"電子メール地獄"とは言わないまでも、1日のうちメールにとられる時間は馬鹿にならないという人が多いはずだ。1日に何回、何分間メールをチェックし、返信し、作成しているかを考えてみれば、同意いただけるだろう。何とかして、メールに関する作業を効率化する方法はないものか。

そこで、以下に、Mashableの記事「5 Ways to Get Email Overload Under Control(電子メールの負荷を制御する5つの方法)」のポイントを紹介しよう。

(1)「メールの時間」を決める

個人差はあるが、メールアドレスを持っている人は1日平均100通以上のメールを受け取っているという。小誌の読者なら、これ以上という人も多いはずだ。McKinsey Global Instituteによると、企業で従業員が1日の就労時間のうち、メールの処理に費やす時間は28%だという。

顧客サポートなど、メールの処理が主要業務ではない限り、受信ボックスの未読メールをなくすためにこれだけの時間を費やすというのは、生産性の点から見て問題だ。

そこでの助言が「メール処理の時間を決めること」だ。記事では、「2時間ごとに15分」と提案している。メールは決めた時間に処理するものと決めて、時間外は仕事に専念するというわけだ。緊急のメールであっても、2時間なら待てるはずだ。

(2)エチケットも抜かりなく

「Email Charter」をご存じだろうか?　電子メールのエチケットをまとめた10ヵ条を提案し、メールの世界に秩序をもたらし、メールが本来の目的を果たせるようにしようという取り組みだ。「相手の時間を尊重しよう」「短い、遅いを許容しよう」「CCは最低限にしよう」などを掲げている。是非とも一読を。

「Email Charter」の10ヵ条

(3)フラグやスターを活用して優先順位を

電子メールクライアントやWebメールの多くが「フラグ」「星(スター)」など、優先順位を付けるためのツールを提供している。これらを活用して、優先順位を付けて効率良くくさばきたいものだ。すぐに返信を要するメール、消去してよいメールと考えながら処理していこう。

(4)不要なメルマガを申し込まない

メールマガジンやニュースレターは、申し込む前に本当に必要かどうか考えよう。読まずに削除するようなメルマガなら、最初から申し込むべきではない。もし、「1日1通」「1週間に1通」などの頻度を選べるなら、最も頻度の低いものを選ぼう。

1度は申し込んだが購読を止めたい場合、ちょっとした注意が必要だ。購読停止は送り主側の設定が完了してはじめて停止となる。メルマガをスパムとする人もいるが、自分が申し込んだスパムではないメールをスパムとすることは、道徳的とは言えない。

(5)メールを2回開かない

43 Foldersが電子メール管理の「Inbox Xero」という新しいコンセプトを打ち出しているが、これはメールを読んだら「削除」「返信」「後回し」などの次のアクションをすることで、メール管理を効率化するというアイデアだ。このように、一度読んだメールを後で読み直すことがないよう、自分で工夫しよう。

メールは今後さらに増えることが予想されている。記事では、これまでと同じ方法でメールの扱いを続けていると、メールに占拠される時間は増えるばかりだと警告している。