突然ですが、仕事の効率を上げたいと思ったことはありますか? リモートワーク化が進んでいくなかで、仕事の効率がいい人と悪い人の差はますます開いています。
リモートワークにより仕事モードへの切り替えがうまくいかずにダラダラしてしまう人がいる一方で、通勤時間が減った分、集中して仕事の成果を出して、勤務時間外は自分や家族のために上手に時間を使っている人もいます。
そこで、仕事の効率をアップさせるために「変えるべき行動」を5回にわたってご紹介します。今回は「行動を変える」です。あなたが変えるべき行動と、そのために有効な2つの方法について解説します。
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仕事を早くする方法は?
「10秒アクション」で着手を早くする
仕事の効率が悪い人に共通するのが、「着手が遅い」ということ。特に「重要度の高い仕事、手間のかかる仕事、難しい仕事、頭を使う仕事」を後回しにしがちです。着手が遅くなりがちな業務として、企画書や提案書といった書類作成業務があります。
これらはクリエイティブな発想が必要だったり、ある程度考えたりする必要があるので機械的に処理できません。どうしても時間がかかるので、後回しにしがちですが、そんなときこそ、「10秒アクション」の出番です。
例えば、企画書作成を先延ばししているとしたら、
・企画書作成のためのファイルを開く
・タイトルを入力する
・節の番号を入力する
・キーワードをメモする
・企画書作成に必要な資料を眺める
といった、文字通り10秒でできる行動から始めていくのです。ポイントは頭を使わずにできることから始めること。それによって、手間のかかる作業にもスムーズに着手できます。
15分タイマーで脳を活性化
そうはいっても、やはり頭を使う仕事は「しんどいな」「めんどくさいな」と思ってしまうことがあるでしょう。こういうときは、15分ごとに時間を区切ってみてください。
最近は、スマホアプリなどにも便利なツールがあり、音だけでなく、バイブや光の点滅で時間を知らせてくれるので、周囲を気にせず活用することができます。
例えば、先ほどの企画書作成の例でいえば、「10秒アクション」で着手できたら、まず15分、企画書作成に取り組んでみるのです。ポイントは「15分で、ここまで終わらせる!」と決めてから取り掛かること。時間を区切ることで漫然と時間を費やすことを防ぎ、集中することができます。
脳科学者が行った実験でも、適度な制限時間を設定した時のほうが制約がない時よりも脳が活性化することが分かっています。
効率アップで自分の選択肢も増える
同じ仕事を効率よく短時間で処理できるようになると、仕事の能力が上がるだけでなく、人生の可処分時間が増えます。すると、選択肢も格段に多くなります。仕事にメリハリをつけて休憩することも、気になっている案件について時間をかけて調べることもできるようになり、仕事以外のことに時間を使うこともできます。
仕事の効率アップはコツさえつかめば、誰でも実践可能です。ぜひ試してみてください。
