本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していきます。今回は、年末年始スペシャル版の第3弾として、年賀状の宛名印刷に使用する住所録をExcelで作成する手順を確認していきます。Webサイトから住所録テンプレートをダウンロードすれば、あとは各項目を入力していくだけでOKです。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

Excelの住所録テンプレートを利用する

年賀状作成というと、見栄えのよい文面の作成に意識が集中しがちですが、実際は宛名面のほうが大変かもしれません。年賀状作成ソフトを使っているならば、例年使う住所録ファイルをすでに持っていると思いますが、まだ作っていないという方はExcelを使って住所録を作成してみてはいかがでしょうか。

インターネットで検索すれば、Excelの住所録テンプレートファイルを見つけられます。テンプレートをダウンロードして各項目を入力し、年賀状用の住所録を作成しましょう。作成したExcelファイルをWordや年賀状作成ソフトで読み込めば、簡単に宛名面を印刷できます。

  • ブラウザを起動して「住所録　Excel　テンプレート」といったキーワードで検索を実行。住所録テンプレートをダウンロードできるWebサイトにアクセスします (今回はマイクロソフトの「Officeスタイル カタログ」にアクセス)

  • テンプレートのダウンロードリンクをクリックして、ダウンロードを実行します。保存のダイアログが表示されたら「保存」ボタン右の「▲」をクリックして保存場所を指定するのがオススメです

  • ダウンロードが完了したら、テンプレートを開きます。あとから開く場合はダウンロードしたフォルダを開いてファイルをダブルクリックします

  • インターネットからダウンロードしたOfficeファイルはセキュリティ対策のため「保護ビュー」モードで表示されます。このままでは編集できないので、画面上部に表示されている「編集を有効にする」をクリックして保護ビューを解除します

  • 編集可能な状態になったら、フリガナ、氏名、郵便番号、住所といった項目を入力して住所録を作成します。項目の種類や位置はテンプレートによって多少異なります

  • 住所録用のExcelテンプレートは、さまざまなWebサイトで配布されています。「年賀状作成ソフトに読み込める」と書かれたテンプレートならば、Wordでも使えるのでオススメです (画面はマイクロソフトの「楽しもう Office」サイト)