本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回は、年末年始スペシャル版の第4弾。Excelで作成した年賀状用の住所録ファイル (前回参照) を読み込み、Wordの「はがき宛名面印刷ウィザード」機能で差し込み印刷を行う手順を確認します。複数の宛名を簡単な操作で印刷できるので、年賀状の作成の手間が大幅に軽減されるはずです。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

ウィザードで住所録の宛名を差し込み印刷

前々回の年末年始スペシャル第2弾では、Wordの「はがき文面印刷ウィザード」を活用して、年賀状の文面を作成しましたが、Wordには宛名面の印刷を簡単に行うための「はがき宛名面印刷ウィザード」も用意されています。

このウィザードを使えば、Excelの住所録ファイルを読み込んで宛名面を印刷できます。住所録のデータを自動的にレイアウトして、「差し込み印刷」で効率的な宛名面印刷が可能です。文面作成と同様に、「差し込み文書」タブの「はがき印刷」アイコンからウィザードを起動しましょう。

  • Wordを起動して新規文書の編集画面を表示したら、「差し込み文書」タブをクリックしてリボンの表示を切り替え、「はがき印刷」→「宛名面の作成」をクリックします

  • 「はがき宛名面印刷ウィザード」画面が表示されます。「次へ」ボタンをクリックして宛名面の印刷設定を開始します

  • はがきの種類を選択する画面が表示されるので、「年賀/暑中見舞い」のチェックをオンにして「次へ」をクリックします

  • 続いてはがきの様式を選択します。「縦書き」か「横書き」を選んで「次へ」をクリック。今回は「縦書き」を選択して進めていきます

  • 宛名面に使うフォントを選択します。また、縦書きレイアウトで住所の数字を漢数字に変換するチェック項目も用意されています

  • 宛名面に印刷する差出人の情報 (名前、住所、郵便番号など) を入力します。差出人情報を文面に載せているのならば「差出人を印刷する」のチェックをはずして、「次へ」をクリックします

  • 宛名面に差し込む住所録ファイルを指定します。今回はExcelで住所録を作成している前提で進めていきます。「既存の住所録ファイル」にチェックを入れ、「住所録ファイル名」欄右の「参照」ボタンをクリックします

  • 「住所録ファイルを開く」画面が表示されるので、Excelで作成した住所録ファイルを選択して「開く」ボタンをクリック。ウィザード画面に戻ったら「完了」ボタンをクリックします

  • 「テーブルの選択」画面が表示されます。「住所録$」が選択された状態になっているので、そのまま「OK」ボタンをクリックします

  • Wordの編集画面に戻り、年賀状の宛名面が表示されます。読み込んだ住所録のデータがレイアウトされていることを確認します。各項目の位置を調整することも可能です。レイアウトを確認したら「差し込み文書」タブにある「アドレス帳の編集」をクリックします

住所録から1件だけ印刷するには

住所録のデータから、一部の宛先だけを印刷したいというケースもあるでしょう。そんなときは「差し込み文書」タブにある「アドレス帳の編集」アイコンをクリックして、「差し込み印刷の宛先」画面で印刷したい宛先だけを選びます。設定が完了したら「差し込み文書」タブの「完了と差し込み」アイコンから「文書の印刷」を選択しましょう。

  • 「差し込み文書」タブにある「アドレス帳の編集」をクリックすると、「差し込み印刷の宛先」画面が表示されます。宛先のチェックボックスをオンにすると印刷され、オフにすると印刷対象から外れます。印刷したい宛先にだけチェックをいれて「OK」をクリックします

  • 差し込み印刷を実行するには、「差し込み文書」タブにある「完了と差し込み」をクリックして、表示されるメニューから「文書の印刷」を選択します

  • 「プリンターに差し込み」画面が表示されるので「すべて」にチェックを入れて「OK」をクリックします

  • 「印刷」画面が表示されるので、「プロパティ」をクリックしてプリンタの設定を行い、「OK」ボタンをクリック。選択した宛先の印刷が実行されます