山地区、いわき地区に配備された10名のスタッフが、連携を取りながら活動を進めている。

このときに、Office 365の各種ツールを組み合わせ、拠点が離れたスタッフ間の予定・情報共有だけでなく、メンバーとのコミュニケーションの活性化を図ることで、町民主体の復興、町民の力の結集を目指している。

事例2：2014年に発生した広島市土砂災害におけるクラウドの活用

続いて、広島土砂災害でのクラウド活用事例と災害への備えについて、日本マイクロソフト コンサルティングサービス統括本部の中川翼氏が説明した。

2014年8月の広島市北部の住宅街において発生した豪雨による大規模な土砂災害は、74名の死者、44名の負傷者を出し、ピーク時には2354名の避難者が避難所へ身を寄せた。その際、公民館や学校など16ヶ所を拠点に次々と避難所が開設されたため、迅速な情報共有インフラの整備が求められた。マイクロソフトは、広島市からの要請後、24時間以内にすべての避難所にOffice 365を展開。本庁・区役所のメールインフラと、災害対策本部ポータルサイトを構築した。

広島市は、この経験を踏まえ、今後の災害への備えとして下記のようなコメントを残している。

「災害発生時の目まぐるしく変化する状況のなか、避難所と本庁・区役所との情報共有手段を迅速に提供する必要があった。NPO等の支援団体との連携も迅速に強化していかなければならない。

被災者の情報は、住所、氏名、家族構成、具体的な要請内容などの機微情報であるため、情報セキュリティが確保された情報伝達手段を確保しなければならない。コンシューマー向けサービスを使うことは非常に危険だった。

メールインフラができた後に開設された災害対策本部ポータルは、ほぼ使われなかった。大規模災害発生時の現場は混乱しており、マニュアルを読む余裕はないため、普段から慣れたツールで対応していくことが重要だ」(広島市担当者)

迅速に対応しなければならない状況下においては、街ごとが個別に持っている非クラウドサービスは機能しない。また、中川氏はこのコメントを受け、「避難所となる公民館や学校には、無線通信の環境が備わっていないところも多い。こういった事態に備えて、平常時からインフラを整備しつつ、NPOなどと連携を取っておくことが大切であるというのが今回の教訓だった」と述べた。

事例3：SharePointを活用した販売管理(POS)システム

次に、NPO法人トゥギャザーの別府一樹氏が登壇し、SharePointを活用した販売管理(POS)システムの事例を紹介した。

トゥギャザーでは、障碍のある方が作成した商品の販売サポートや、企業ノベルティのグッズ制作などを行っている。トゥギャザーの商品販売においては、商品の種類が約700種類と多く、管理が難しいという課題があった。これまではすべての商品にJANコードを付け、Excelで管理をするという形を取っていたが、非常に時間が掛かっていた。また、約80ケ所の福祉施設や協働作業所から商品を仕入れているため、在庫管理も煩雑になる。市販のレジやPOSシステムは高額なこともあり、今回、Office 365のサービスであるSharePointを用いたレジアプリの導入に踏み切ったという。

SharePointを活用した販売管理については、日本マイクロソフト マイクロソフトテクノロジーセンターの鈴木敦史氏が、実際にデモンストレーションを行った。

「データベースは専門の管理者がいないと保守・運用が困難であるが、SharePointは、テキストで順番にレコードが入っていくため、簡易的なデータベースとして使用することができる」(鈴木氏)

プリンタを接続すれば、その場でレシートを出すこともできる。また、Excelと連携させると、SharePointからデータを簡単にダウンロードすることができ、Excel上でピボットテーブルを使った集計なども可能となる。

同レジアプリは、近日中にWindowsストアで無償公開される予定。これにより、Office 365と併せて販売管理システムが利用できる。

事例4：Lyncを活用した視覚障碍の方向けパソコンサポート

最後に、NPO法人札幌チャレンジド 飯村富士雄氏から、Lyncを活用した視覚障碍者向けのパソコンサポートについて説明があった。

札幌チャレンジドでは、障碍のある方にパソコン技術を講習することで就労、社会参加を支援するサービスを行っている。これまでは、外出が難しい人や視覚障碍がある方に対して遠隔でサポートする際、電話やスカイプを用いながら有料の画面共有ソフトを利用していたが、それらは視覚障碍者用の読み上げソフトでの使用が困難だった。

そこで、Office 365のサービスであるLyncの画面共有機能を利用することにした。Lyncによって画面を共有しつつ、視覚障碍のある方は画面読み上げソフト「PC-Talker」を使用すると、ナビゲーションを聞きながらキーボードによる操作ができるようになる。このLyncとPC-Talkerを使った遠隔サポートについてのマニュアルは、近日中にWebで公開される予定だ。

今後の展開について

最後に今後の展望について、日本マイクロソフト 執行役 法務・政策企画統括本部長の菊地麻緒子氏は「導入相談会を定期的に実施していきたい。Office 365 Nonprofitの導入を加速し、2015年末までに11名以上のNPOで10％のシェアとなる330団体に採用されることを目標としている。Office 365を活用して地域の活動を進めていただきたい」と述べた。