[Word] 「SmartArt」で組織図を作成

本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回は、Wordに搭載されている「SmartArt(スマートアート)」機能を使って、組織図などビジネス文書で使用する図を簡単に作成する方法を確認します。リストや手順、階層構造や集合関係など、多彩なグラフィックを文書内に挿入でき、見栄えのよい文書に仕上げられます。

「SmartArt」のひな形がビジネスに便利

Wordでビジネス文書を作成する際、テキストに加えてさまざまな図を挿入したいというケースはめずらしくありません。各種情報のリストや作業工程図、組織構成図、マトリックス、ピラミッドなど、ビジュアルで見せたい要素は多岐にわたります。Wordは図形やアイコン、グラフを使うことができますが、図形を組み合わせて複雑な図を作成するのはかなり面倒な作業です。そこでオススメしたいのが「SmartArt(スマートアート)」です。ビジネスで利用する多種多様な図のひな形が用意されていて、使いたいものを選択するだけで文書内に挿入できます。

• ここでは、SmartArtを使って会社の組織図を作成してみます。まずは「挿入」タブをクリックしてリボンを切り替え、「SmartArt」アイコンをクリックしましょう

• 「SmartArtグラフィックの選択」画面が表示されるので、画面左で種類を選択、中央に表示される候補から使いたい図(SmartArtグラフィック)を選択して「OK」ボタンをクリックします。図を選択すると画面右に説明が表示されるので参考にしましょう

• 文書内にSmartArtグラフィックが挿入されました。組織図を仕上げるには、[テキスト]と書かれた部分をクリックします

• 入力状態になったらテキスト(部署名など)を入力しましょう

• 同じようにすべての項目を選択してテキストを入力すれば組織図の完成です。図形とテキストを組み合わせて作成するより簡単なのでいろいろと試してみてください

作成したSmartArtグラフィックは、あとからアレンジすることもできます。図をクリックして選択状態にすると表示される「デザイン」タブのリボンからスタイルや色を変更してみましょう。

• 図を選択して「デザイン」タブのリボンを表示し、「SmartArtのスタイル」欄にあるリストから好みのスタイルをクリックして切り替えます

• 「SmartArtのスタイル」欄で「色の変更」アイコンをクリックすると、さまざまな色の組み合わせが選択できます。わかりやすい図に仕上げましょう