「仕事が遅い」「いつも残業…」というあなた。おそらく効率をアップさせる努力はしているだろうし、様々なアドバイスを試してみたことだろう。

だが、何が悪いのか分かっていないとすれば、単にアドバイス通りにやっても改善しないかもしれない。今回はIncの「効率が悪い人に多い7つのクセ(原題:7 Habits of Highly Ineffective People)」を紹介したい。効率を上げるためにはどうしたら良いのかではなく、効率が悪い人がやっていることを知り、反面教師として学んではいかがだろうか。記事が指摘する「効率が悪い人に共通した7つのこと」とは何か、早速見てみよう。

To-Doリストは必ず全部終える

To-Doリストやタスクリストを必ず全部終えるようにしているというタイプは、一見効率が良いようだが、実は効率アップには逆効果だと記事では指摘している。

「本当に生産性が高い人は、優先順位をつけて重要ではないものを後にまわしている」

言われてみれば、完璧主義者が生産性が高いのかというとそうではない。To-Doリストはあくまでもやらなければいけない可能性があるもの、と位置づけて大切なものからどんどんさばいこう。リスト作成後であっても、重要なタスクが入ったらリストにこだわることなく重要度に準じて臨機応変に対応したい。

すぐに処理する"Touch Once"アプローチの罠

メールや文書管理などで効率化アップの心得とされるのが、届いたメールや開いた文書はその場で処理するという考え方だ。英語では"Touch Once"といわれることもある。確かに、一度開いてメールを読み、大切なものはすぐに返事をしておくというのは、数時間後、数日後に開いて読み直して返事をするよりも時短につながりそうだ。

しかし、その度に処理する状態を何十回も繰り返すとなると効率的とは言いがたいし、重要でないなら数日後でもよい。重要なメールならその場で対応するが、重要度がないなら後回しというように、柔軟性を持ってTouch Onceを利用してはいかがだろうか?

電話には必ず出る

これも2つ目と同じで、重要ではない通話を優先させない。私たちはそれほどマルチタスクではないのだ。1つの作業にフォーカスした方がよいときは、思い切って電話を無視してはいかがだろう。

まったく邪魔が入らないようにしている

一方で、邪魔が入らないようにするのも効率アップにはNGという。適度な"邪魔"は脳にとって新しい活力となるし、人を遠ざけるとインスピレーションや新しいアイディアは浮かびにくい。こだわっていたことがそれほどのものでもなく、他人から入った"邪魔"によって新しいアプローチが見つかったという「効率化」もありそうだ。

なにが大切かをいつも話している

特にチームリーダーなど部下や仲間と仕事をする場合、「モチベーションを高めよう」や「重要さをわかってもらおう」「自分の気持ちを伝えよう」と思うあまり、一方通行なコミュニケーションに陥っていないだろうか。

これらは「効率の悪い人の大きな問題」と記事は警告する。話すのをやめて、人の意見や考えに耳を貸し、チーム全体の生産性をアップさせたいものだ。

できるだけ勝ちにいきたいタイプ

効率の良くない人ほど「個人の勝ち負け」にこだわっていると記事では指摘している。

チーム全体の成功という視点を持った方が、仕事の効率やチーム全体の業績は上がりやすい。そのためには、あなたや他の人、それぞれにあった役割があるということを認識した方が良い。

効率アップを常に意識している

皮肉なことに、効率を良くしようと思うほど裏目に出てしまうという。視野を広げて、周囲の同僚や取引先と良好な関係を築くことが重要だ。

これによって、仕事がスムーズにいったり、スムーズにいかない場合でも助言や助けを得られることにつながり、結果としていい方向に事態が進むと記事はアドバイスしている。