メール業務タスク化のススメ

「今日もまた残業か……」。しっかりとスケジュール管理をしているつもりでも、なかなかその通りに進まない。そんなお悩みを抱えるビジネスパーソンが後を絶ちません。このコラムでは、そんなお悩みの解消に役立つヒントを、ビジネスメールの観点からお伝えします。

メール業務の棚卸し

「メールは隙間時間に対応しています」という方は、危険信号かもしれません。はじめに、日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査2019」の結果も踏まえながら、メール業務の棚卸しをしてみましょう。

皆さんは、仕事で一日にどのくらいのメールをやり取りされているでしょうか。「ビジネスメール実態調査2019」によると、一日に送受信しているメールの平均通数は以下の通りです。

送信数:11.59
受信数:38.07

あくまでも平均通数ですので、ここにご自身の数字を当てはめてみてください。

次に、メール1通にかかる時間を見ていきます。まずは送信メールです。例えば、交流会で名刺交換した方に、お礼のメールを送る場合を考えてみましょう。

はじめに宛名や挨拶、ご自身の名乗りを書いていきます。ただお礼を述べるだけではなく、交流会の場でお話しした内容なども書き添えておくと、相手の方に思い出していただきやすいかもしれません。さらに関係性を深めるために面会を申し入れるのも良いでしょう。

いかがでしょう。相手に伝わるメールを書くためには、5分程度の時間は必要ではないでしょうか。より丁寧に書きたいと思えば、かかる時間はそれ以上かもしれません。

「ビジネスメール実態調査2019」では、1通のメールを書くのにかかる平均時間は「5分」と答えた方が最も多く33.81%、全体の平均時間では5分27秒という結果が出ています。

受信メールについても考えてみましょう。社内の企画スタッフから、打ち合わせ日時の確認が来ているとします。メールを読んで、ご自身の都合の良い日程を確認。これだけでも、ざっと2分程度は必要かもしれません。

仮に平均程度の通数、所要時間で当てはめてみると、次のような結果となります。

送信メール 11通×5分=55分
受信メール 38通×2分=76分

131分。実に2時間以上をメールに費やしている計算になります。

メールこそがその日最大の業務!?

一日のスケジュールの中には、お客さまとの商談や社内での打ち合わせ、資料作成、会議など、さまざまな予定があるかと思います。その中で2時間以上を費やしている業務がどれほどあるでしょうか。こと所要時間だけで考えると、メールこそが「その日最大の業務」となっている可能性もあるのです。

そうなってくると、隙間時間だけではとても対応しきれません。スケジュール通りに進まない原因は、ここにあるかもしれません。メールの通数が多い方であれば、メール対応をひとつのタスクとして、あらかじめスケジュールに組み込んでいただくことをお勧めします。

私も、朝や夕方などに、あらかじめメール対応の時間を確保しています。そのうえで隙間時間があれば、そこでさらに1～2通の対応をするという感じです。たまに、メールを受信したら、その都度対応をしている方も見受けますが、決まった時間でまとめて対応する方が、より業務効率は高まります。

メールのタスク化で商談もリードする

メールをタスク化することのメリットは、業務の効率化だけにとどまりません。メールのタスク化は商談をリードすることにもつながります。なぜならば、適切なタイミングを逃さず、仕事の流れをつくるからです。

例えば、新規のお客さまと初めての商談ができたのであれば、その後にお礼のメールを送ると思います。このお礼メールをいつ送るのか?　実はそのタイミングこそが重要な鍵となります。

こと営業、販売活動に関して言うならば、商談内容も重要ではありますが、それ以上に大切な要素がタイミングです。適切なタイミングで次の一手を打つことが、その先の成果に直結します。

当日のうち、あるいは翌日の朝にはお礼メールを送ることによって、相手の方により好印象を与えることができるでしょう。反対に1日、2日と間が空いてしまえば、それだけ相手の記憶から遠ざかってしまいます。良い商談ができたのであれば、なおさら相手の方の熱が冷めないうちに送りたいものです。

隙間時間でのみメール対応をしている方は、このタイミングを逸してしまう可能性があるのです。スケジュールに「新規商談」と入れるのであれば、当日または翌朝に「お礼メール」の予定も同時に入れてしまいましょう。

ひとつの行動だけではなく、次の一手となるメール送信までをタスク化し、スケジュールに落とし込んでみてください。適切なタイミングで送られた1通のメールが、あなたの仕事の成果をより高めてくれるはずです。