Excelとメールだけで使えるワークフロー「ワークワン」とは?

　無駄な書類管理業務が、中小企業の成長を妨げる

さまざまな業務において発生する書類決済。ビジネスが活性化すればするほど、また企業規模が大きくなればなるほど、経理、人事、営業など、管理する書類は増え、決済までのワークフローも複雑化する。

また、中小企業の場合は社長や部長などの決済者自身が外を飛び回っているケースが多いため、急ぎの決済がもらえず、仕事が滞ることもよくある。そうなれば、業務のスピードを減衰させるだけでなく、企業の成長を妨げることにもなりかねない。

ただ、それらのワークフローを効率化するためにシステムを導入するには、それ相応のコストがかかる。また、システムを活用するためには、社員への教育や問い合わせに対応するシステム担当の設置なども必要となる。中小企業にとっては、負担になる部分が多く、なかなか導入に踏み切れないのが実態ではないだろうか?

そんな悩める中小企業におすすめしたいのが、ソノリテが提供するクラウド型のワークフロー「ワークワン」(WORK ONE)だ。

Excelとメールだけでワークフローシステムが完成

ワークフロー「システム」を導入すれば、業務が効率化できる。それは誰もが理解していることだろう。だが、実際に導入するとなると、手間やコストなどの問題で二の足を踏んでしまうケースも多い事だろう。また、新しいシステムを導入しても、慣れるまでの間は逆に生産性が落ちてしまうこともある。大企業であれば、スムーズな移行を行うために教育プログラムを実施することもできるだろうが、日々業務に追われる中小企業には、時間の面でもコストの面でも、そのような余裕はない。

だがワークワンの場合、導入に必要な環境はメールとExcelだけだ。つまり、誰もが使い慣れたソフトを使って利用できるため、特別な教育も不要となる。設定自体も簡単で、インストールしていく手順の中で、ダイアログの指示に従っていけばよい。新たにシステム担当を置く余裕がない、外部のシステム会社に頼む予算もない、そんな企業にうってつけのサービスだ。

利用イメージ

具体的なワークワンの利用イメージは、以下のようになる。

まずは、ワークフローで利用する文書のテンプレートを作成する。ワークワンのテンプレートは、Excelで作った帳票を利用する。利用できる帳票は、 Excel 2007以上のバージョンで作成した「xlsx形式」のファイルだ。普段、社内で利用しているExcelの帳票がそのままワークフローシステムになる。

テンプレートを作成するには、もとになるExcel文書で、承認者の印鑑を押したり、文字や数字を入力するエリアに「＃」を入力し、入力項目であることを指定する。そして入力後、作成した帳票をワークワンにメールで送付すると、5-10分後にテンプレートが返信されてくる。

受信後、返信されたテンプレートに承認パターンや、承認者のメールアドレス、入力項目は誰が編集できるかなどを指定すれば、最終的なテンプレートは完成する。

実際のワークフローの申請は、テンプレートを開き、申請者が各申請項目に入力し、「申請」ボタンをクリックすれば、メールの添付ファイルとして、自動的に承認者に送られるというものだ。

データをシステムに持ち込まないことでセキュリティの確保と低コストを実現

ワークワンでは、決済するファイルをメールでやりとりする。やりとりする者同士でのみ閲覧と決済が可能なため、第三者による改変を防ぐ事ができる。このように、ワークワンのシステム側にデータを置かないことで、ファイルの外部流出などセキュリティ面を確保しコストを抑える事を実現している。

こういったサービスは、ユーザーごとにライセンス制で料金が掛かるケースも多いが、ワークワンの場合、ユーザー数に関わらず月額1万円となっている。システムにコストを掛けたくない中小企業にとって、この価格設定は非常に嬉しい。

ワークワンを開発した背景を、ソノリテ 代表取締役である齋藤和政氏は、「弊社はもともとMicrosoftのSharePointなどのサービスを提供してきましたが、SharePointは、どちらかといえば大企業向きです。コストも、規模も、あまり中小企業向きとはいえません。それなら、本当に中小企業の方々に役に立つサービスを、我々が作ってしまおう、それがワークワンを手掛けた理由です」と語る。

今後はモバイルにも対応

中小企業では、社長や部長自らが営業として飛び回っているケースも多いだろう。ただ、決済者自身が捕まらないために、書類の決済が進まず、会社の業務やビジネスそのものを滞らせてしまう場面も少なくない。

だが、ワークワンを導入すれば、たとえ外出先でもノートパソコンさえあれば、その場で決済が可能だ。そうなれば、社内全体がスピーディに動く事ができる。また、一部の機能はiPadにも対応している。

「今後は、より多くの中小企業の方に使っていただけるように、タブレット端末やスマートフォン対応を強化していく予定です」とソノリテ 営業グループ 松井清美さん。

さらに、DropboxやGoogleカレンダーとの連携なども検討中とのことだ。

中小企業であっても、PCやネット、そしてExcelは使っている。であれば、Excelを利用するシステムであれば誰でも違和感がなく使う事ができるはず。それがワークワンのコンセプトとなっている。

「ワークワンは、当社で最初の商品です。加えて、発売日が2011年11月11日だったこともあって、ワンと命名しています」(齋藤氏)

その様な言葉が表す通り、ソノリテの社風はアットホームで明るい。自らが中小企業だからこそ、本当の意味で中小企業が使える製品を提供したい。ワークワンには、そんな同社の心意気が詰まっている。

ソノリテでは、すべての機能が利用できる1カ月の試用期間を準備しているので、もし興味があれば、一度、試用してみてはいかがだろうか?

ワークワン

ワークワンは普段利用しているExcelの帳票とメールだけで簡単にワークフローシステムが利用できる。

営業担当者や総務・経理担当者の手間になる、帳票の集計にも対応しており、書類決 裁から処理まで利用できる。

初期費用なし・月額1万円・ユーザー制限なし、と中小企業には取り入れやすい製品 となっている。