[Office全般] 重要な文書にはパスワードを設定

本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していく。今回は、第三者に見られては困る重要情報が入ったファイルにパスワードを設定し、パスワードを入力しなければ開けないようにする方法を確認する。Word、Excel、PowerPointすべてで使えるので、セキュリティを向上させたいのならば覚えておきたい。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

「ファイル」メニューからパスワードを設定

ビジネスで使うWord文書やExcelの表、PowerPointのプレゼン資料などには、セキュリティ対策としてパスワードを設定しておきたい。たとえば、間違った相手にビジネス文書を送ってしまった場合も、パスワードがなければ開けないので内容を見られるのを防げるし、PCを紛失したり盗まれたりした際にも情報流出の危険は小さくなる。ファイルにパスワードを設定するには「ファイル」メニューをクリックして画面を切り替え、「情報」画面から実行する。

ここまでの手順はWordの画面を使って解説したが、ExcelやPowerPointでも同じように設定することが可能だ。「ファイル」メニューをクリックして、Excelなら「ブックの保護」アイコン、PowerPointなら「プレゼンテーションの保護」アイコンからパスワードを設定して暗号化が行える。