後継者問題、業務の属人化、最小コストで中小企業の課題をITで解決!

IT化が進んでいるといわれる現代社会。しかし、一方でいまだに手書き業務を中心にビジネスを続けている中小企業も相当数にのぼる。特に中堅以下の規模の企業では、後継者問題でビジネスの継続が危ぶまれる企業や、スーパー従業員に依存する業務形態によって成長がストップしている会社などもよく見られる。こうした諸問題は確実に増えていく傾向があるが、IT化により抑止することも可能だ。中小企業の現実をうけ、ひとつの会社が立ち上がった。総合サービス株式会社 代表取締役社長 澤田政宏氏(以降、澤田氏)に話を伺った。

エレベーター保守一筋51年

総合サービス株式会社(以降、総合サービス)は、エレベーターの保守業務を中心に51年続いてきた企業だ。「一般用から業務用まで幅広く扱っています。著名な施設も多いので、みなさんご存知ないだけで弊社が保守担当をしているエレベーターに乗る機会も多いはずです。」と澤田氏は語る。同社では設立以来、手作業での業務がほとんどだった。点検業務を行った後は手書きのレポートを作成し、それをバインダーへ挟む。従業員1人あたり、5、6件の点検レポートを作るため、日報としても数十枚の量となる。これが24時間体制で365日続くのだから、過去データを含めると膨大な枚数のレポートがあることがわかる。

「点検作業でパーツの交換が必要になった場合などは、前回、前々回とレポートをさかのぼり、経緯を確認します。場合によっては図面も必要になり、これらを検索するだけでも大変な作業です。」と澤田氏。もちろん、早期からIT化への道は模索し、機器類も設置してあるものの、様々な理由によって企業に根付かせるところまでは進んではいなかった。澤田氏は「課題が山積みでしたが、どこから手をつけるべきか、どうやってIT化を進めるか議論をし、色々なアドバイスを受けました。そんな中から、ようやくこれだ! という道筋が見えてきたのです。」と語る。

同社は2年前、情報システム事業部を設立。自社で培ったシステムやIT化へのアプローチを、同じような悩みを持つ中小企業へ展開するための専門部署になる。「最小のコストで無理なく、時間を掛けてIT化を実現する。失敗が多い中小企業のIT化を手助けしたいと思い、弊社の経験とノウハウでご提案する『中小企業パッケージ』を製品として、この専門部署をスタートさせました。」と澤田氏。

サーバーOSとクライアントPCで構築する中小企業のIT化

「システムは本当に簡単明瞭です。Windows Server 2012 R2 Essentialsを中核に、クライアントPCがぶら下がるシステムで、ニーズによってはこれにWindowsフォンやタブレットPCが加わります。必要なサーバーもクライアントPCも身の丈に合わせて最低限のスペックでよく、余計なソフトウェアのインストールも不要です。」と澤田氏は語った。同社が提案するシステム構成は非常にシンプルなので、サーバーもいわゆる小型のPCサーバークラスで十分成立する。クライアントPCも業務に必要なスペックを揃えていればオーケーという、まさにミニマムスタートが可能だ。

ここで登場するのが、法人向け製品を豊富にラインアップさせているマウスコンピューターである。「マウスコンピューターの製品は、サーバーからクライアントまで揃っています。さらにタブレット、Windowsフォンなどのデバイスも豊富で、必要な機能やスペックを絞ることも可能です。低コストでの機器構成には最適なのです。」と澤田氏。

法人向けブランド「MousePro」を中心に豊富な製品群を持つマウスコンピューターは、ワンストップでIT化に必要な機器類をすべて提供できる実力を持っている。澤田氏は「例えばサーバーを買うとなれば、ベンダーがやってきて『これがいい、将来もつかえる』などという理由から、分不相応なブレードサーバーを薦めてくることだってあります。ソフトウェアも経営を支援したいといってERPを無理やり導入された企業だってあるぐらいです。」と語る。保守業務を中心にあらゆる企業とつながりがある同社だからこそ、こうした事情にも詳しいのだ。

「全体を把握しづらい機器構成を、ワンストップで委託することで限られたコストを無駄なく使うことが可能です。弊社のソリューションを実現するには不可欠なパートナーなのです。」と澤田氏も全面的な信頼を寄せている。

無理なく進めることで企業にITを根付かせる

Windows Server 2012 R2 Essentialsを中核に失敗の多い中小企業のIT化を実現する、総合サービスの中小企業パッケージ。澤田氏は「中小企業のIT化を進めるには、単純に情報をデータ化するといったシンプルな目的に絞り込むことをオススメしたいです。」と語る。実際に同社がおこなっている取り組みも、これまで紙に書いていたレポートを電子化してサーバーへ保存するだけなのだという。これは経理業務においても同じで、手作業で作り出された情報をデータとしてファイルサーバーの決められたフォルダへ格納するだけだ。「しかし、ひとつだけ約束事があって、これは全員が見てよいものか、特定の人にだけ見られるようにするものかを分類することです。これを弊社では『ルール化』と表現しています。」と澤田氏。

大企業であればガイドブックに従いワークスタイルを確立できるが、中小企業はその概念が希薄だ。澤田氏は「だからこそ、業務が属人化しやすいわけで、それを予防して誰もが見られるファイルはこのフォルダに入っているという構図を作ることからルール化を進めるのが適切なのです。」という。段階的な業務標準化を進める上でも、ハードルの低いルールから始める必要があるのだ。

「面白いことにこうやってデータが一カ所にあると分かれば、従業員自ら中身を外出先から見たいと言ってきます。今まで事務所に一度帰って確認していた書類を現場でチェックできれば、業務効率は跳ね上がります。このようにして、少しずつIT化とそれによる恩恵を体感してゆくのです。」と澤田氏は語る。同社ではその声を受け、現在はマウスコンピューターのWindowsフォン「MADOSMA」の導入を検討中だ。

「できることから最小限の規模と出資で始めるのが中小企業のIT化です。無理なく浸透させることで、ビジネスフローが少しずつシステム中心に回っていきます。社長の代替わりがあっても、人事の異動があるだけで継続性は保たれます。また、属人化しやすかったワークフローも徐々に標準化されていくので、従業員全員で助け合いながら進めることも将来的には可能になってくるのです。」と、中小企業パッケージの効果について語る澤田氏。同社の提案は、まさに中小企業の悩みをITで解決するソリューションなのだ。

「必要なのは最小限の機器と、ルール化、そして続けていこうとする勇気です。失敗の経験で尻込みされている方々はぜひ相談していただきたいですね。」と笑顔で語ってくれた澤田氏。同社が支援する中小企業パッケージは、中小企業の現実を知り、自社活用を通じてブラッシュアップされたノウハウを惜しみなく提供してくれるソリューションといえる。自社のIT化が進まない、あるいはやり方が分からないという経営者は、一度総合サービスの話を聞いてみるとよいだろう。

(マイナビニュース広告企画：提供 マウスコンピューター)

[PR]提供：マウスコンピューター