社内の業務効率化を考えた時に取り組むべきこととして、事務作業の簡略化やビジネスプロセスの標準化がある。無駄をなくし、社内で書類や業務の流れがスムーズになることを目指すわけだが、この時有効なのがワークフローの活用だ。中小企業でも手軽に、本格的なワークフローを導入できるのがNTTデータイントラマートの提供する「Accel-Mart for Public」だ。

業務効率化の特効薬は「ワークフローシステム」の導入

業務効率化に取り組んでいるのに、どうも思うような成果が出ないということはないだろうか。明確な改善ポイントがあるならば、そこを修正すればよい。導入すべきソリューションもはっきりとしているだろう。しかし業務の流れに滞りや無駄があることは感じられていても、具体的にどこが問題なのか、その問題がなぜ発生しているのかといった部分は把握できていないことも少なくない。

そうした場合、まず最初に取り組むべきは仕事の流れを整理して、誰もがそれを把握し、手続きなどの標準化をはかるべきだ。できれば自動化すべき部分は自動化することでより効率的になる。標準化をはかる課程で現状の課題を洗い出すことにもつながる。これを実現するのが、ワークフローシステムだ。

ある保険会社ではワークフローシステムを導入し、上長の承認を得る流れなどをきちんと定義やルールを定義しなおした。社内でのやりとりが円滑になるのと同時に、滞りが出る点を見直すきっかけにもなったという。さらに、保険に関する複雑な書類の作成に関わる作業を自動化したことで大きな時間短縮につながった。以前は数日かかっていた一連の作業が、数時間で完了するようになったというのだから絶大な効果が出たといえるだろう。

多彩な導入実績を持つ「intra-mart」の基本機能をクラウドで利用

仕事の流れを管理する、文書作成をサポートするというだけならばExcelで対応しているという企業もあるだろう。確かにExcelはうまく利用すれば便利なツールだが、プロセスの証跡を残せないという大きな問題がある。使った結果どうだったのか、この処理変更は誰が行ったのかといったことがきちんと把握できなければシステムとしては不完全だ。

こうした問題を解決するため、前述の保険会社での事例をはじめとして多くの企業で導入され、豊富な実績を持っているのがNTTデータイントラマートの提供する「intra-mart」だ。大企業を中心に3300社で導入された実績をもっており、その用途はワークフローをはじめとしてERPからB to Cツールとしての利用まで多岐に亘っている。あらゆるユーザーの要望に応え、結果を出せるシステムとして評価されているものだ。

しかし「intra-mart」はオンプレミス製品であり、導入にあたっては事前準備に時間をかけ、様々なカスタマイズを行った上で導入するソリューションだ。そのため、比較的小規模な導入でも数百万円程度はかかり、大規模な導入事例では総コストが億単位になることもある。とても中小企業に手の届く存在ではなかった。

しかし「intra-mart」の基本機能を非常に安価に利用することのできるものがある。それは「intra-mart」の機能をクラウドで提供する「Accel-Mart」の最もコンパクトなサービスである「Accel-Mart for Public」だ。NTTコミュニケーションズの提供する業務用アプリケーションのオンラインストア「すぐに使えるビジネス向けアプリ」を通じて提供される「Accel-Mart for Public」は、10IDで月額1万2420円からと非常に手頃な価格で利用できる。しかも初期費用無料、初月利用料金無料で即日開通できてしまう。

さらに、信頼性の高いNTTコミュニケーションズが運用するクラウド上で稼働するサービスであるため、サーバー準備から更新に至る管理コストの課題にも対応でき、管理コストの削減が実現できてしまうのも大きな魅力だ。

社内で手軽にフローの構築・改善と業務分析を実現

「Accel-Mart for Public」の大きな特徴は、非常に高性能でありながら柔軟性が高いということだ。従来の製品では個別のカスタマイズが必要になっていたような部分も、標準機能の範囲で簡単に変更することができる。そのため、自社に合ったフローをきちんと構築しやすい。

ノンプログラミングでワークフローの構築と変更が行えるのも大きなポイントだろう。これは、ワークフローシステム導入時にシステムを開発するのではなく、用意されている100種類以上の標準テンプレートを選択・活用することで、企業で必要となる基本的な使い方に対応できるというもので、ほかのワークフロー製品に比べ、かなり低いハードルで導入を行うことができる。

もちろん企業によって細部は変わってくるわけだが、その変更はマウス操作で簡単に行えてしまう。仕事の中身を知っている現場の業務担当者が現場の実情に合わせた業務フローを適切に整備することができるため、業務フローの聞き取り調査などが不要となり、現場の実状に合わせて柔軟かつスピーディーに実際に活きるワークフローが構築できる。

さらに、業務データを蓄積してデータ解析を行ったりポータルで公開したりすることも可能だ。業務分析(BAM)ツールも同梱されているので、業務の課題発見や解決にもつながる。問題が見つかった部分については修正を行い、さらに結果を分析するといったことが社内で手軽に行えるわけだ。

100種類以上のテンプレートで多くの業務の標準的な動きをカバーする

フローの編集はマウス操作で誰でも簡単に行える

オプションでグループウェアや文書管理も利用可能

「Accel-Mart for Public」には基本IDとは別にオプションを購入することで、機能を追加することができる。自社にとって必要な機能を手軽に追加でき、共通するインタフェースで利用できるというのは魅力的だ。オプション機能には「intra-mart Accel Collaboration」と「intra-mart Accel Archiver」、「intra-mart Accel Documents」がある。各機能は任意に10ユーザー分から追加可能となっている。

「intra-mart Accel Collaboration」はグループウェアとワークスペース機能を提供するもので、グループ単位や社内でのスケジュール共有やコラボレーション作業、コミュニケーションの促進を実現する。社内だけでなく取引先とも作業や情報を共有することが可能だ。

グループウェアや作業共有を行うワークスペース機能が利用できる「intra-mart Accel Collaboration」

「intra-mart Accel Archiver」と「intra-mart Accel Documents」は文書管理の機能を提供する。「intra-mart Accel Archiver」では文書の発生から廃棄までワークフローと連携させた管理や、権限に応じた適正な活用の管理を実現するため、コンプライアンスやISOへの対応に最適だ。「intra-mart Accel Documents」では効率的かつセキュアな文書管理を実現する機能が充実している。例えば、あらかじめ定めたルールに合わせて利用するだけでなく、運用に添った管理体系に随時変更することができるおかげで、社内外で作成する文書が記載ルールに応じて作成されているかをチェックできるなど、実践的な文書管理が行える。

文書管理機能もオプションで追加可能だ

業務改善や効率化につながるシステムの導入を手軽に行えるのが魅力の「Accel-Mart for Public」は、最大300IDにまで対応している。それ以上のID数が必要になった場合や、より複雑な機能を必要とする場合には上位の「Accel-Mart」に移行することもできる。また「Accel-Mart for Public」の運用結果は、そのまま社内の業務確認と要件定義をしたものでもある。将来的に大規模なシステムの導入を行うことになった場合、あらためて1から要件定義を行う必要がなくなるというのも魅力だろう。

大きなコストはかけられないが、妥協のない業務改善に取り組みたい、結果の出る業務効率化にチャレンジしたいという企業にぜひ試してもらいたいソリューションだ。