突然の空白期間にも事業を継続するための方法

Alyssa Gregory氏がSitePointにおいてWhy You Need A Business Continuity Planのタイトルのもと、小企業や個人事業主、独立した専門家などにおける継続計画の必要性と具体的な方法を紹介している。計画的にせよ突然のできごとであるにせよ、ある期間仕事に従事できなくなった場合においても顧客へのサービスが滞ることがないようにプランBを用意しておくべきだ、という内容になっている。

Alyssa Gregory氏は自分の出産の経験を紹介し、出産の間、少なくとも2週間ほど仕事から離れることになるわけだが、どうやってこの間仕事を継続しているかという例を取り上げ、予期せぬ空白期間がやってきたとしても事業を継続できるようにするためのいくつかの方法を紹介している。紹介されている方法は次のとおり。

サポートしてくれるチームを持つ

自分の顧客や、そこで実施している仕事の内容を知っている事業協力者を持つ。仕事から離れている間、自分の代わりに仕事を依頼できる人たちとの関係を築いておく。

作業手引き

顧客ごとに作業手引き書を作成する。顧客に提出するレベルの公式なものであってもいいし、もっとくだけた形式のメモでもいい。重要なのは、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、というのを顧客ごとにデータとしてまとめておくことにある。こうしたデータを整理しておけば、いざ仕事を他の誰かに依頼するときに何をしてもらえればいいかを明確に伝えることができる。

コミュニケーションプラン

事前に仕事を空ける期間が分かっていればそれまでの間に顧客と話をしておく時間があるが、突然やってくる場合にはそうした準備はできない。いつそうした空白期間がきても大丈夫なように連絡先のメールリストを持っておいた方がいい。また、顧客やチームメンバーに今何が行っているのか、いつ戻ってこれるのかを常に連絡する手段を用意しておくことも重要。

データへのアクセス

仕事に必要になるデータに安全にアクセスできるように準備をしておく。すでにそういったシステムを導入しているのであれば、だいぶ準備ができていることになる。

Alyssa Gregory氏の場合は、プロジェクト管理システムに作業に必要になるデータや文書、作業手引き、顧客情報などを保持しており、代理を頼みたい場合には必要に応じてそうしたデータへアクセスできるように許可を与えていると説明している。