業界あるある紙事情2 第3回「公認会計士編」 - コンパクトスキャナーで資料やメモを整理するスマート仕事術

マイナビニュースで募集した8名の読者モニターの方々に、キヤノン製のドキュメントスキャナー「imageFORMULA」シリーズの「DR-C225W」や「DR-P208II」を試用してもらい、使い勝手や活用方法をうかがう当企画。3回目となる今回は、公認会計士のWさんに「DR-P208II」を使った感想を聞いてみた。

公認会計士のWさんに「DR-P208II」を使ってもらった

資料やメモをデジタル化して持ち運ぶ

公認会計士のWさんは、クライアント企業の税務業務や会計業務を行いつつ、起業支援や会社の経営に関する立案・アドバイスなどを行う、経営のコンサルティング業務にも力を入れている。

Wさんは、普段から紙を減らす工夫をしている。クライアントからの資料や議事録などは、できるだけデータで受け取るようにするのはもちろん、新聞や雑誌なども電子版を購読し、紙が増えるのを最小限に抑えているのだ。データでもらった資料などはクラウドにアップロードし、外出中でもスマートフォンやタブレットから閲覧できるようにしている。しかし、クライアント企業によっては、資料を紙で提供されることもまだまだ多いようだ。税務申告のための決算書や明細書といった書類が、50枚、100枚単位で積み上がっていくことも珍しくない。外出することが多いWさんにとって、いつどんなタイミングで必要になるかわからない資料を、出先で確認できないのは不便だ。しかし「DR-P208II」を使うことで、必要な資料をデータ化して持ち出せるようになったという。

「紙で受け取った資料は、そのままだと事務所でしか見られませんが、そのたびに事務所に戻るなんてことはできません。これまで、紙でもらったものは仕方なくそのままファイリングしていましたが、デジタル化することで、スマートフォンやタブレットからも見られるようになりました。今後はお客様にもらった紙資料はもちろん、勉強会などで手に入る資料もデジタル化していきたいですね」

さらにWさんは、手書きのメモも大量に作成する。メモがどこかへ行ってしまうのを防ぐため、書いたメモをスマートフォンのカメラで撮影して持ち運んでいたが、写真の場合、きれいに撮るのに苦労したり、ほかの写真と混ざってしまい古いメモを探すのが大変だったようだ。しかし、「DR-P208II」でスキャンしてクラウドにアップロードする、という流れが確立してしまえば、あとはどこからでも取り出せる。

「パワーポイントのデータを紙に印刷し、手書きのメモを加えながらお客様に説明を行うことがよくあります。そういったメモは紙のまま保管することが多かったのですが、『DR-P208II』を使えば、あとから加えたメモもいっしょにデジタル化できて便利ですね」

また、普通紙の原稿はもちろん、はがきサイズなどさまざまなサイズや厚さの原稿をスキャンできるところが気に入っているという。「DR-P208II」はコンパクトなのに一度に最大10枚の原稿をセットでき、たくさんのメモを何度もセットし直してスキャンを行う必要がない。取り込んだ書類は、それぞれの大きさに合わせて最適なサイズに自動で切り出してくれるのも嬉しいポイントだ。

「まとめて取り込めるのはやはり便利です。『DR-P208II』があれば、取り込んだメモをその場で捨てられるようになり、書類の整理もはかどりました」

紙とデジタルのいいとこ取りができる

取り込んだPDFは、MicrosoftのオンラインストレージサービスであるOneDriveにアップロードしている。付属のスキャンソフト「CaptureOnTouch」には、インターネットの各種サービスと連携し、読み取ったデータを直接保存する機能も搭載しているが、アップロードはあえて手動で行っているという。

「今はデータ化した内容を『思い出す』という作業だけできればと思っています。ミーティングのときのメモをすぐに取り出したり、確定申告書とかをその場で見て思い出せる、という流れができるのはいいですよね。連携機能は便利ですが、必要な情報は自分で選択するようにしています」

また書類をデジタル化するメリットのひとつに、情報共有がしやすいことを挙げる。「これまで、お客様が送ってくれたパワーポイントの資料を見て、気になるところはメールの本文で説明し送り返すということをしていましたが、どの部分を指しているのかなどいちいち説明しなければなりませんでした。しかし、加筆した資料をスキャナーで読み取って送ったところ、やり取りがすごく簡単になりました。忙しいときは特に便利ですね」

書籍は紙で読むのがいいというWさん。一部の専門誌は、スマートフォンやタブレットに対応しているにもかかわらず、あえて紙で購読しているものもあるという。読むだけならデータでも十分だが、読んでいて気になったところにマーカーやコメントを加える場合は、やはり紙が使いやすい。紙ならそのまま書きこむことができ、必要ならメモごとデジタル化するという使い方もできる。

ただ、紙は検索がしにくいというデメリットもある。そこで注目しているのがキーワードによる検索機能だ。「決算書や明細書のようにどこに何が書かれているか予測しやすいものもありますが、データ化してキーワードで検索できれば、資料を探す手間が少なくなって便利だと思います。PDFでもらった資料や、保管していた専門誌などの記事を探すときにも、ぜひ使いたいです」

すでに多くの資料をデジタル化して管理しているWさんは、「DR-P208II」のコンパクトなサイズにも満足している。引き出しに収納できる小ささで片付けが簡単。さらにUSBバスパワーで駆動するため、ケーブルをパソコンに接続するだけで利用できるという手軽さも兼ね備える。外出先にもカバンに忍ばせておけるので、ここぞというときに取り出し、資料やメモのデジタル化をあと押ししてくれる便利な存在だ。「DR-P208II」は、作業スペースが限られていたり、外出が多くアクティブに活動する方にピッタリのモバイルスキャナーといえるだろう。