本連載では、「よく使うけど忘れやすいMicrosoft Officeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していく。第10回目は、Wordで文章を作成する際、時候のあいさつや感謝のあいさつ、起こし言葉や結び言葉を簡単に入力する方法を確認していく。定型文を毎回考える手間が省けて、文書作成の効率がよくなるので覚えておきたい。

本連載は、記事執筆時点で最新の状態にアップデートしたMicrosoft Office 2016をもとに制作しています

定型のあいさつ文を自動入力する

Wordには、多数のあいさつ文があらかじめ用意されている。「挿入」タブの「あいさつ文」アイコンから選択することが可能だ。時候(月)のあいさつ文と安否のあいさつ文、感謝のあいさつ文を一覧から選択するだけで、冒頭のテキストが完成する。

まずは「挿入」タブをクリックしてリボンを切り替え、「あいさつ文」アイコンをクリックしてメニューから「あいさつ文の挿入」を選択する

「あいさつ文」画面が表示されるので、「月のあいさつ」(自動的に現在の月が選択される)、「安否のあいさつ」、「感謝のあいさつ」それぞれを一覧から選択して「OK」ボタンをクリック

選択した組み合わせでテキストが自動入力される。定型のあいさつ文ならば、このようにWordの機能を利用して入力するのが効率的だ

また、起こし言葉や結び言葉も「あいさつ文」アイコンから入力できる。こちらも活用すれば、さまざまな文章をすばやく入力できるはずだ。

「あいさつ文」アイコンをクリックしてメニューから「起こし言葉」を選択

「起こし言葉」画面の一覧から起こし言葉を選択して「OK」をクリック

文書内に選択した起こし言葉が自動入力されるので、そこに続けて文章を入力していく

文章を入力し終えたら、「あいさつ文」アイコンから「結び言葉」を選択する

「結び言葉」画面で結び言葉を選択して「OK」をクリック

文書内に結び言葉が自動入力された