最近はグループウェアをクラウドサービスとして提供するケースが増えてきた。オンプレミス型のように社内に環境を構築し、運用していく手間もなく、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスを使って、外出先から手軽にアクセスできる利便性も大きな魅力だ。クラウドサービスは、サーバ等の初期投資が必要なく気軽に始められるため、中小企業にとっても導入しやすい。

リスモン・ビジネス・ポータルが提供するグループウェア「J-MOTTO」もクラウドサービスの1つで、主に中堅・中小企業をターゲットにした製品だ。

注目はその価格で、20ユーザーで月額3,000円(税別)で利用できる(以後、10名ごとに1,200円(税別))。これは1ユーザーに換算すると、月額わずか150円(税別)から利用できることになる。もちろん低価格なだけでなく、ビジネスに必要十分な基本機能を提供する。

「J-MOTTO」の機能。「desknet's NEO」がベースなので、標準で25機能を提供

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リスモン・ビジネス・ポータル 営業部 マネージャーの澤田桂氏

「J-MOTTO」は、国産グループウェアのベンダーでは有数のネオジャパンが提供している「desknet's NEO」ベースに独自機能を付加したものだ。IT関連であまり多くの予算を確保しづらい中小企業にとってはもちろん、「クラウドサービスを使ってみたかったけれど敷居が高かった」という企業にも嬉しいサービスといえる。

リスモン・ビジネス・ポータル 営業部 マネージャーの澤田桂氏は、「中堅・中小企業の皆さまができるだけ導入しやすいよう、機能と価格設定にはこだわりがあります」と語る。

多彩なオプションサービスと新グループウェアの採用

J-MOTTOではグループウェアだけでなく、オプションとしてさまざまなサービスが用意されているのもポイントのひとつだ。具体的には、日本の企業では利用頻度が高い申請・承認業務を実現する「ワークフロー」、グループウェアやICカードで出退勤打刻が可能な「タイムレコーダー」、訪問スケジュールや営業日報を共有できる「営業支援システム」、給与・賞与明細や源泉徴収票の一括管理が行える「Web給与明細」など、実用的なサービスをラインアップしている。これらを必要に応じてグループウェアと組み合わせることで、さらなる業務効率化が期待できる。

「タイムレコーダー」

オンプレミスでこれだけのシステムを構築するには多大なコストと時間が必要になるが、J-MOTTOなら申し込み直後から利用することが可能。クラウドサービスを使う場合でも、各サービスの提供事業者と個別に契約するのではなく、申し込みからサポートまで窓口を一本化できるのもJ-MOTTOのメリットといえる。

J-MOTTOでもうひとつ特筆すべきポイントが、グループウェアが従来の「desknet's」から「J-MOTTO版 desknet's NEO」へとバージョンアップし機能強化されたことだ。これにより、受付業務を効率化できる「来訪者管理」と、より円滑なコミュニケーションを実現する社内ソーシャル機能「ネオツイ」が新たに追加。また、UIの改善でタブレットやスマートフォンから利用しやすくなったのも特徴といえる。

バージョンアップ版のポータル

さらにJ-MOTTO版では、本家のdesknet's NEOにはないGoogle カレンダーの取り込み機能を備えている。これは文字通り、Google カレンダーの予定をJ-MOTTO版 desknet's NEOのスケジュール機能に取り込めるもの。Google カレンダーで予定を共有・管理している企業も多いと思うので、スムーズに移行できるのは嬉しいだろう。

ちなみに、本家のdesknet's NEOはガラケーに対応していないのだが、澤田氏によれば「J-MOTTO版では4月中にも、ガラケーからスケジュールなどの基本性能が使えるようになる予定です」とのこと。確かにスマートフォンの普及率は劇的に向上したが、セキュリティの関係などからガラケーを継続使用している企業も少なからず存在する。こうした企業にとって、J-MOTTO版 desknet's NEOは魅力的な選択肢となるだろう。

高額でオーバースペックのクラウドサービスから脱却

「最近はさまざまなクラウドサービスがありますが、海外製品は日本の商慣習に合わないものが多く、実際にそうしたお客様がJ-MOTTOへ移行されるケースも増えています」と、クラウドサービスを検討する上でのポイントについて語る澤田氏。同様に、マニュアルやサポート面でも海外製品は苦労するケースが比較的多くなっているという。

また同氏はグループウェアを選択するポイントとして、「本当に必要となる機能やディスク容量を、事前に検討しておくことも重要です」と指摘した。

実はグループウェアを導入したものの、オーバースペックで十分に機能を使いこなせなかったり、余裕をもって導入したが、ディスク容量が余っていたりするケースは多いもの。その大半は「何ができるか分からないけれど、とりあえずは機能が多く付いているサービスを選んでおけば良いだろう」といった安易な選定理由からくるものだが、結果的にコスト高になってしまう。

そうした点において、J-MOTTOは「費用対効果が高い基本機能を使い倒したい！」という企業に最適。実際に機能を試したい場合は、最大3カ月の無料トライアル期間も用意されているので安心だ 。 そのほか、最低利用期間の制限がないことから期間限定プロジェクトでの情報共有手段に採用したり、1社だけでなく複数の企業が参加する合同プロジェクトで利用するケースに有用だろう。

このように十分にお得感満載のJ-MOTTOだが、前術したバージョンアップ版提供開始に伴い、3月末まで3つの特別割引キャンペーンを実施している。

「乗り換えキャンペーン」は、他社製グループウェアから乗り換えると初回支払時の年払い基本料金が1万円割引に。「セット割キャンペーン」では、グループウェアと一緒にオプションサービスをひとつ申し込むと初年度年払い基本料金が半額となる。さらに「ご紹介キャンペーン」として、申し込みユーザー数に応じて紹介者へギフトカード1万円～2万円を進呈し、被紹介者は初回年払い基本料金が5,000円～1万円割引となる嬉しい特典付きだ。

これまでグループウェアの導入に踏み出せなかった企業にとっては、大きなチャンスといえるだろう。