「やりたいと思っていることを、なぜ先延ばしにしているの?」と聞かれて、「時間がないから」と回答した人は、時間の管理が苦手と思っていなくても、意識して心がけたほうがよいかもしれない。OpenForumが記事「タイムマネジメントのための8つのステップ(原題 : 8 Steps to Mastering Time Management)」で、気をつけるべきポイントを取り上げている。

"時は金なり"――だがお金と違って、時間は万人に公平(1日は24時間)だ。であれば、時間の使い方を工夫すれば大きな効果をうむことができそうだ。さっそく見てみよう。

1. 前の日に下準備

計画は成功に不可欠。前日の夜に、次の日の行動計画をおおまかに立てておけば、朝からすぐに行動を開始できる。行動計画をたてるにあたっては、その日の大きな目標はなにか、いつするのかを考えておく。ポイントは、何かに反応して行動するのではなく、能動的に自分から動くこと。

2. スタートが肝心

好調なスタートを切ることができれば、その日一日を気分よく過ごせる。そのためにも、目が覚めてから朝食、取りかかりまでスマートに動こう。オフィスに着いたらさっそく前日立てた行動目標を実行するわけだが、さらに細かいプロジェクトに細分する、または難しいことからとりかかるとよいという。

時間に追われる中で難しいタスクをやるのは、ストレスになりかねない。容易なことやストレスなくやれることを後回しにするよう記事では薦めている。

3. 想定外を予期しておく

しっかりした行動計画があっても、仕事中に予想外のことが起こるだろう。トラブル発生とまではいかなくても、取引先から急な依頼が入ったり、上司から急ぎの仕事を振られたりなどだ。落ち着いて、優先順位を付けよう。他の人に頼めるかもしれないし、明日に回せることもあるかもしれない。シチュエーションをイメージしておくだけでも、ショックは軽減される。

4. 時間泥棒は誰だ!

学生時代の友達との長電話、Facebookメッセージ、ついついクリックして見始めたYouTube……。あなたの貴重な時間を奪う泥棒は、あなたが判断して能動的に対応しよう。

5. 休憩も大切

一日8時間、途切れることなくずっと集中して仕事というわけにはいかない。自分の集中力がどのぐらい持続するのか把握して、切れ目で休憩をとろう。記事では45分~60分ごとに作業をいったんストップして頭をすっきりさせるようアドバイスしている。

ちょっと歩いてみるのもいいし、座ったままできるストレッチもある。コーヒーを入れてもいいだろう。休憩中は、できればスマートフォンは抜きで。

6. 終了時間を設定

終わる時間を決めて、意識して仕事を進めよう。ダラダラと仕事に引きずられるのではなく、潔くその日の店じまいを。こうすることで、次の日の行動計画も立てやすくなるはずだ。