PCを使っている社会人で、Microsoft Officeに一度も触れたことがないという人は、ほぼゼロだろう。ExcelやWordはビジネス書類を作成する際に必須ともいえるアプリで、特にExcelは会社の各種申請書類のテンプレートファイルとして使われていることが多い。営業職ならば、PowerPointでプレゼンテーションの資料を作るのも当たり前である。メールのやり取りやスケジュール管理にOutlookを活用しているというユーザーもまだまだ多いだろう。

しかし、分厚いOfficeの解説本を熟読しても、日ごろ使っていない機能はすぐに忘れてしまう。「何度も使ったことがある機能なのに、どうしても手順が思い出せない」という経験は、多くのOfficeユーザーに共通するものなのではないだろうか。

本連載では、「よく使うけど忘れやすいOfficeの操作」をキーワードに、Officeアプリケーションの基本操作や各種機能の使い方を解説していく。第1回目は、マイクロソフト製品独自のインタフェースである「リボン」の表示方法をチェックしてみよう。

本連載は、記事執筆時点で最新のMicrosoft Office 2016をもとに制作しています。バージョンの異なるOfficeや、記事掲載後に更新されたOfficeでは、同じように実行できない場合があります。

OfficeのUIの中心「リボン」を表示させる設定

さて、Officeの「リボン」インタフェースは、Office 2007から採用されたものだ。リボンには各種操作が行えるアイコンやコマンドが表示され、上部のタブをクリックすることで対応するリボンに切り替えることができる。Wordを例にすれば、「ホーム」タブにはコピー＆ペーストやフォント、段落、スタイルなどの基本的な機能のアイコンが集められている。また、「挿入」タブには表や図、ヘッダーとフッターなどを文書内に挿入したい場合に使えるアイコンが並ぶ。リボンの基本的な構成は、ExcelやPowerPointでも同様だ。

「ホーム」タブのリボンを表示した画面。「クリップボード」「フォント」「段落」などのカテゴリごとにアイコンやコマンドがまとめられている

「挿入」タブをクリックするとリボンの内容が切り替わる。行いたい操作に関連するタブをクリックして、リボンから実行するのが基本的な使い方となる

さまざまな機能を実行できるリボンだが、タブをクリックしないと表示されないように設定することもできる。画面の解像度が低いノートPCなどで、編集画面を広く表示させたい場合などに便利な機能だが、リボンが常に表示された画面で作業しているユーザーにとっては非表示設定になっていると使いづらく感じられるだろう。また、うっかり設定を変えてしまい、どうやって元に戻すのかわからなくなったユーザーもいるはずだ。そこで今回は、リボンの表示に関する設定方法をチェックしてみよう。

リボンが非表示になっている画面。タブをクリックすると対応するリボンが表示され、編集画面に戻るとリボンの表示も消えてしまう

リボンの表示方法を切り替えるには、画面最上部にある「リボンの表示オプション」をクリックし、メニューから「タブとコマンドの表示」を選択する

これで、常にリボンが表示される設定に戻った

このように、リボンの表示方法を設定するアイコンが画面最上部のタイトルバー部分にあるため、場所を忘れるとなかなか見つけられないものだ。今回はWordの画面で解説しているが、ExcelやPowerPointでもまったく同じ場所にアイコンが配置されている。リボンが非表示になってしまった場合は、ここから設定を戻せばOKだ。