北里大学は12日、富士ゼロックスが提供するシステムを導入し、職員の会議資料準備にかかる作業負荷を75%削減、会議資料の作成・閲覧・管理のペーパーレス運用の実現により業務の生産性向上を実現したと発表した。

同大学は、職員の作業負荷等の課題を解決するために、タブレット端末iPadと、「モバイル統合アプリケーション for iOS」をはじめとする富士ゼロックスのソフトウェアを活用して、会議資料を電子化し、会議参加者がiPad上でメモを追加したものを自分の資料としてサーバに保管するまでの一連の流れをシステム化した。

システムの主な概要が以下となる。

  1. 各部門がさまざまなアプリケーションやフォーマットで作成した文書を事務局が集約し、ドキュメント・ハンドリング・ソフトウェア「DocuWorks」で文書を束ねたり順序を入れ替えるなどして1つの文書にまとめる。ページ番号や見出し付与、ページ差し替えなど、紙を扱う感覚で資料を整える。

  2. 出来上がった会議資料を文書管理システム「DocuShare」にアップロードする。

  3. 会議当日、参加者は「DocuShare」にアップロードされた資料を各自のiPad上に取りこみ閲覧。必要に応じてメモや下線などの編集もできる。会議終了後は編集したファイルを自分の資料として「DocuShare」の自分専用フォルダーにドラッグ&ドロップで格納すれば、自席に戻った後も資料の閲覧が可能。一連の操作は、iPadの一画面で操作できるソフトウェア「モバイル統合アプリケーション for iOS」を利用。

北里大学のシステム構成イメージ

同大学によると、システム化により、職員は、「DocuWorks」で会議資料の集約作業が効率化したほか、ペーパーレス化により出力作業・出力後の差し替え・再プリントなどの工数が削減され、会議前日の資料準備工数を75%削減、その分の工数を別の業務に充当することができるようになったとしている。