[Office全般] よく使うファイルをすぐに開く

本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していく。第30回は、Excel、Word、PowerPointの特定のファイルにアクセスしやすくする設定を確認する。よく使うファイルを簡単に開いて作業を開始できる便利技なので覚えておきたい。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

アプリの起動画面に特定のファイルをピン留め

現在進行中のプロジェクトに関連するWord文書や、定期的に入力が必要なExcel表など、頻繁に使用するOfficeファイルはアクセスしやすい場所に保存しておきたいもの。とはいえ、仕事上の重要ファイルをデスクトップに置いておくのはセキュリティの面で問題がある。

そこで今回は、アプリの起動画面や「ファイル」メニューに表示される履歴から特定のファイルを固定表示する手順を紹介していく。ファイルの保存場所を忘れてしまっても、アプリから簡単に開けるので便利だ。ここではWordの画面を例に解説していくが、ExcelやPowerPointでも同様の手順で設定可能だ。

Officeアプリの起動画面左には最近使用したファイルが一覧表示され、ここからファイルを開くことができる。だが、日常的に多数のファイルを作成・編集している場合は、一覧から目的のファイルを探し出すのが面倒になる。そこで、よく使うファイルが一覧の上部に常時表示されるようにピン留め設定を行う。

また、Officeアプリを起動した状態でファイルを開きたい場合は「ファイル」メニューをクリックして「開く」からファイルを選択するが、この画面にも「最近使ったアイテム」として履歴ファイルが一覧表示される。ここのファイルをピン留めしてアクセスしやすくすることも可能だ。