トヨタの現場でPDCAを身に付け、動線思考を軸に講演活動や企業コンサルを行う原マサヒコさん。"ムダを無くすプロ"である原さんに、サラリーマンが日々直面する「通勤」や「会議」のムダを解消いただきます。
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会議に不満を感じることはありませんか?
Q.会社での会議に不満があります。話がそれてしまったり、人がやたらと多かったり、同じような会議が幾つもあったり、結論が出ないまま終わったり。こんなことでイライラするのは私だけでしょうか?
原さんの回答
いえ、おそらく多くの人がイライラしていると思います。日本企業の会議にはムダが非常に多いと思うんですよね。私が今まで試してきて効果のあった「ムダを省くための工夫」が幾つかあるので、紹介していきたいと思います。
会議の開始・終了時間を変える
まずは、会議のスタート時間と終了時間です。定例の会議では特に「9時から」とか「13時から」などと時計の針がちょうど真上に来た時を基準にしていないでしょうか。また、「会議は1時間単位で行われるのが当たり前」などと考えていないでしょうか。
私がいたトヨタの現場には「当たり前を疑う」という風土があるのですが、会議を始める時間は何分から始めても構わないはずですよね。むしろスタートを"15分から"などとすることで、違和感が演出されて「時間に対する意識が高まる」ということにもつながるものです。
実際にトヨタの現場でも「13時45分から営業会議」「15時15分から技術会議」などがよくありました。また、会議全体も1時間単位が当たり前ではなく、30分単位でも15分単位でも設定できるはずです。なんなら話し合う議題を予め10分単位で設定しておいてはどうでしょうか。
(例)
■本日の会議 10時10分～10時40分
■本日の議題 AとBとC
・Aについて 10時10分～10時20分
・Bについて 10時20分～10時30分
・Cについて 10時30分～10時40分
このようになっていれば、参加者は強烈に時間を意識するようになります。それが「ちょっと時間を多めに取っておきましょうか」などといってA・B・Cの3つの議題で2時間も会議の時間を取ってしまうと、結局「時間はあるから」とダラダラ進行してしまったり、話がそれて無駄話に花を咲かせてしまったりするのです。
GAFA(※)の一角でもあるGoogleの社内会議も、5分単位や10分単位の会議は数多くあるようです。さらに、会議では"全員の見える位置に時計を置く"ということですから、時間への意識をかなり重視していることがうかがえますよね。
※Google、Apple、Facebook、Amazonという、それぞれの分野で市場を席巻している企業
会議の参加メンバーを考える
それから、人が多いという点、「会議に誰を呼ぶか」という"人選"に関しても大いに考えるべき面があります。
日本企業の会議でムダなのは、「役職が上だからあの人も呼んでおかなきゃ」とか、「情報を共有しておきたいから関係者は全員集めておこう」などというもの。会議室にいる人数ばかりがやたら多くて、実際に発言する人は半分以下、などという光景は私も何度も見てきました。
今どき情報共有などはツールによっていくらでもできますし、役職が上の人の時間は貴重なものです。ですから会議をする際には、話し合う議題に対して解決策を出せる人だけを選ぶべきで、無闇に呼ぶものではありません。
同じくGAFAの一角であるAmazonでは会議に呼ぶ最大人数は「ピザ2枚分をシェアできる人数」としているそうです。ピザ2枚というのは、シェアして不満が出ないレベルがせいぜい8人でしょう。どんなに多くても8人を超えた人数で会議をすることはないということです。
会議で意識するべき動線
では、いざ会議がはじまってから意識すべき動線はどういったものがあるでしょうか。まず、ホワイトボードは必ず用意しておくべきでしょう。ポイントを書いたり、発言内容を図にしたりすれば全体の理解が深まりやすくなります。
よく、会議が終わってから参加者の一人(大体が一番若い人)が議事録の作成を命じられ、議事録を作るのにものすごい時間を取られている光景を見かけます。
わざわざ議事録を作らずとも、会議中にホワイトボードをしっかりと書いて、最後にそれをスマホで撮影して関係者全員にメールで送れば議事録を作成しなくても済むはずではないでしょうか。
最近は書いたものがすぐにデジタルに変換されるツールもたくさんありますので、そういったものを積極的に活用していくのが正しい動線といえます。
会議のテーマを絞る
また、「結論が出ない」という場合について考えてみましょう。たとえばアイデア出しの会議で発言をしてもらう場合などで注意すべきなのは、「なんでもいいので業務をカイゼンするアイデアを出してください」などと投げかけても対象が広すぎて何も出てこなくなってしまいます。
たとえば「稟議書の業務フローについてこれまでより10分短縮するためのアイデアを出してください」と、制限をつけたテーマを与えるとアイデアは出やすくなるもの。会議をとりしきる上長は、可能な限り絞ったテーマを投げかけるようにしましょう。
毎日の会議でムダが多いと、企業活動全体で大きなロスとなります。役職者を中心に足もとの会議を見直していきましょう。
