富士ゼロックスは13日、内部統制業務の文書管理や監査対応の効率化を支援する文書管理ソフト「StatusMaster」を発売すると発表した。文書を関連情報や履歴などと紐付け、一元管理する環境を低コストで実現。文書登録時に評価結果などの関連情報を付与することで、業務の進捗状況が確認できる進捗管理表も自動作成できるという。

文書管理ソフト「StatusMaster」商品紹介トップページ画面

2008年4月の金融商品取引法(J-SOX法)施行により、上場企業では、膨大な統制文書の作成や更新、証憑類の収集と管理が行なわれている。

だが、文書管理のためのシステム構築には多額のコストが発生するため、中小規模オフィスでは、文書化作業は通常のオフィスソフトなどで進められており、システム導入が進んでいない企業が多い。

このため、内部統制業務で発生する「業務記述書」「フロー図」「RCM(Risk Control Matrix)」などの統制文書や証憑類が、関連付けて管理されておらず、「進捗状況確認に時間がかかったり、運用評価や内部監査にかかる作業負荷が増加するなどの課題が発生している」(富士ゼロックス)。

今回発売された文書管理ソフト「StatusMaster」では、「内部統制業務等で発生する文書を関連情報や履歴などと紐付け、一元管理する環境を低コストで実現」(同社)。

文書登録時に、評価結果などの関連情報を付与することで、「業務の進捗状況が一目で確認できる進捗管理表が自動作成でき、監査時のテスト証憑の文書提示などにも、瞬時に対応できる」(同社)という。

また、電子文書と紙文書を一元管理する同社の文書管理ソフトウエア、「DocuWorks」と連携することにより、「今後発生する文書だけでなく、既に作成した文書もそのまま生かした登録・管理が可能」(同)。

紙で存在する文書は、同社デジタル複合機ApoesPortシリーズとの連携により、「QRコードを利用し、StatusMasterサーバにダイレクトに電子文書としてスキャン登録することもできる」(同)という。

同社では、以上の機能により、「中小規模オフィスの内部統制業務の文書管理や監査対応の効率化を支援する」としている。

「StatusMaster Ver.1」の標準価格(税別)は、495,000円(1サーバライセンス、20クライアントライセンス※クライアント数分のDocuWorksが必要)。

「StatusMaster年間サポートパック」の標準価格(税別)は、98,000円(1年間の保守契約パッケージ)となっている。

StatusMasterの商品情報サイト(下田OAシステム)はこちら。