業務効率化を実現する理想のモバイルスキャナーを考える…その条件と実用例とは

業務効率化を実現する理想のモバイルスキャナーは?

スマートフォンやタブレットを積極的に活用しようと考えた時、必須となるのは情報のデータ化だ。しかし出先で集まる資料や、その場で作った手書きのメモ、お客様に手書きでサインを入れてもらったり印鑑をもらうことが重要な書類などは、どうしても紙ベースでのやりとりになる。

これらがデータ化できれば、社内で処理が必要な書類を出先から先にデータで共有するなどの業務効率化で無駄な残業を減らしたり、輸送コストを抑えたりといったダイレクトなコスト削減につなげることも可能だ。働き方が変わってくる上に、業務効率化にもつながる。紙を持ち帰る、持ち運ぶことによる無駄をなくしてくれるのがモバイルスキャナーだ。

問題は、現場が快適に利用できるスキャナーでなければ無駄になりかねないということだ。手軽に持ち運べ、使いたい時には素早く利用できて、データの取り出しもしやすいものでなければならない。つまり、軽くて、充電式で、PCなしの単独で動いてくれて、データがスマートフォン等から簡単に取り出せるものが理想だ。さらに、できるだけ長く1度の充電で動いてくれて、データの保存も簡単かつ再利用等がしやすければなおよい。

そんなビジネスパーソンの、ワガママともいえるような理想をかなえるモバイルスキャナーが登場した。ブラザーの「MDS-820W」だ。

バッグにすっぽり収まるバッテリー&無線LAN搭載スキャナー

「MDS-820W」は本体重量が480gと、ペットボトルより軽いスキャナーだ。サイズは幅308×奥行き52.5×高さ40.7mmで、女性でもムリなく片手で握れる程度の棒状になっている。細かな突起などもないから、付属ケースへの出し入れはもちろん、ビジネスバッグへの出し入れも簡単に行える。

読み取り速度はモノクロもカラーも1枚あたり8秒程度と高速だ。読み取り面は片面で、読み取りたい面を上にして挿入すると自動的に紙をつかみ、送ってくれるからスキャンの失敗もない。スキャンデータは本体に挿入したSDカードに保存されるのだが、無線LAN機能を搭載していて「MDS-820W」自身がアクセスポイントになるから、スマートフォン等から接続してすぐにデータを取り出せる。

バッテリーはリチウムイオン充電池を内蔵しており、1度充電すれば無線LANオフの状態ならばA4の書類を450枚スキャンできる。無線LANを接続したまま使い続けても100枚のスキャンが可能だ。つまり、1度充電したらかなりヘビーな使い方をしても数日は持ち歩いて快適に利用できるということになる。

その上、操作も簡単だ。モノクロの小さなものではあるが、液晶画面が搭載されている。ここで画質の選択、カラーとモノクロの切替え、読み取ったデータの保存形式、バッテリー残量といったものが確認できる。操作はハードウェアキーで行うから、誰でもミスなく利用できるだろう。

この手軽なモバイルスキャナー「MDS-820W」を、ビジネスの中でどう使うのか。一般的な利用シーンと、その効果について紹介したい。

営業先で即座に議事録を共有

お客様のもとに出向いての営業活動では、いろいろなことをメモするはずだ。最近はPCやタブレットを持ち歩いている営業担当者も多いが、データを見せるためには使っても、お客様の前でキーボードを叩き続けるというのは見苦しい。やはりさらさらとメモをとりながら、という人が多いのではないだろうか。

聞き取った内容を書き留め、自分が後で対応するための添え書きをしながら会話を進めるという形をとっていると、手元のメモの見映えは悪くなる。しかし最後にお客様に渡すべき情報や後日回答を行う情報などをまとめて軽く清書すれば、議事録になる。手書きならば簡単な図を添えることも可能だ。

そうして作った議事録を「MDS-820W」があれば、その場でデータ化できる。お客様に渡すためのSDカードをあらかじめ用意しておけば、スマートフォンに転送してメールに添付して、というような手間をかけずにSDカードごと渡すだけで済む。

議事録を作って即座に共有する習慣をつければ、後になってお互いに言ったつもりだった、聞いた覚えがない、というようなやりとりをしなくて済むというメリットもある。お客様の満足度を上げつつ、トラブルを未然に防ぐことにもなるモバイルスキャナーの使い方だ。

商談時に契約書をオフィスへ送って残業削減

ペーパーレス時代とはいっても、契約書などまだまだ手書きを必要としているものは多い。そうした書類を、書いてもらったらその場ですぐ「MDS-820W」でスキャンしてしまおう。タブレット等を持ち歩いているのならば、無線LANで「MDS-820W」に接続すればデータがすぐに取り出せる。そのまま、自社の担当者に送ってしまうのだ。

処理に少し時間がかかるものでも、出先で送っておくことで帰社時には仕上がっている、というような形にすることができる。従来のように帰社してからデータ化し、処理するのでは担当者が帰社してから仕事が始まる形になり、どうしても残業になりがちだ。データを先送りすることで処理はスムーズになり、残業コストの削減にもつながる。

また、その場でデータ化してしまうことで書類本体を紛失したり、汚損したりといった場合にも対処しやすくなる。紛失や汚損はあってはならないことでも、人のやることだけに絶対はない。書類のバックアップがその場でできるというのもうれしいポイントだ。

紙資料を出先でデータ化して荷物を減らす

出張先で展示会等に行ったりすると、必要なものから通りすがりについ受け取ってしまったものまで、大量の資料が集まる。また、数件の営業先をまわった時に直接商談とは関係ないような資料を大量にもらうこともある。そのまま帰るだけならば本人の荷物が重いだけだが、その後や翌日に別の場所へ訪問するならば大荷物を担いでまわるというのも不格好だ。だからといって、訪問先ごとに紙袋にでも入れて宅配便でオフィスへ送る、などということをしていては経費が無駄になる。

こういう場合、「MDS-820W」を持っていれば休憩に立ち寄ったカフェや宿など落ち着ける場所へ行った段階で資料の整理ができる。不要なものを処分するだけでなく、必要なものはすぐにスキャンしてデータ化してしまえる。荷物を軽くしたいあまりに、必要か不要か迷ったものを処分してしまって後で困った、というようなこともない。少しでも必要かもしれないと思ったらスキャンするだけでよいからだ。

最終的に紙資料を適切に処分しなければならないから、全てをデータ化して紙は捨ててくるというのは難しいかもしれないが、大幅に荷物を減らすことにはつながるはずだ。

会議時にはスキャナー共有で情報共有

社内会議等で、最初から全員で閲覧するつもりの資料はデータ化してあったのに、補足資料として持ち込んだだけの紙の資料をみんなで覗き込むことになった、というようなことはよくある。データ化するのが間に合わずに紙のままとりあえず資料を持ち込んだというような経験がある人も多いだろう。

「MDS-820W」はスキャンしたデータを1度全てSDカードに取り込む。そして、専用アプリをインストールしたスマートフォン等でなくとも、PCやタブレットでブラウザから簡単に無線LANでアクセスできる。しかも最大3台までの同時接続が可能だ。つまり、1枚の紙資料をスキャンしただけで3人が即座にデータとして取り出せるということになる。

もちろん議事録をスキャンしたり、資料に書き込みをしたものをデータ化してもよい。少人数な打ち合わせならその場で全員が共有してしまえるし、もっと多くの人数で共有する必要があるならばPCを持ち込んだ人が代表して共有ファイルサーバにデータをコピーすればよい。突然の打ち合わせに慌てることなく、スムーズに情報を共有しながら進行ができ、話し合った結果の共有も行えるから、準備や後始末の時間がぐっと短縮できるはずだ。その分、本来の業務に注力できるようになるだろう。

こんなところでも使えるモバイルスキャナー

今回は外周りの営業担当者というイメージでの用途を紹介したが、他にも活用シーンは数多くある。たとえば機械の保守管理や訪問介護といった、打ち合わせなどはないが出先で書類のやりとりが発生する業務でも利用できるだろう。担当者が持ち帰った情報をあらためてオフィスで入力する、というような作業がある業務ならば、入力担当者と分業することで残業が減らせると考えられる。

また受け取り伝票など、先方のサインや印鑑が必要なものを利用して報告する業務にも有効だ。運送業で受け取り伝票を確認することで配送ステータスを配達完了済にする、というようなことをしている場合にも利用できる。スマートフォン等で撮影すればよいという考え方もあるが、意外と書類がきちんと読み取れるように撮影するのは難しいものだ。台形補正を行ってくれるスキャンアプリに頼っている業務があるならば、モバイルスキャナーを検討してみてもよいだろう。

またこれまで大型スキャナーを利用していたシーンでの省スペース化にも貢献する。受付業務や店頭での利用なら、ぐっと見映えがすっきりする。またイベント等の一時的に出店する場所での利用や、屋外での利用など電源確保が難しい場合にも便利に使えるはずだ。

使い方はアイデア次第で、紙に書かれた情報をデータ化したいと考えている全てのシーンが検討対象になる。誰が使っても確実に1度の作業で綺麗なデータが作れるというのは、カメラにはない大きなメリットだから、現在はスマートフォンやフィーチャーフォンのカメラを利用している場合でも、ぜひ検討してみて欲しい。

(マイナビニュース広告企画)

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