住友電工情報システムは、契約書などの期限を管理・通知する機能と文書アーカイブ機能を充実させた文書管理・情報共有システムの最新版「楽々Document Plus(らくらくドキュメント プラス)Ver.3.4」を開発し、5月20日より販売を開始したと発表した。
「楽々Document Plus」は、企業内に分散して存在する文書やデータを閲覧・登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報を高度な検索ですぐに取り出すことのできる文書管理・情報共有システムで、ISO文書管理や複合機連携による紙文書活用、タブレットなどのスマートデバイスでも利用できる汎用性の高い機能を備えている。
新バージョン「楽々Document Plus Ver.3.4」は、契約書の「期限」を事前に通知する機能を充実させることで更新漏れなどの業務ミスを防ぎ、システム管理下の文書をアーカイブ出力する機能等を追加した。
文書の期限管理は、契約書や規定書類などの期限付き文書で、文書ごとの「期限」 が近づくと、メールで通知する。これにより、契約書の更新手続き忘れや規定書類の更新漏れなど、業務のミスを事前に防止できる。文書の属性項目として設定された 「期限日」に対し、あらかじめ指定された日(例えば期限日の30日前)に期限が近づいている旨を自動でメール通知。登録者や契約締結時の関係者、特定のグループなど、メール送付先を柔軟に設定ができるため、契約書管理の実務においても活用できる。
文書アーカイブ機能は、「楽々Document Plus」で管理する文書をHTMLファイルで出力。これにより、一定期間を経過した文書をアーカイブとしてHTMLファイルで保管でき、定期的に文書のスナップショットを保存可能。また、大量の過去文書をシステムから退避させることで、システム内のデータ量を削減しレスポンスの改善が行える。
文書の登録先通知機能は、文書の登録先URLを関係者にメールで通知する。検索でヒットした重要文書を関係者に周知したり、文書の回覧を受けた上長が部門内に展開したりするなどの共有目的で利用できる。既存の製品にも、ワークフロー機能の中で「通知機能」があったが、ワークフローに関係なく、利用者が必要と思ったタイミングで、必要と思われる関係者にメールでURLを通知できるようになった。
製品の価格は、パッケージライセンス価格が150万円から(税別)。