返信するたびに「お世話になっております」は必要?

何度もメールのやりとりが続くとき、毎回「いつもお世話になっております」と書いた方がいいのか、毎回書くと「しつこい」と思われてしまうのではないか? と不安に感じる方が多いようです。今回はこのテーマについて説明してみましょう。

別の言葉に言い換えるときは?

メールの基本型として、コミュニケーションを取るうえで挨拶は必要です。ただ、立て続けにやりとりしていて毎回「お世話になっております」という表現だと違和感を覚えることもあるでしょう。だからといって挨拶を省略してしまうと、なんだか失礼なような、さびしいような気がするかもしれません。

その場合は別の言葉に言い換えることで、より親しみのあるコミュニケーションにつなげられます。例えば、次のような言葉で言い換えることができます。

・ご返信ありがとうございます

相手から返信を受け取った後に、返信するときに使うことができます。

・ご確認ありがとうございます

相手にお願いしていたことについて、回答をいただいたときなどに使うことができます。

・たびたび失礼いたします
・立て続けのメールにて失礼いたします

相手からの返信を受け取る前に、自分から続けてメールを送る必要が出てきたときなどに使うことができます。

このように「お世話になっております」の代わりに、いただいたメールに関連した言葉を加えることで、違和感のないスマートなやりとりができるようになります。ただ、これらの言葉も繰り返されると、やはり「しつこい」という印象になるため、1～2回にとどめておくのがよいでしょう。

相手が失礼だと感じなければ、挨拶を簡略にすることができます

同じ日に何度もメールのやりとりをしていて、「相手の方とも信頼関係は築けている」「共通の理解がある」というようなときは、挨拶を簡略にすることができます。口頭での挨拶を考えてみると、わかりやすいのではないでしょうか。

例えば、どこかのセミナー会場でお客様とお会いしたとしましょう。朝、セミナー開始前に会ったときは「お世話になっております」と挨拶をすると思います。お昼休みに昼食を食べに行こうとしたとき、同じお客様とエレベーター前でお会いしたら、あなたはどのように挨拶をしますか。

いろいろなパターンがあると思いますが「お世話になっております」だと、ちょっと違和感を覚えませんか。場合によっては「あれ? 朝、挨拶したのに覚えてないのかな?」という印象を与え、逆に失礼になってしまう可能性もあります。こういった場合、私の場合は笑顔で軽く会釈をしたり、「お昼はどちらに行かれるのですか?」と声をおかけしたりすると思います。

メールの場合も同じで、同じ日に何度もご連絡する場合は最初のメール以外は挨拶を変えたり、簡略にしたりすることで「しつこい」という印象を回避でき、よりスマートなコミュニケーションになります。

いかがでしたか。ケースに応じて、いくつか言葉のパターンを用意してくことで、メールでのコミュニケーションがよりスムーズになります。ぜひ、実践してみてください。