長いメールをわかりやすくする! すぐに実践できる書き換えのコツ

メールは「いつでも送れる便利なツール」ですので、細かい依頼や込み入った説明でも、メールで行うことが多いのではないでしょうか。仕事でメールを使っている人の悩みとして「メールの本文が長くなってしまう」という声をよく耳にします。

メールが長くなってしまう理由

メールが長くなってしまう理由はいろいろ考えられますが、そのひとつ「複数の事柄を1つのメールで伝えたい」という場合に、文章が長くなってしまう傾向があります。

例えば、次の文章を見てみましょう。

この文章では、全部で「5つ」の内容を伝えています。でも、パッと読んだときに「いろいろお願いされていたな」ということはわかるのですが、何をお願いされたのかは、整理しないとわかりにくいですね。一読で理解できない文章は、読み手にストレスを与えてしまいます。

ここからは上記の文章を使って、複数の事柄について伝えたいメールを、より「わかりやすいメール」にするためにはどうすればよいか、具体的な書き換えの方法について、順を追ってご紹介します。

伝えたい内容ごとに、グループに分ける

まず、複数の伝えたい内容を、種類別にグループに分けます。

グループごとにタイトルをつける

次に、各グループの内容は何を伝えたいのかすぐにわかるように、グループごとにタイトルをつけます。このとき、タイトルをつけたことによって、不要になった言葉は削除します。タイトルをつけると「ここから下は、事柄Aについての話だな」とすぐにわかるので、内容にスッと入っていくことができます。

「読点(、)」を「句点(。)」に変更して文章を分割する

1つの文章で1つの事柄だけを伝えられるように、「読点(、)」を「句点(。)」に変えます。よく言われる「一文一義」ですね。このとき、よけいな接続詞を除外したり、文末を修正したりするなど、「句点(。)」までが意味の通じる1つの文章になるように文章を変更します。

記号や罫線で読みやすくする

より相手にわかりやすい印象を与えるために、記号や罫線を活用し「見た目」を変更します。このとき、内容が変わるところで空白行を1行追加すると、区切りが明確になり、さらにわかりやすくなります。

重なる言葉を除外する

最後に、もうひと工夫を加えます。例題のメール内容は、お願いしたいことがほとんどです。このような場合は下記のように最初にひとこと加えることで、繰り返されている「～してください」や「お願いします」という言葉を省くことができます。

いかがでしたか? 「複数の事柄を1つのメールで伝えたい」ときは、今回のように文章を整理していくことで、長い文章もわかりやすく書き換えることができます。ぜひ、実践してみてください。