企業活動の現場に根ざす「日報」という仕組み。実際、どのくらいの企業で導入されていて、どのような効果・課題があるのだろうか。今回マイナビでは全国のビジネスパースン1,000名を対象にアンケートを実施し、日報・週報の実情を調査すると同時に、ビジネスに好影響を与える「日報のあり方」とはどんなものなのかを探った。

効果・評価が実感できない？ 日報・週報の現状

まずは日報・週報の導入数を見てみると、日報・週報の導入数は43%という結果が出た。

グラフ：日報・週報を導入していますか？

導入している企業での実情はどうかと言えば、「日報・週報はあまり活用されていない」「全く活用されていない」という否定的な回答が約6割を占めている。

グラフ：社内で日報・週報は活用されていると思いますか？

この6割の回答者に、現状の日報・週報に持つ不満点を聞くと、

  • 記入が面倒
  • 提出してもフィードバックがない
  • 未提出者が多く、機能していない

…といった回答が多かった。

書く側からは、

  • 「不要な欄が多過ぎて無駄に時間がかかる」（食品関連　営業・販売）
  • 「社長が、いま社員のしている事を知るためだけに使われている」（ソフトウェア関連　技術）

…という意見が寄せられている。

苦労して書いても、本当に会社の役に立っているのかどうかが実感できず、モチベーションが下がって、未提出につながる…という流れが生まれてしまっているのではないだろうか。

前の設問「日報・週報を導入していますか？」の回答が半数にとどまっているのは、こうした悪循環の結果、制度そのものを廃止してしまった企業が多いからとも考えられる。

一方、提出された報告を管理する側からは、

  • 「ワード文書で作成し、添付ファイルで送付する方法で運用中。これだと全社的に時系列で管理しにくい。もっとシステム的にならないか上席に進言したが、現状維持との回答が来た」（出版／印刷／マスコミ関連企業　システム管理）

…といったコメントが。

日報・週報の重要性は認識していても、会社が定めたフォーマットや運用方法では、効果的な活用が難しいということを一番実感しているのは、現場の第一線なのかもしれない。

活用を進めるには、Webシステムが簡単？

運用方法が話題となったところで、「効果的に活用している」「非常に効果的に活用されている」と回答したグループと、「あまり活用されていない」「全く活用されていない」と回答したグループが、どんな形式で日報・週報を運用しているのかを比較したデータをご覧いただこう。

運用方法の比較

活用が進んでいる企業では、Webシステムによる日報を採用している割合が多い。先ほどのコメントにあった「添付ファイルでは、全社的に時系列で管理しにくい」という課題をクリアし、データとしての管理や閲覧が容易なことから、情報の活用に役立っていると考えられる。反面「セキュリティが不安」という声も散見された。

紙ベースでの運用率は、それほど大きくは違わない。社員数が少ない企業や、長年培ってきた活用ノウハウが確立している企業が、この36.6％を構成していると思われるが、紙での運用には、両グループに共通した不満があった。

  • 印刷コストがかかる
  • 外出先で日報/週報を作成・入力できない

…というものだ。

日報・週報の活用が思うように行かない場合、現状の運用方法を追求して、独自のノウハウを編み出すべきか、あるいはWebシステムに切り替えるべきか、管理者としては悩みどころだろう。

日報+SNSで「褒められたい」欲求を刺激

今回のアンケート結果に見られるような、日報・週報への課題・不満に対し、その解決策として注目を集めているWebサービスがある。それが日報共有サービス「gamba!（ガンバ）」だ。安価で手軽、万全のセキュリティ体制が敷かれていることから、本格サービス開始後わずか8ヶ月で、累計トライアル申し込み企業数は3,200社を超えた。

gamba! インターフェース

「gamba!」を一目見ると、それが単なる日報システムではなく、SNSとして機能していることが分かる。他部署の社員が書いた日報も見られるし（閲覧制限も可能）、書き込み形式もかなり自由だ。

株式会社gamba! 代表取締役社長　森田昌宏氏

日報と社内SNSを結びつけるという発想について、開発者の筆頭であり、株式会社gamba!代表取締役社長でもある森田昌宏氏は、こう語る。

「人が仕事をする根底には『認められたい』『褒められたい』という欲求があり、それが達成感や満足につながります。自分の仕事をアピールしつつ、周囲の人の評価が感じ取れる仕組み…それを一番分かりやすく実現するのが、SNSに日報を組み合わせることだと気づいて、開発の方向性を定めました」

「gamba!」では、誰が自分の日報を読んでくれたかが一覧表示される「開封」機能、誰かの書き込みを評価する「いいね！」ボタン、さらには成果を上げたスタッフを「gamba!」上で表彰する「アワード」といったユニークな機能までついていて、もはや「書きっぱなしで、誰が読んでくれているかも分からない」という状況はない。

導入企業では社員の日報に対する意識が変わっただけでなく、仕事に対するモチベーションも上がっているという。

フランクなコミュニケーションで、情報共有が進む

もちろん誰かの日報に、簡単にコメントをつけることもできる。SNSという形式が生み出すフランクな雰囲気の中で言葉をやりとりすることで、社内コミュニケーションが円滑になるだけでなく、重要な情報の共有・活用も進む。

以前なら雑談の中に埋もれてしまっていた情報・アイディアも、「gamba!」上に書き込まれ、多くの社員の目に触れれば、思わぬところからアドバイスが得られたり、協力者が現れたりと、具体的な動きが伴うようになる。

また、KPI（目標の達成・進捗の度合い）を、数値やグラフで共有する仕組みも整えられており、目標達成に向けての士気を高めるのにも役立つ。とある企業では、以前はメールで行っていた売り上げの進捗報告を、「gamba!」での情報共有に置き換えたところ、社員の一体感が高まり、売り上げが30％伸びたという。

「書いて送っておしまい、というものではなく、ナレッジマネジメントのツールとして使えます」（森田氏）

営業進捗報告をした際の画面

日報を「義務」から、「満足度向上のツール」へ…。

日報・週報というと、書く側も読む側も「仕事上の義務」と、つい気負ってしまいがちだ。しかし「報告とはコミュニケーションのきっかけ。そしてそのコミュニケーションから仕事は広がる」と森田氏が言うように、多くの社員が互いの報告内容を話題にできるオープンな環境をつくることで、日報・週報は個々人に仕事のやり甲斐を感じさせ、ひいては業績を上げるツールになると言えるだろう。

「当社は『笑顔で働く人を増やす』をミッションとして掲げています。『gamba!』を使って、人生の多くの時間を占める『仕事』で生まれる笑顔を増やすことで、皆さんの人生そのものを満足度の高いものにしていただけたら…と考えています」（森田氏） 下記URLでは、日報サービス「gamba!」の詳細や、導入事例などが多数公開されており、 45日間の無料トライアルもあるとのこと。

【gamba! 日報共有サービス - 日報を変えると、チームが変わる。業績が上がる。】
http://www.getgamba.com/top