業界あるある紙事情2 第4回「精神科医編」 - 毎日増え続ける書類をデジタル化して情報処理を効率化

マイナビニュースで募集した8名の読者モニターの方々に、キヤノン製のドキュメントスキャナー「imageFORMULA」シリーズの「DR-C225W」や「DR-P208II」を試用してもらい、使い勝手や活用方法をうかがう当企画。4回目となる今回は、精神科医のMさんに「imageFORMULA DR-C225W」を使った感想を聞いてみた。

精神科医のMさんに「DR-C225W」を使ってもらった

机の上がスッキリ整理され、カバンも軽くなった

精神科医のMさんが勤める市立病院では、電子カルテが導入されており、診療記録などはすべてデジタルで保管されている。しかしそれでも、Mさんが目にする紙の資料は多い。

週に3～4回の頻度で開かれる勉強会や講演会に出席すれば、数枚～数十枚の資料が配布されるし、製薬会社からはリーフレットや論文の抜粋記事などが頻繁に届く。さらに学会で定期的に発表を行うMさんは、論文を執筆するため、たくさんの資料を読まなくてはならない。論文から抜粋した文章や、すでに絶版本となっている専門書籍のハードコピーを始め、インターネットで集めた記事を読むときは印刷することがあるし、学会誌のコピーを取ったものは紙で手元に置いておく。読まなければならない書類が、束になって机の上に積み上がっていくのだという。資料を家で読むために、ずっしりと重たくなったカバンをさげて帰ったことも1度や2度ではないようだ。

「今度読もうと思って置いておいても、書類が増えてくるといつの間にかどこに何があるのかわからなくなって、結局読まないままになることが多いんですよね。机の上はいろいろな資料が置かれた状態で、必要な資料を見つけるのにいつも苦労していました」

また診療記録はデジタル化されているといっても、入院患者のベッドサイドにはパソコンがなく、院内の情報システムにアクセスできるタブレットが支給されているわけでもない。この場合、デスク以外の場所では手書きのメモで記録を取り、その後パソコンで打ち直してデジタル化する必要がある。このほか看護師とのやり取りをメモで残すことも多く、保管しなければいけないものは意外なほど多い。

今回Mさんには、据置型の「DR-C225W」を使って書類の整理に挑戦してもらった。「これまでスキャナーは使ったことがなく、紙の書類はファイリングして保管していました」と語るMさん。「DR-C225W」を使った感想を聞くと、「ボタンを押すだけで、数十枚の資料があっという間に吸い込まれて、とにかく楽ですね。時間が限られているので、束の書類を一気に取り込めるのはとても助かります。特に両面スキャンは効率がいいですね」と答えてくれた。

「DR-C225W」は、ADF(自動原稿送り装置)に30枚の用紙をセットして、1分間に25枚もの書類を取り込むことができる。Mさんのように、大量の書類を整理するという目的には打って付けだ。たくさん溜まった書類を取り込む作業は、随分はかどったようだ。

「これまで捨てるに捨てられなかったものも、ようやく処分できました。机の上がスッキリ整理されたのがありがたいです。資料を持ち帰ることも減って、カバンがかなり軽くなりました」

Evernoteでほしい情報を簡単検索!

Mさんはインターネットで集めた記事やPDFを管理するのに、オンラインメモサービス「Evernote」を利用している。最近ではスキャナーで読み取ったPDFも、すべてEvernoteにアップロードするようになったという。

「最初は手動でアップロードしていましたが、付属の『CaptureOnTouch』でEvernoteに直接アップロードできると知って、これはすぐに使おうと思いました。スキャンした次の瞬間には、スマートフォンやタブレットで見られるようになっているなんて、とても便利ですね」

MさんがEvernoteを利用するうえで感じている1番のメリットは、その検索機能にある。論文を書くための情報を、素早く取り出すのに活用しているのだ。Evernoteはクラウドのサービスなので、パソコンがなくてもスマートフォンがあれば検索できるという点も大きい。事実、MさんはアップロードしたPDFを、スマートフォンやタブレットで見ることがよくあるという。Evernoteはファイルを整理するためのタグ機能などを備えているが、Mさんはこうした機能は特に使わず、ファイルの日付とキーワード検索だけで必要な情報を取り出している。

「読みたいと思った記事を、すぐ手元に表示できるのがいいですね。新しい情報がどんどん更新されるので、それに併せて知識や論文の内容もアップデートしなければなりません。そういう意味で、スキャナーとEvernoteの組み合わせは、増え続ける情報を的確に処理できて助かります」

また、「ラウンドスキャン」を採用している「DR-C225W」は排紙スペースが不要で、本体がコンパクトだ。Mさんはこの点も気に入っている。

「スキャナーというと、もっと大きくて場所を取るイメージでしたが、デスクの上でも邪魔にならないのがいいですね。加えてWi-Fi接続ができるので、置き場所に迷うことがありませんでした」

「DR-C225W」を書類整理に活用しているMさん。机上の作業スペースを確保するだけでなく、取り込んだデータをクラウドに保存することで、スマートフォンやタブレットから検索できるようにしている。「DR-C225W」の導入によって、Mさんのお仕事がこれまで以上にはかどることを期待したい。