[Excel] PDFファイルに変換、保存する

本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回はExcelで作成した表を、「PDF」形式のファイルに変換して保存する方法を確認していきます。勝手に編集されては困る資料には、「xlsx」ファイルよりも「PDF」ファイルのほうが向いています。

エクスポート機能でPDFに変換出力

Excelの「ファイル」メニューには「エクスポート」という項目が用意されており、ここからシートやブック単位でPDFファイルに変換して保存できます。PDFファイルならば、AdobeのAcrobatなど専用の編集アプリを使わなければ、数値の書き換えなどが行えません。また、Acrobat Readerなどの無料アプリを使って、PCでもスマートフォンでも閲覧できるのが便利。配付資料などはPDF形式で出力することをオススメします。「xlsx」形式の元ファイルを保持しておけば、あとから編集することも可能です(その際は編集後にもう一度PDFファイルを作成します)。

• Excelを起動してPDF化したいシートを表示させたら、画面上部の「ファイル」メニューをクリックします

• 画面が切り替わったら、左の一覧から「エクスポート」項目をクリックします

• 「エクスポート」画面が表示されるので「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックして、「PDF/XPSの作成」アイコンをクリックします

• 保存(発行)画面が表示されたら保存場所を指定してファイル名を入力。「ファイルの種類」欄が「PDF」になっていることを確認したら「発行」ボタンをクリックしましょう

• シートの内容がPDFファイルとして保存されました。PDFリーダーアプリで開いて確認できます

• ちなみに保存(発行)画面で「オプション」ボタンをクリックして「オプション」画面の「発行対象」を「ブック全体」に指定すれば、すべてのシートをPDF化できます

• シートごとに別ページでPDF化されています

仮想プリンターでPDF化する

エクスポート機能でPDFファイルを出力するやり方のほかにも、ExcelのシートをPDFファイルに変換できる方法があります。Windowsに搭載されている「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンターを利用する方法です。紙へのプリントアウトと同じような手順で変換、出力できます。

• 「ファイル」メニューを表示して画面左から「印刷」をクリックして画面を切り替え、「プリンター」欄の項目をクリックします

• 利用可能なプリンターの一覧が表示されるので、「Microsoft Print to PDF」をクリックして選択し、「印刷」ボタンをクリックします

• 保存画面が表示されたら保存場所を指定してファイル名を入力。「保存」ボタンをクリックしてPDFファイル出力を実行しましょう