本連載の第70回では「自分ひとりだけ定時で帰ることに抵抗感がある人に伝えたいこと」と題し、残業せずに帰るべき6つの理由についてお話をしました。今回は未読メールが大量に蓄積した状態を放置することの弊害と、未読メールを少なく保つための方法をお伝えします。
あなたのメールの受信トレイには何通の未読メールが溜まっていますか?
ゼロという方もいれば、何百という方もいるでしょう。ひょっとすると千を超えているという方もいるかもしれませんね。
私の周りにも、未読メールが大量に溜まっているという方がいました。そんなに多くの未読メールが溜まっているのはなぜなのかを問うと、その方は次のように答えました。
「毎日あまりにも多くのメールが届くから、いちいち全てに目を通すのは不可能なのです。重要そうなメールについてはもちろん目を通すので問題ないでしょう」
しかし、本当に問題ないと言えるのでしょうか。
大量に未読メールが溜まった状態を放置することは、以下の5つの問題があると考えます。
作業見積もりが立たない
未読メールが大量に蓄積していると、その内どれだけのメールに返信しなければならないか、またはそのメールの内容を受けて対応しなければならないかが分かりにくくなってしまいます。これではメール対応の作業見積もりが立たず、自分の仕事がいつ終わるかを見通すのが難しくなってしまいます。
対応が漏れる
未読メールが膨大にあると、その中にある「本来対応すべきメール」をうっかりスルーしてしまっていたとしても気が付きにくいでしょう。仮に未読メールが5通しかなければ、その中から対応すべきメールを識別するのは簡単にできますが、未読メールが500通もあったとしたら、どのメールに対応すべきかを識別するのは困難極まりないのではないでしょうか。
返信が遅れる
受信した際には対応しなければならないと思いつつ、その場では後回しにするメールがあった場合に、いつのまにか未読メールの山に埋もれてしまい返信することを暫く忘れてしまってもおかしくはないでしょう。メールの返信が遅いということは相手を待たせているということでもあり、そのメールの相手と内容次第では組織の意思決定スピードを下げることにも繋がりかねません。
返信すべきメールを見つけるのに手間取る
「確か返信しなければならないメールがあったような」と思ってそのメールを見つけようとした時に、受信トレイに未読メールが大量にあると探すのに余計な手間と時間がかかります。目当てのメールを探す手間は、はっきり言って無駄でしかありません。
ワーキングメモリを圧迫する
返信または対応すべきメールが届く度に「後で対応するのを忘れないようにしよう」と思って未読のままにし続けていると、それを覚えておくことにワーキングメモリ、すなわち一時的に情報を保持する作業記憶の容量が圧迫されてしまいます。すると、本来他のことに使うべきワーキングメモリが「メールへの返信や対応」に支配されてしまうので、作業効率が下がってしまうと考えられます。
以上、5つの問題があるので未読メールを大量に抱えることは避けた方がよいでしょう。
そこで、まずはDMなどの明らかに返信や対応が不要だと分かるメールについてはアドレスやタイトルなどをもとに、専用のフォルダを作って受信時に自動的に入るようにしておきます。なお、このフォルダに振り分けられたメールに限っては返信や対応が不要なので未読メールが溜まっても構いません。
その他のメールは返信や対応が必要な可能性があるので受信した際には必ず確認して、必要なものには可能なかぎりすぐに返信や対応してしまいましょう。とはいえ他に急ぎの仕事があるかもしれないので、その場合に限り未読のステータスにして残しておきます。なお、確認後に残した未読メールは全て「後で必ず返信や対応すべきもの」というステータスと認識します。
専用フォルダに入れたDMを除く、受信トレイの未読メールの件数は基本的にはゼロの状態を維持できるようにしつつ、多くとも5通以内くらいに留めておくように心がけるとよいでしょう。もしそれ以上に未読メールが増えてしまうようであれば、メールへの返信や対応のスピードが遅すぎるのかもしれないと認識し、その原因を考えてみることをお勧めします。
