企業でのニーズが高いスケジュール管理

数あるグループウェアの中でも、導入企業が増えている「Google Apps」。低価格かつ豊富な機能を有しており、業種や企業規模を問わず利用できるのが魅力だ。しかし汎用性の高いサービスだけに、中には「もう少し細かい部分の使い勝手が良くならないか」と感じる部分もある。

そこで本連載では、サテライトオフィスが「Google Apps Marketplace」で公開しているGoogle Apps向けの各種アドオンの活用方法を紹介。これらを使えば、Google Appsの利便性がさらにアップすることは間違いない。

第1回目は、サテライトオフィスの中でも特に人気の高いアドオン「サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Apps」を紹介する。

企業向けのグループウェア製品には、メールやファイル管理などさまざまな機能が盛り込まれている。その中でも非常に重要度が高いものといえば「スケジュール管理」機能だろう。誰が・いつ・どのような仕事をこなしているか把握することは、ビジネス効率をアップする上で必須となる。

また、個人やグループの仕事スケジュールだけでなく、会議室や社用車といった社内の共有リソースを管理し、効率的に活用するのにも大いに役立ってくれる。このスケジュール共有・管理が行いたいがためにグループウェアを導入する、という企業も決して少なくはない。

アドオン導入でGoogleカレンダーの利便性を向上

Google Appsでは、スケジュール管理用の機能として「Googleカレンダー」を提供している。このGoogleカレンダーは、個人レベルおよび少人数単位のスケジュールを管理する上では非常によくできた機能だ。

しかし実際に使ってみると、複数メンバーのスケジュールを表示した際に見にくくなるど、企業という"組織内"のスケジュール管理にはもう少し踏み込んだ細かい機能が欲しいところだ。特に、日本の商慣習に合わせて細部まで作りこまれた国産グループウェアなどと比較すると、その使い勝手に若干戸惑うケースも出てくるだろう。

「サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Apps」は、そんなGoogleカレンダーの機能をグレードアップし、企業においてより詳細かつ簡単なスケジュール管理が行えるようにするアドオンだ。

サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Appsの利用イメージ

2011年5月に提供開始以来、3296社/37万9061人もの導入実績(2月13日現在)があることからも、その需要の高さがわかるだろう。なお、このアドオンは同社によって数万アカウント、数千組織での稼働が確認済みのため、大規模な企業でも安心して利用できる。

具体的な機能としては、まず組織単位のスケジュール一覧表示が挙げられる。「Googleグループ」で部署やプロジェクトを登録すると、簡単にGoogleカレンダーでの一覧および階層表示が可能となる。任意の組織をクリックするだけで、各組織全体から個人単位までの共有スケジュールを確認でき、表示・非表示の設定、表示順序の変更、「お気に入り」のグループやメンバーを登録するといった機能も便利だ。

リソース管理も一段と見やすく容易に

さらに、会議室や社用車など社内の共有リソースを管理する上でも便利な機能が備わっている。

Google Appsの基本機能でも「リソース」を追加することで、これらの管理が行えるが、こちらもスケジュールと同じく、リソースの数が増えた際にどうしても使い勝手が悪くなりがちだ。

その点、「サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Apps」なら一覧およびツリー表示で見やすく管理することが可能。重複予約の回避機能はもちろん、複数メンバーの予定と会議室予約の同時入力、当日の会議室や来客情報が一目で分かる受付スタッフ向け専用フォーム&ビュー機能、さらにはスケジュールやリソース予約の空き時間が一目で確認できる「グリッド表示」機能まで利用できる。

そのほか、同じくサテライトオフィスが提供するアドオン「サテライトオフィス・組織アドレス帳 for Google Apps」と連携し、組織カレンダーから組織アドレス帳情報を表示できる機能もある。しかも、これだけ利便性の高いアドオンが無料で利用できる。

次回は、実際に「サテライトオフィス・組織カレンダー for Google Apps」を導入する手順について見ていこう。