あなたの周りに「あの人、仕事できるなあ～」と思う人、いませんか? 確実に成果も上げながら、周りからの信頼も厚く、若手なのに面白い仕事をどんどん任され将来有望……! そんな風に感じる「仕事ができる人」と「仕事ができない人」の違いはどんなところにあるのでしょう? 本連載では、10,000人以上の新人研修を行い、50,000人以上のビジネスパーソンの「目標達成」や「仕事の仕方」を支援してきた中で見出した、「あの人できるね! 」と必ず言われる仕事術を紹介します。
今回は、仕事をしていれば、だれでも通る「指示を受ける」時の「できる人」の仕事術です。(上司のどんどん変わる指示に悩まされている、あなたにも有効かも……! )
「いやいや、そんなこと言ってなかったじゃん! 」
若手ビジネスパーソンであれば一度くらいは、上司や先輩から指示を受けた仕事をしたあと、こう思ったことありませんか?
「いや、言われた通りやったのに……! (違うだと?! )」
「まって、それ聞いてないです……(それなのに、自分のせいにされても……)」
自分としては、指示された通りにきちんと仕事をやったつもり。少なくとも一生懸命やった! それなのに、イマイチ評価されなかったり、足りないところを指摘されたり。時には、言われてもないことを「当たり前だろ! 」と叱責されたり……。
正直そういうことが起こると「自分のせいじゃないのに……」と、モヤモヤしてしまうことってありますよね。
「指示」を受けることが多い、若手社員。実はこの「指示の受け方」こそが、「できる人・できない人」の最大の分かれ目なのです。
上司がみんな「指示がうまい」とは限らない!?
ここでみなさんに、まずとても残念なお知らせをひとつ。それは、「上司や先輩など、あなたに指示を出す人みんなが"指示がうまい"とは限らない」という悲しい真実です。
とても忙しい職場、上司や先輩は多くの場合あなたより多くの業務か大きな責任を抱えています。そんな中で出す「指示」は、ついつい雑になりがち。もちろん、「指示の出し方」をうまくやってほしい、という気持ちもわかります。でも、「ついた上司の指示の上手・下手」によって、自分が仕事ができるかどうか決まる」というのも、なんだか悔しくありませんか?
上司がどうかは関係なく、「どんな上司の元でも、"できるね"と言われる」ためには、どうしたらいいのでしょう?
合言葉は「TEAR」! ～涙をながさないために?! ～
ズバリ。上司の指示次第、で泣かないためにも大事なのは「TEAR」の4つの頭文字で表される4つのポイントです。それが、こちら!
ひとつずつ解説していきましょう。
T-TakeMemo(メモを取る)
これは当たり前かもしれませんが、メモを取ることです。多くのミスは、「自分は覚えている」「わかっている」と思い込むことから始まります。自分を過信しすぎず、メモを即座にとっておくことができれば、実際に仕事にあたるときに、ミスなく漏れなく実施することができます。
E－Expect(期待レベルを確認する)
実はこの4つの中で、これが最も大切です。なぜなら、多くの場合「上司が思い描いていること」と「若手が思い描いていること」は違うから。そして、もうひとつ重要な点は「指示を受けた側の、無駄な作業を減らす」効果がとても高いポイントだということです。
これは具体例を挙げてみましょう。
上司のAさんが、あなたに「B君、今度C社さんの商談で話す提案内容、先に送りたいから、叩きだけまとめておいて! 」と指示を出したとしましょう。こんな時、あなただったらどうしますか?
ここで期待レベルを確認せずに、「いつも使ってる提案書をベースに、パワーポイントで作っておけばいいか……」と作業をし始めるとします。もしかすると「少し見づらいから、もう少しレイアウトを見やすくしておこう」とか、「C社さんって、確か新規案件だから会社案内も盛り込んでおくか……」など、あなたなりに「善かれ」と思って取り組むことがあるかもしれません。
そして、満を持して上司にパワーポイントで作った提案書を送ったら一言。
「ごめん、C社さんから、まずは概要をメールベタ打ちでくれって言われてるんだよね」
「叩き、っていったから、テキストレベルでよかったんだけど……」
まあここまで極端なことはないかもしれませんが、実は細かなレベルでこういった「GAP」が生まれることで、あなたの評価はなぜか上がらなくなってしまうのです。(最悪のケース、下がってしまうことも……)
ここで仕事ができる人は、指示を受けた時点で「上司が脳内で思い描いていること」を確認します。そこで使うのが質問です。
A－Ask(質問する)
先ほどのAさんの場合であれば、こんな具合です。
「叩き、っていうことは、パワーポイントでラフをまとめたらいいですか? 」
「C社さんって新規案件ですよね?会社案内もいりますか?」
「ちなみに、納期はいつでしょう?」
この質問のゴールは「上司が思い描いている、指示した仕事の最終形」を明確にすること。
実は上司も、とりあえず指示しているケースもあります。だからこそ、あなたが質問してあげることで、逆に迷いがなくなるのです。ポイントは「このくらい当たり前かな」と思うことも、特に最初のうちは徹底して質問すること。意外とみんなそれぞれ「当たり前」は違うものなんですよね。
R－Repeat(復唱する)
最後は、上司に指示されたこと、質問の答えをまとめて「復唱」することです。
多くの若手が勘違いするのが「ツーカーでわかった感じで仕事するのがかっこいい」と思ってしまうこと。「やっといて! 」「はい! 」では、残念ながら良いアウトプットはできません。お互いの無駄な時間をなくすためにも、最後に必ず「復唱」をしましょう。
その時に「すみません、ズレがないようにしたいので、確認させてください」と一言断りを入れれば、多くの上司が話を聴いてくれるはずです。そしてもし、あなたが理解できていないことや、上司が言い伝え忘れたことがあれば、ここで出てくるはず。
そうすると、結果としてあなたは「上司の期待通りの仕事」ができるようになるのです!
あなたの指示の受け方で、職場も変わる
いかがでしたか?
この「指示の受け方」仕事術のポイントは、ぶっちゃけ「指示が下手、いつもざっくり、コロコロ変わる! 」上司に程、有効な方法だということ。忙しい上司ほど、日々いろんなことを考えながら仕事をしています。だからこそ、指示をしたときに「指示を受けながらも、質問で自分の思考を整理してくれる部下」というのは、とても頼りがいのある存在になるはず。
「指示の受け方」をこっそり変えて、周りからの「あの人、できるねえ～」を増やしましょう!
