仕事の効率をあげる6つの方法

Tim Mercer氏がSmashing Magazineにおいて6 Simple Ways For Freelancers To Increase Productivityのタイトルのもと、フリーランスの業務形態で仕事に従事している場合に生産性を向上させるための6つの方法を紹介している。日本におけるフリーランスは個人事業主に該当することが多くさまざまな業種が存在する。フリーランサーの利点の一つはスケジュールや規則を自由に決定できるところにあるが、これは逆に困難な点でもある。Tim Mercer氏の紹介している内容は、そうしたフリーランサーに求められるテクニックを説明している。紹介されている内容は次のとおり。

スケジュールを決める

1日のどの時間に仕事をするかを定め、それを守る。ふらふらとパジャマ姿でオフィスにくるなんてことはしてはいけない。ムードはとても大切。また散歩、おかしを食べる、喫茶店でコーヒーを飲むなど小休憩を数回とるようにする。また昼食に30分から1時間割く。この場合、量ではなく質を選ぶことが重要。仕事はだらだらと1時間やるよりも、集中して30分作業した方がいい。

プランを立てる

まず短中長期の目標を立てる。たとえば週の目標、月の目標、年の目標を立てる。目標はビジョンを明確にし、それに向かって正しい道を示しつづけてくれる効果がある。週の目標を立てたら、それを実現するために、その日の作業をTODOにまとめる。TODO管理にはアプリケーションを使ってもWebサービスを使っても紙とペンでもいい。大きなタスクは、より小さく何をするかが明確なタスクに分割する。明日の分のTODOはその日の終わりに作成する。また時系列で何をやったかを記録しておき、一日の終わりに振り返って評価するようにする。無駄な時間が明確になる。

フォーカスをはっきりさせる

同時に作業するタスクはひとつに絞る。2つ以上同時に作業しても効率はあがらない。またWebサーフィンする時間は、1日のうち1回まとまった時間をとっておこなうようにする。RSSリーダを活用した方がいい。メールとソーシャルネットワークのチェックも1日に2回などまとまった時間でやるようにし、繰り返しサイトをチェックしにいくといったことはしない。

サービスを集約する

たいだいの人が複数のメールアドレスを持っていると思うが、集約してしまった方がいい。たとえばGmailに集約するというのはいい方法だ。メールの振り分けやラベル、フォルダ分けを活用することで、集約したメールが混乱することはない。ソーシャルサービスについてもソーシャルメディアアグリゲータなどのサービスを活用して一ヶ所に集約した方がいい。

オフィスは快適な空間にする

オフィスはクリーンで整理された場所にしておく。机、PC、電話、プリンタは特に気をつける。散らかったムードは業務効率に悪い影響をもたらすため、掃除時間をとるようにする。また、天気が良い日には窓を開けるとか、好きな曲をかけるとか快適な空間になるようにする。人間工学が考慮された椅子、キーボード、マウスを購入するのもひとつの手段。また、ふさぎこんできたと感じたときは喫茶店や書店、公園など作業場所を変えてみる。フリーランサーには仕事場所に対する縛りは存在しないためその強みを活かす。

ヘルプを活用する

アシスタントを雇ったりアウトソースを実施するなどして業務の改善を見当する。また他のフリーランサーと情報を交換して知識やアイディアの共有をおこなう。それは顧客との交渉の仕方であったり、優れた請求書作成ソフトウェアの話だったりさまざま。

Tim Mercer氏の紹介している内容はどちらかといえばオフィスでPCを使うタイプの業務についての生産性向上についてまとめている。ただし、いくつかの項目はそれ以外の業務についても当てはまるほか、フリーランスではない会社員においても活用できる内容といえる。