Googleは8月31日(米国時間)、Official Google Docs & Spreadsheets Blogにおいて、同アプリケーションを使って自分たちの仕事の様子がどのように様変わりしたかを紹介した。Google Docs & Spreadsheetsを導入する以前は、上司が書類を作成して部署のメンバーにメールで送信。メンバーは同書類に必要事項を記入してから上司へとファイルを送り返す。こうした処理を繰り返していたという。実に退屈で非生産的な作業じゃないか、というわけだ。

Google Docs & Spreadsheetsを使うようになってからは、同Webアプリケーションを使ってオンラインで書類を作成。同書類にデータを書き込むべき部下をインバイトしてオンラインでデータを記入してもらうという寸法だ。同じ書類にアクセスするため、誰か一人だけ古い書類にアクセスしてしまったというようなエラーを排除できるし、ほかのユーザによって変更された部分をリアルタイムにチェックできる。チャット機能もついているからいつでも会話ができる。最終的にはGoogle Docs & Spreadsheetsを活用することで、より効率的に仕事ができるようになり、上司は平穏な日常を取り返せたし、世界はよりよくなった、というわけだ。

同ブログで公開された内容は多少(?)読んでいて面白いように脚色されているようだが、Google Docs & Spreadsheetsのもっとも効果を発揮する使い方の典型例として的を射ている。同ブログにあるようにスプレッドシートデータをメールでやりとりするという行為は日常的に行われている。1対1ならまだしも、複数と同じシートをやりとりする場合には、シートの作成や編集、確認といった作業で1日が潰れてしまうことだってある。

こういった場合にはオンラインアプリケーションであるGoogle Docs & Spreadsheetsがその利点をフルに発揮するわけだ。特にメールでデータをやりとりしているような場合、Google Docs & Spreadsheetsのようなオンラインスプレッドシートアプリケーションで代替することは効果的だ。情報保護などの観点から企業でこうした方法を即時導入できるわけではないが、将来的に導入を検討するだけの価値はある方法といえそうだ。