紙文書のイメージ化を低価格で実現する自治体向けシステム - 今後は民間向けにも拡大

岩手県・盛岡市に本社を置く株式会社リードコナンは、学校や自治体向けのITソリューションの開発・および販売を行っている企業だ。「税務LAN」もその中の1つで、地方公共団体(市町村)の確定申告受付支援、給報合算処理、住県民税課税データ作成支援を行う。基本的に住民税を担当する職員向けのシステムだ。

同社が「税務LAN」の提供を始めたのは約20年前で、平成26年11月時点で、すでに北海道から沖縄まで、約400の自治体に導入されている。総務省の資料によれば、平成26年4月現在の市町村数は1,718のため、23%以上の市町村が導入している計算になる。

人気の秘密について、株式会社リードコナン 開発部 三本瑞基氏は、「自治体の作業の流れを意識してシステムを作っている点が評価されていると思います。また、入力画面も確定申告書のフォーマットに近い形になっていますので、入力しやすいことも大きなメリットとなっています」と説明する。

株式会社リードコナン 開発部 主任 佐々木慎氏も、「これまでずっと、お客様がどのような運用をされているのかを聞いてフォローアップして来ましたので、かなり実態に沿ったシステムになっていると思います」と続ける。

住民税は、企業から自治体に提出される給与支払報告書(源泉徴収票)や税務署から送られる確定申告書を基に計算されるが、これら所得に関するデータを1つにまとめ、基幹システムに住民税計算の根拠となるデータを提供するのが「税務LAN」の主な役割だ。

給与支払報告書や確定申告書から得られるシステム用データは、基本的にパンチ業者に依頼して作成するが、あとから原本できちんと数字を確認したいというニーズもあるため、「税務LAN」では、給与支払報告書や確定申告書をイメージとして取り込み、検索可能にしている。

イメージ取り込みは2006年ごろ追加された機能だが、それまでは、職員が毎回、原本がある棚まで行き、ファイルの中から探し出すというスタイルだったという。今では「税務LAN」を導入する自治体の半数近くがイメージ取り込み機能を利用し、自分のデスクに居ながら原本の確認作業ができるようになっている。

イメージ取込には、コストパフォーマンスの高いドキュメントスキャナーを利用

同社ではイメージを取り込むためのスキャナーには、当初、OCR専用機を利用していたが、機器が高価だったことや、データ化は業者に依頼したものを取り込むため、OCR機能は特に必要なかったことから、一般販売されているドキュメントスキャナーを導入することにしたという。

条件は、文書を読み込む際に、スキャンしたことを確認するための管理番号を原本に印字できる「インプリント機能」が備わっていることだ。同社では多くの候補の中で、キヤノン製スキャナーがもっともコストパフォーマンスが高く、システム全体のコストを抑えることが可能だったため、採用を決めたという。

また、キヤノンのサポートが充実しており、開発中に起こった問題に対して親身に相談に応じてもらえたことも採用を後押しした。

早くから「税務LAN」を導入する地元の北上市役所では、繁忙期には月間4万枚をイメージ化しているが、1台のスキャナーですべて処理できているという。

実際のキヤノン製スキャナーの使い勝手について佐々木氏は、「センサーの精度が高いため、ジャムってもすぐに停止してくれますので、ツールで再スキャンできます。確定申告書は5枚つづりのこともあり、途中の紙がスキャンできないと、あとで整合性が取れなくなってしまいますが、キヤノンさんのスキャナーであれば、確実に検知されるので、非常に助かっています」と語る。

また、キヤノンが提供する「CapturePerfect SDK」も、業務効率化に役立っているという。

「CapturePerfect SDK」は、キヤノンのスキャナーDRシリーズに標準添付されている、PCに画像を取り込むためのアプリケーション「CapturePerfect」の各種設定を、プログラム側でコントロール可能にする開発ツールだ。これを利用することで、ユーザーは読み取りを行いたいドキュメントの種類を画面から選択するだけで、最適なスキャン設定を自動で行うことができるのだ。

実際にスキャナーを利用する際には、読み取る原稿が片面か両面か、保存するファイル種別、解像度、重送検知機能制御など、設定すべき項目は多い。これらを毎回読み込むたびに指定していたのでは利用者の負荷も高く、設定ミスによる再スキャンなど、無駄な作業も発生する。

しかし、キヤノンから提供されている「CapturePerfect SDK」を利用すれば、用紙に合わせて最適なパラメータをプログラムで設定でき、ユーザーはスキャンボタンを押すだけで、最適な設定で読み込むことができる。

株式会社リードコナン 開発部 係長 阿部敬寿氏も、「『税務LAN』を利用するのは一般の職員の方なので、設定をどう指定すれば良いのかわかりません。そこで、『CapturePerfect SDK』を使って、機能のON/OFFをあらかじめ設定しておき、ユーザーはスキャンボタンを押すだけで、最適な設定で読み取れるようにしています。開発者がドライバとのやり取りも考えなければならないとなると、それだけで数カ月はかかってしまいますが、『CapturePerfect SDK』を利用すれば、開発者はスキャンする部分には注力する必要がなく、アプリの動きやインタフェース部分に工数を割けるので、より使いやすいシステムを構築できます」と、そのメリットを説明した。

税務LANのノウハウを活かした新たな製品も開発

税務LANにイメージ取込機能を追加してからすでに8年になるが、同社では今年の夏、「税務LAN」のイメージ化で得たノウハウを活用し、「イメージ管理システム」を新たに開発した。

「イメージ管理システム」は、「税務LAN」のイメージ取り込み機能を抜き出し、機能強化した製品で、軽自動車税や固定資産税など、住民税以外の用途でも利用できるようにしたものだ。基本的に、紙文書をイメージ化することにより、書類の保管スペースを削減するもので、先行導入する北上市では、導入から3カ月で、書類約1万3,000枚を読み取り、約5mの棚スペースを削減することに成功したという。

「イメージ管理システム」では、検索機能が業務別に用意されているほか、1つのイメージに対する紐付けできる人数が、税務LANでは1人だったが、複数人にも紐付けることができるように拡張されている。

検索は、資料番号、読み仮名、個人番号、事業者番号で検索可能で、部分検索もできる。また、同じ漢字でも名前の読み方が違う(中島にはナカシマ、ナカジマがあるなど)といった日本語特有の課題に対応するため、想定される複数の読み方で自動検索する機能も実装している。

また、イメージに「要確認」「確認済」などのアノテーションスタンプを貼り付けて保存することや、メモを残すこともできる。さらに、取り込む紙ドキュメントを業者に依頼してデータ化し、取り込んだイメージと紐づけることも可能だ。

佐々木氏は「イメージ管理システム」の特長について、「われわれのシステムは他のイメージ管理システムに比べ、かなり安価になっています。そのため、これまで導入を検討してこなかった部署からも問い合わせがあり、中には全庁で利用したいという声も出てきています」と語る。

今後、「税務LAN」のマイナンバー対応が行われる際は、導入済みのすべての自治体に「イメージ管理システム」を導入してもらう予定だ。また、「イメージ管理システム」は現在、自治体向けのシステムとなっているが、1カ月程度でカスマイズができるため、今後は民間企業にも積極的に販路を拡大していくという。