Outlookでスケジュール管理も! Office 365ではじめるビジネスMac

「Macをビジネスシーンで活用するためにOffice 365を使ってみよう」というテーマで、これまで2回に渡り、Office 365のOffice Web Appsを試してきた。その結果、前回説明したとおり、Officeドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションの閲覧、編集などの利用において必要十分な機能が提供されているという感触を得ることができた。

もっとも、Office 365で提供されている機能はOffice Web Appsだけではない。メールやスケジューラ、メッセンジャーなどの機能も提供されている。本企画の最後となる今回は、こうした機能をMacから使う方法を探っていこうと思う。

Webメーラー「Outlook Web App」

まずはメールだ。Office 365ではOutlook Web Appが利用できる。ちょっとしたセットアップは必要だが、すぐに利用を開始できる。

Webメールは、登場した当時、デスクトップで動作するメーラーと比較されることが多かったが、最近ではビジネスでもWebメールのみを使っているというユーザーが少なくない。どこにいてもノートPCやスマートフォンからメールを利用できるWebメールは、なにかと便利だ。Webメールの使用が禁止されていない企業では、ほとんどのビジネスマンが積極的に利用している。

そして、Outlookは、高いシェアを誇るデスクトップ型のメーラーである。その利便性を踏襲したOutlook Web Appは、ビジネスユースを意識したつくりになっており、一度使いはじめたらやめられないユーザーも多いだろう。

Outlook Web Appsのカレンダー

ビジネスシーンで欠かせないアプリケーションの1つにオンラインのカレンダーがある。スマートフォンを活用する世代のビジネスマンには、紙ベースのカレンダーよりも、オンラインサービスで提供されているカレンダーアプリケーションをスケジューラとして使っている方が多いように思う。

なにせ紙が不要であること、ノートPCからもスマートフォンからもアクセスでき、必要であればメールで1日のスケジュールを送信できるなど、なにかと使い勝手がよい。

Office 365では、アカウントを作成した段階でカレンダーアプリケーションが利用できるようになっている。月での表示、週での表示、数日での表示、日での表示など、必要に応じて表示を変更することができる。短縮キーで予定の新規作成が可能で、結構使いやすい。

さらに、ほかのユーザーとカレンダーデータの共有が可能なほか、外部からカレンダーデータをインポートするといった処理を実施することも可能だ。特に他のユーザーとスケジュールを共有できるのは、個人的にかなりポイントが高い。