テレワークが増え、オンラインでの会議や対応が一般的になった昨今。業務で使用する備品などをネット購入する機会も増えてきているのではないだろうか？ ただ、購入から支払いまでのフローが複雑で時間がかかってしまうことも。他にも、請求書の処理や管理なども意外と複雑で工数がかかってしまい、手間だと感じたり。
今回は、そんな購買業務や事務的作業がスマートにできる「Amazonビジネス」についてご紹介。先日、開催された各業界のビジネスリーダーたちが一堂に会したグローバルオンラインカンファレンス「Amazon Business Reshape 2022」での内容をもとに、「Amazonビジネス」の実力に迫る。
豊富な品揃え、最短納期など「Amazonビジネス」導入で変化したこと
「Amazon Business Reshape 2022」では、実際に「Amazonビジネス」を導入したことで業務の効率化を実現したウーブン・プラネット・ホールディングス株式会社のファイナンス & アカウティング ディレクター本間智彦氏を迎え、アマゾンジャパン合同会社Amazonビジネス事業本部事業本部長の石橋憲人氏とともに、その効果について伺った。
ウーブン・プラネット・ホールディングス株式会社は、トヨタ自動車の子会社で、トヨタの「モビリティカンパニー」への変革を推進している企業だ。「Mobility to Love, Safety to Live」をビジョンとして掲げ、グローバルな拠点で自動運転のコア技術開発・車載OSやWovenCityなどの革新的なプロジェクトを推進している。また、8億米ドルの運用額を持つ投資ファンド、ウーブン・キャピタルも傘下にあり、技術力と投資を掛け合わせ、100年に一度と言われる自動車業界の変革に挑戦している。
ウーブン・プラネット・ホールディングスでは、同社のミッションを達成するためにエンジニアの生産性向上を重要視し、エンジニアにとっての働きやすい環境づくりが大きな課題の一つだと考えた。この環境づくりを、スピード感をもって達成・推進するためには、間接材の購買を含む業務改革を推進する必要があると本間氏は語る。より具体的な業務改善についても話してくれた。
本間「「Amazonビジネス」を活用した購買フローでは、各部門の上長を承認者に設定しており、現場の担当者が申請を行い、上長が承認したらすぐ発注できるようにしています。このような権限移譲により、社内稟議が必要な高額機器を除き、ほとんどの購買が現場の担当者で完結できるようになりました。迅速な調達の実現は、エンジニアの生産性の向上、ひいては企業ミッションの早期達成に貢献できると考えます」
「Amazonビジネス」のシンプルなプロセスが、購買プロセスの改善に大きな効果を生み出しているという。社員にとって働きやすい環境を整えること。それは、ゆくゆくは企業成長にもつながる。スピード感とフレキシビリティが求められている中、「Amazon ビジネス」はそれらを可能にしているといえそうだ。
「Amazon ビジネス」導入による効果は主に3つある、と本間氏は語る。
本間「第一に、その豊富な品揃えと納得のいく価格で商品が購入できること。第二に、頼んだらすぐ届くという、発注から納品までの期間の短さ。第三に、購買業務に関するコスト抑制と負担の軽減が挙げられます。社員がプライベートでも利用している個人向けのAmazonと使い勝手が同じで、グローバルに普及しているECサイトなので国籍問わず、全社員が導入後すぐ利用できるのが大きなメリットだと思います」
さらに、ERP システムと連動するパンチアウトを導入したことにより、経理面での効果も大きかったという。発注書の作成が省略できたり、紙の請求書の処理が不要だったり、突合作業の減少などコスト削減など、「Amazonビジネス」を導入することで、購買業務改革を実現できたようだ。
新機能「パンチイン」でさらなる業務効率を高める
2022年1月に「Amazonビジネス」から登場した、「パンチイン」という新たな機能を株式会社ドリーム・アーツ 協創パートナー推進本部長の増本大介氏が登壇し、紹介した。これまでは社内の購買システムにログインし、システム連携（パンチアウト）してから商品を購入するという流れだったが、両社で開発を開始した「パンチイン」は自社の購買システムにログインしていなくても、社員の個別アドレスですぐに「Amazonビジネス」から商品が購入でき、シームレスで会社の購買システムに連携されるというものだ。
業務の効率化という面でも、その効果は大きい。アナログ業務をデジタル化する際、単純に紙をExcel添付に置き換えただけでは業務効率は上がらず、また置き換えのコピペ作業による人為的なミスが生まれる可能性も否定できない。その点、「パンチイン」で購買にまつわるすべての業務を一貫してデジタル化することにより、ヒューマンエラーが発生することなく、利便性と可視化の両方を満たしてくれるのだ。
購買プロセスが、個人で使い慣れたAmazonとほぼ同じなので使いやすく、「Amazonビジネス」での購買が増えると、把握できるデータが増えるため企業で必要な購買履歴分析などにもつながる。結果、内部統制の強化へとつなげることもできるのだ。
デジタル化が加速する中で、これから「Amazonビジネス」ができること
一度は聞いたことがあるかもしれない「電子インボイス」や「DX化」。それらは近い未来、みんなが直面することであり、今から少しでも知っておくことで対応できることがあるはずだ。それぞれのテーマの専門家が登壇した。
まずは「デジタルインボイス」について、デジタル庁 国民向けサービスグループ 企画調整官 加藤博之氏に、2023年に導入される消費税のインボイス制度について伺った。
デジタルインボイスの普及によって変わることとは？
加藤「デジタルインボイスは、売り手のシステムから買い手のシステムに請求データを連携する、デジタルツールの一つ。重要なことは、2023年10月からの消費税のインボイス制度への移行を見据え、そのようなデジタルツールを活用し、バックオフィス業務の効率化を実現させることです」
デジタルインボイスとともに、売り手・買い手双方の効率化を促すツールとなり得るのが「Amazonビジネス」だ。
加藤「「Amazonビジネス」が提供するデータ連携やシステム連携は、業務の効率化に大きく貢献するのではないかと思っています。そのような連携を通じて実現する個々の事業者の効率化は、取引全体、社会全体のデジタル化を通じた効率化に資するのではないかと期待しています」
バックオフィス業務には、依然として「紙」を前提としたプロセスが多く残る。また、「紙」と「デジタル」が混在し、それが非効率の原因となっているケースもある。消費税のインボイス制度への対応を単なる「法令対応」にとどめるのではなく、デジタルツールをベースに業務プロセスそのものを見直していく好機と捉えることも重要なことだ。
日本企業・組織が抱える間接業務の課題とDX化
無駄な間接業務が多いといわれる日本の企業・組織の「DX化」については、freee株式会社 プロダクト開発基盤 プロダクトマネージャー小泉美果氏に話を伺った。
小泉「コロナ禍で、クラウド会計ソフトを使う個人事業主や企業が増えました。みなさん、非対面でできるメリットを実感されたようです。このメリットを実感することが、実は次のデジタル化へのステップへとつながっていきます。まずは、ペーパーレス化というスモールスタートからはじめてみることが、DX化の第一歩ともいえます」
小泉「「Amazonビジネス」は企業がDX化に必要なペーパーレス化、デジタル化のほか、クラウド会計やAPI連携などをサポートしてくれます。企業側のクラウド会計と連携されるので、備品など購入した商品の明細が会計ソフトにワンクリック＆シームレスで瞬時に連携されます。まさに、経理の自動化です。人を介さないので、改ざんの余地がなくエビデンスとしての価値も高くなります。つまり「Amazonビジネス」との連携は、効率化、コスト削減といったDX化、コンプライアンスだけにとどまらず、企業の更なる成長にもつながっていくといえます」
業務がスマートになる！ 「Amazonビジネス」の活用がスタンダードに
世の中は常に変化し、暮らしや働き方も同じように変化している。だからこそ、その時代に合うように従来の方法を見直すことが必要だ。ある調査結果に、中小規模法人が経費精算をペーパーレス化することで、1年の内1ヵ月以上の時間が節約できるというデータがある。有限な時間をいかに有効に使うか、システムの改革が企業にも求められている。
その見直すひとつのきっかけとして、「Amazonビジネス」がある。企業が日々、購買業務に費やす時間を減らし、効率的に購買業務をサポートしてくれる「Amazonビジネス」は、企業の成長を加速させる基盤づくりの手助けとなってくれるだろう。
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※Amazon、Amazonビジネス、その他Amazonのサービスに係る名称・ロゴは、 Amazon.com, Inc.またはその関連会社の商標です。
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