これまで、ここをお読みいただいているビジネスパーソンは、営業などの第一線の人ばかりだと考えてきた。その人たちに向けて、鉄道などの交通機関の乗りこなし方について説明してきた。しかし、会社には領収書を「渡す」側もあれば、「受け取る」側もある。受け取るのが、総務や経理といった人たちだ。

このような人たちの側は、交通費や宿泊費などについて、適切な処理をしなくてはならない。会社の経費をむだにたれ流すことがないようにする一方で、理不尽な方法で経費を削減し、働く人のモチベーションを削ぐようなこともしてはならない。では、どうするか。

ルールに則った公正な支給を

まず、交通費に関しては、ルールに則った公正な支給をすることが大事である。通勤定期の交通費に関しては、最短区間もしくは最安区間、あるいは乗車区間など規定を決め、その規定に則って支給する。「最安区間」というのは、場合によっては望ましくないことがある。というのも、最安区間が往々にして乗りかえが面倒なものだったりするからだ。

最安区間だがちょっと面倒なルートの定期券の交通費を支給したら、そのぶんだけモチベーションが下がる恐れがある。定期券の交通費管理には、「駅すぱあと」の「通勤費管理Web」「通勤費申請Web」などの業務用ソフトを使用するという方法もある。これで、適切な区間の定期券使用かどうかを管理し、システム化も可能だ。

出張旅費の交通費も同様だ。鉄道時刻表のピンクのページにある、「JR線営業案内」(『JTB時刻表』の場合)をしっかり理解するのは難しい一方で、かといって不適切な交通費の支給を認めるわけにもいかない。この場合、ネットの路線検索で出てくる運賃をあてはめるというのがいちばん妥当だろう。検索で複数の区間が出た場合には、実際のルートと同じ区間で支給する。バスや路面電車は、本人にメモを取っておいてもらって、出金伝票で処理するしかない。交通系ICカード使用の場合は、そちらを優先する。

総務系のビジネスパーソンの場合、鉄道に詳しいわけではないということはある。その場合は、ソフトやウェブサービスにまかせてしまうというのも一つの手である。

割引きっぷや飛行機は?

新幹線や特急では、早期予約による割引きっぷというものもある。社員のほとんどが鉄道の料金体系に詳しいわけではないので、総務が無理やりこういったものを押しつけるわけにはいかない。一方で、気の利いた社員が会社のことを考えてその領収書を持ってきたら、その場合は「ありがとう」とひと声かけて、その額を支給する、ということもあってもいい。ただし、社員に「交通費に詳しくなるように」と強制してはならない。「ケチな会社だなあ」と思われるだけだからだ。

問題なのは飛行機だ。飛行機の場合、さまざまな割引料金が当たり前になっている。条件に合わせて、ウェブから予約することも多い。この場合は、その額を申請してもらい、支給するしかない。正規料金で予約をした場合、予定の変更などを想定してのことだから、文句もいいづらい。

複雑な宿泊費の問題

鉄道とは直接関係はないが、宿泊費についても課題がある。最近の格安ビジネスホテルでは、QUOカードやポイントなどによるキャッシュバックを宿泊料に含んだプランを提供しているところもある。領収書を見れば、そのホテルチェーンにしては妙に高いなと思い、わかってしまう。

一方で、多くのホテルが満室であり、仕方なく高いホテルに泊まるということもある。この場合は、領収書に示されたホテル名と宿泊費でわかるだろう。

適切な方法としては、ある一定の金額までは渡し切りとし、それ以上は領収書で精算というふうにしたほうがいいのかもしれない。

会社による管理もあり

もっとも社員にとって楽なのは、交通費と宿泊費については会社のコーポレートカードを使うという方法である。ビジネスパーソンの利用の多い東海道・山陽新幹線では、「JR東海エクスプレスカード」という「エクスプレス予約」の法人用カードがあり、これで出張旅費の主だった部分を管理できる。国際ブランドつきのクレジットカードがセットになったものがいいだろう。なお、東海道・山陽新幹線以外は会社で精算するしかない。

飛行機に関しては、航空会社の法人向けサービスがあり、一括精算が可能だ。ホテルに関しても、大手ビジネスホテルチェーンはコーポレート会員制度を導入しており、これも一括精算できる。社員の出張の多い会社では、こういったシステムを導入するもの一つの手である。

あなたが総務になったなら、交通費や宿泊費はスムーズな精算ができるようにし、社員のストレスを軽減するようにしてほしい。無理に削減するのではなく、自然な形で交通機関や宿泊施設を利用できるように、制度をととのえていただきたい。

著者プロフィール: 小林拓矢
1979年山梨県甲府市生まれ。早稲田大学卒。フリーライター。大学在学時は鉄道研究会に在籍。鉄道、時事社会その他についてウェブや雑誌・ムックに執筆。単著『早大を出た僕が入った3つの企業は、すべてブラックでした』(講談社)。ニッポン鉄道旅行研究会『週末鉄道旅行』(宝島社新書)に共著者として参加。

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