デスクがキレイな方が仕事がはかどる――。なんとなく分かってはいるけれど、気づくとデスクまわりはゴチャゴチャに……。片付けても戻ってしまう、それはまるでダイエットのリバウンドのよう。そのリバウンドをしないために必要なのは、ラベリングでした。
▼10秒で見つからない資料はないのと同じ!?
東京・渋谷区のオフィスに勤める、社会人3年目のAさん。最近では後輩もできて、仕事に力が入る毎日です。しかしAさんには悩みが。それは、気づいたら時間が過ぎていて、仕事がなかなか終わらないということです。
仕事の要領が悪い、と言ったらそれまでですが、
悩めるAさん：「それだけじゃない気がするんだよなぁ……」
悩んだAさんは、先輩のBさんのアドバイスを求めることに。すると……
先輩Bさん：「仕事が終わらないのは、あなたのデスクに無駄がたくさんあるからかもね」
との答えが。それは一体どういうことなのでしょうか?
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現在のAさんのデスク周り
このように、Aさんのデスクはすごく汚いわけではないものの、なんとなく書類やものが散らかっています。彼女いわく、手が空いたときに片付けてはいるものの、仕事が忙しくなるといつの間にかデスクの上のモノが増えてしまっていて、いつもその繰り返しとのこと。
このような山積みになった書類のタワーからでは、必要な資料をすぐに見つけることもできないはず。
先輩Bさん：「Aさん、10秒で場所が分からない資料は、ないのと同じなのよ」
この現状を見たBさんに、間髪入れず手厳しい一言をもらってしまったAさん。どのようにすれば、無駄のないデスクになるのでしょうか?
そこで、今回はカシオのラベルライター「ネームランド KL-E300」を使って、Aさんのデスク周りを整理整頓してみました!
「え、ラベルライターで?」と思った方もいるでしょう。しかし、KL-E300はオフィス用ならではのこだわりがたくさん詰まっているのです。なので皆さんにも、Bさんの華麗なる整理ポイントと一緒に紹介していきたいと思います。
ネームランド「KL-E300」。これまでのラベルライターの黒くて大きなイメージを払拭し、コンパクトかつスマートな仕上がりになっている
- 「ネームランド KL-E300」の主な特徴 -
・パソコン、スマホで簡単にラベルを作成できる
・縦置き、横置きに対応するのでデスクスペースを有効活用できる
・とっても多彩なラベルの種類
⇒ネームランド KL-E300の詳細はこちら
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さっそくですが、先に整理整頓されたAさんのデスクをご覧いただきたいと思います。それが……こちらです。
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これがビフォーアフターだ!!
資料の仕分けに便利なクリアファイルは作業が増えてくるとたまりがちです。探しやすくするポイントは、クリアファイルに縦書きのインデックスをつけること。普段は立てて収納し、探すときはサイドのインデックスを見ればいいので、サッと取り出せます。
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インデックスは高さをそろえると見栄えも良いですね!
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「書類名」を確認するときにクリアファイルを少し引き出すだけで内容がわかるので、9mm、12mm幅のテープで縦書きのラベルを貼ることをおすすめします
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このように縦書きのラベルなら、書類を探すときにもひと目でわかる
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カシオのオリジナルテープ「キレイにはがせて下地がかくせる強粘着テープ」は、はがすときにノリが残らないので、ラベルを貼りかえてファイルを再利用するときに便利。また、強粘着なのではがれにくいのも良い点
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テープには下地の透けを防止する加工を施しているので、上から重ねても大丈夫
・ファイルもテープも“縦(立て)”がおすすめ
・テープの太さは9mm、12mmがベスト
・「キレイにはがせて下地がかくせる強粘着テープ」を活用せよ!
自分のデスクといっても、自分以外の人が資料を探す場合もあります。例えば、外出先からデスクの資料を見てもらいたいとき、同じフロアの人がその資料を使いたいときなどです。そんなときは上記のようにラベルを貼っておいたり、見出しつきクリアファイルなどを活用すると、周囲の人ともスムーズに情報共有ができます。これなら「デスクの上のあの資料貸して」と言われても、誰でも探すことができるでしょう。
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パステルカラーのラベルを使えば、こんなに見やすくかわいい!
・見出しつきクリアファイルを活用しポケットごとにラベルを貼ろう
・パステルカラーのラベルを使えば、見やすさもアップ!
・統一感を出すためには、ラベルの長さと貼る位置をそろえるべし
・KL-E300ではパソコンで作成したデータをコピーしたり、ラベルの長さ固定(※)、連続印刷が可能!
テープをすべて同じ色で整理してませんか? もちろん統一感が出て良いのですが、ときにはその場所にあったテープを選ぶのも整理整頓のコツです。KL-E300は、テープの色、素材、太さが豊富。フォントも選べるので、用途や貼る場所に応じてカテゴリー分けができます。
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クラフト素材のテープを使うと温かみがあります
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パステルカラーのテープは柔らかい雰囲気に
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注意を促すものは、黄色テープに黒文字がおすすめ
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背景が目立たず、文字はしっかり読める透明は、淡い色の無地背景のものと相性バッチリ。また、こんなふうにラベルの長さ、貼る高さなどをそろえるとキレイです
・温かみやナチュラルな感じを出したいなら「クラフト素材」
・色を入れたいけれど、強調したくないときは「パステルカラー」
・主張せず文字だけをきちんと伝えたいなら「透明テープに黒文字」
・クリアファイルなど貼り替えが発生するものなら「キレイにはがせて下地がかくせる強粘着テープ」
・皆に注意を促したいときは「黄色テープに黒文字」
▼使いたいときにすぐに使えるネームランド
さてさて、B先輩の整理テクニックを紹介してきましたが、KL-E300ならではの機能を活用することでさらに効率的になるのです。
皆さんのラベルライターに対するイメージは、そこそこ大きいので普段は片付けておいて、必要なときに出してくるもの、だと思います。
しかし、KL-E300は、片手で持てるコンパクトサイズで、デスクの上に出しっぱなしにしていてもジャマになりません。いつでも見えるところに保管できるので、思い立ったらすぐ使えるのが魅力です。
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横置きで設置できるので、パソコンのディスプレイの下にぴったり収まります(ディスプレイによります)
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縦置きもできます
また、ラベル作りというと、ラベルライターの小さな画面にせっせと文字を打ち込んで、印刷して、次はこういうのを作らなきゃいけないからえっと……なんて、ちょっと面倒なイメージがありました。
しかし、KL-E300なら使い慣れたパソコンで操作ができる上、仕上がりイメージも確認しやすくなります。また、パソコン内の搭載されているフォントが使えるので、さらに好みのデザインに仕上げることができますね。
また、ラベルのデザインに自信がないという方でも、シーン別や職業別にテンプレートが収録されているので安心です。さらに、アイコンなども豊富なので、これらを活用して手軽にラベルを作れます。
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シーン別のテンプレートのフォルダがあります
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このままでも使えますが
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アイコンなどを加えるともっと直感的なラベルがつくれます
さらに、便利なのはスマホで作れるところ。電車の移動中や空き時間にラベルを作って、デザインを保存しておけるので、時間を有効に使えます。
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スマホのアプリでも操作が可能
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保存しておいて後から印刷できちゃいます
ほかにも、表形式のデータを取り込んで印刷できる機能(パソコン接続時のみ)や、ハーフカット機能(下の写真を参照)など、細かい配慮が満載なので、ラベルづくりを効率的に進められます。
ハーフカットだと、台紙からはがしやすいだけでなく、ラベルが1つごとにカットされずにつながって出てくるので、バラバラになって紛失する心配がありません。また、ゴミ捨ても楽になります
最後にもう一度、キレイになったAさんのデスク周りを見てみましょう。
大きく変貌を遂げたデスク。その感想を聞いてみたところ……、
解決したAさん：「ラベリングのおかげで必要な書類やものがすぐ見つかるようになって、今までの無駄な時間も減りました!」
――――どうやら、大喜びのようです。
いつも“その場しのぎの片付け”をしていたために、しばらくすると元の状態に戻ってしまい、片付けの無限ループでした。しかし、散らばっていた書類やモノの置き場所をしっかり定め、ひと目で分かるようにしておくことで、デスクの整理もしやすくなり、片付けの時間も削減されました。常に整理整頓されたデスクは、やっぱり心地よいものですよね。
これまで、ちょっと手間がかかる事務用品としてのイメージが強かったラベルライター。しかし、KL-E300はその印象をがらりと変えてしまうはず。
時間は有限です。ちょっとした無駄なことに時間を割かれるのはやめにして、皆さんもラベルライターを活用し、快適なオフィスライフを送ってみてはいかがでしょうか。
[PR]提供：カシオ計算機
