本連載の第198回では「Chat GPTでメールの文面作成を効率化しよう」という話をお伝えしました。今回もツールに焦点を当てて、Todoistというタスク管理ツールを使った仕事の効率化についてお話します。
現代のビジネス環境では、タスク管理が重要なスキルの一つです。若手ビジネスパーソンにとって効率的にタスクをこなし目標を達成するためには、タスク管理が欠かせません。そこで本稿では、Todoistというツールを活用してタスク管理スキルを向上させる方法について解説します。
1. Todoistを使ってタスク管理の基本をマスターしよう
効果的なタスク管理の第一歩は、タスクの追加と期限設定です。Todoistを使ってタスクを入力し、期限を設定しましょう。期限を設定することでタスクの優先度が明確になり、適切なタイミングでタスクに取り組むことができます。さらに、期限を設定することで自分にプレッシャーを与え、タスクの達成に向けた意識を高めることができます。タスクを入力する際には具体的かつ明確なアクションを記述し、どのような結果を目指すのかを明確にすることが重要です。
追加と期限設定ができたら、次にタスクをプロジェクトごとに分類し、カテゴリ分けを行いましょう。これによりタスクが見やすくなり、関連するタスクをまとめて管理できます。プロジェクトの作成と色分けによって、視覚的にも整理されたタスク管理が可能です。また、プロジェクトごとに目標や期限を設定することで全体の進捗状況を把握しやすくなります。プロジェクト管理を行うことでタスクの優先順位を把握し、効率的なタスクの実行が可能になります。
続いてタスクに優先度を設定しましょう。優先度はP1（最高）からP4（最低）までの4段階で設定できます。重要なタスクには高い優先度を設定し、時間を効率的に活用しましょう。優先度設定により緊急かつ重要なタスクを見極め、焦点を絞ってタスクに取り組むことができます。また、優先度が低いタスクは、余裕があるときにまとめて処理することができます。タスクの優先度を適切に設定することで自分の時間を最適に活用し、タスク管理の効率化が図れます。
2. Todoistの機能を活用して効率的なタスク管理を実現しよう
定期的に行うタスクは繰り返しタスクとして設定します。例えば、「毎週月曜日に週報を提出する」といったタスクが該当します。これにより、毎回タスクを追加する手間が省けます。繰り返しタスクを活用することで定期的な業務や習慣の維持が容易になり、忘れがちなタスクも確実に実行できます。
また、タスクにリマインダーを設定することで、期限が近づいているタスク忘れを防ぐことができます。リマインダーは期限だけでなく、特定の時間や場所に基づいて設定することも可能です。リマインダーを活用することで、自分に合ったタイミングでタスクに取り組むことができ、効率的なタスク管理が実現できます。
さらにプロジェクトを他の人と共有し、共同で作業することができます。チームでのプロジェクト管理に役立ち、コラボレーションを円滑に進めることができます。共有されたプロジェクトでは、タスクの進捗状況やコメントのやり取りがリアルタイムで共有され、効率的なチームワークが実現できます。また、デリゲート機能を使ってタスクを他のメンバーに割り当てることも可能です。
3. Todoistをカスタマイズして、さらに高度なタスク管理を実現しよう
より高度なタスク管理が必要な場合は、カスタムフィルタとラベルを利用しましょう。カスタムフィルタを使って、特定の条件に合ったタスクを一覧表示できます。例えば、期限が近いタスクや特定のプロジェクトに関連するタスクを一度に表示させることができます。ラベルは、タスクに追加の情報を付与して、検索や整理を容易にします。例えば、タスクの難易度や関連する部署、場所などの情報をラベルとして付与することができます。
さらに高度な使い方もできます。IFTTTやZapierなどの自動化ツールと連携することで、タスク管理の効率化が図れます。例えば、メールに特定のキーワードが含まれている場合に「自動的にタスクを作成する」といった設定が可能です。また、他のアプリとの連携によって、タスクの自動追加や完了のマークを行うことができます。これにより、手動でのタスク入力や状況の更新が不要になり、効率的なタスク管理が実現できます。
なお、Todoistを活用することで効率的なタスク管理が可能ですが、継続的に使用することが重要です。タスク管理を日常的な習慣にして、定期的にタスクの見直しを行いましょう。タスクの進捗状況や優先度の変化に応じて、適切なアクションを行うことが効率的なタスク管理につながります。また、定期的な見直しにより、タスク管理方法を改善し、自分に合った効率的なタスク管理を実現できます。
若手ビジネスパーソンにとって、タスク管理は自己管理や生産性向上に欠かせないスキルです。Todoistを活用してタスク管理の基本をマスターし、効率的なタスク管理を実現しましょう。
