Gmailを仕事で使うための10のテクニック

小企業のオーナが自社のメールをGmailへ移行させるケースが増えているという。10 tips for using Gmail at work - Official Gmail Blogにおいて、そうした小企業におけるGmailの活用テクニックやGoogle社内で使われている「仕事でGmailを使うテクニック」が紹介されている。紹介されているテクニックは次のとおり。

1. Google Appsを使ってGmailのアカウントを自分のドメインで取得する。
2. メールの最後にはシグネチャをつける。
3. メールをGmailに統合する。Gmail以外のメールをGmailへ転送するようにするか、Mail Fetcherを使ってGmailからPOP経由でメールを取得する(設定ーアカウントとインポート)。
4. 必要があればFromのアドレスをGmailではなく返信が欲しいアドレスに設定する(設定ーアカウントとインポート)。
5. Gmailを使う場合はフォルダ分けではなくラベル機能で分類を実施する。
6. Gmailとともに提供されているチャットやビデオチャットの機能を活用する。
7. Gmailとともに提供されているTODO機能を活用する。
8. Gmailのオフライン機能を使ってネットに接続していない状態でもGmailを活用する(設定ーオフライン)。
9. Canned Responses機能を使って定形メッセージ返信を活用する(設定ーLabs)。
10. Bob機能を使って不適切な人物へメールを送ってしまうことを防止する(設定ーLabs)。

Googleの統合オフィスアプリケーションサービスであるGoogle Appsを使うと、@gmail.comではなく、自社ドメインでのメールアカウント作成が可能になる。会社のメールアドレスとしてGmailを活用したい場合にはGoogle Appsに登録してGmailを使う方が便利。なおGmailを活用する場合、セキュアに使うためのテクニックも合わせてチェックしておきたい。