リンゴ印のライフハック(92) もっと! 「プレビュー」を使いこなそう (PDF編)

macOSに付属の「プレビュー」は、写真やPDFの閲覧に使う定番アプリ。簡易編集機能も付いているから、ちょっとした修正や情報の追加に便利です。特にPDFは、macOSがシステムレベルでPDFをサポートしていることもあり、商用アプリを購入しなくてもかなりのことが可能です。今回は、プレビューの便利なPDF関連機能を紹介します。

PDF出力は「プレビュー」経由で

ざっくりいうと、macOSでは"画面に表示可能なものはPDF化できる"設計になっています。それは描画機構の基礎的な部分でPDFをサポートしているからで、他のOSにはないメリットです。どのアプリでも、印刷ダイアログを表示することができれば、もれなく画面上の文書をPDF化できるのです。

操作はかんたん。対象ページやレイアウトを整えたうえで、印刷ダイアログ左下の「PDF」メニューをクリック、現れた「PDFとして保存」を選択し、必要に応じてタイトルや作成者などの情報を入力し「保存」ボタンをクリックすればOKです。

これでPDFを作成できますが、いくつか残念なところがあります。1つは、画像の扱い。印刷ダイアログの「PDFとして保存」は、画像をそのまま出力するため、画質が劣化しない反面ファイルサイズが大きくなってしまいます。もう1つは、PDFになんらかの変更や情報をくわえる場合で、PDF編集アプリの力を借りなければなりません。

それを一気に解決できるのが、PDFを作成するのではなく「"プレビュー"で開く」ことです。印刷ダイアログから直接「プレビュー」にデータを渡すことで、PDFをファイルとして出力する前にさまざまな加工や情報の追加を行うことができます。いきなりファイル出力せず「プレビュー」を経由させることが、ワンランク上のPDFを生成するコツです。

画像を多数含む文書をPDF化すると、ファイルサイズが膨らみがちです

アプリの印刷ダイアログでいきなりPDFを出力せず、プレビューを経由させることがポイントです

「Quartzフィルタ」を活用しよう

印刷ダイアログで「"プレビュー"で開く」を選択すると、PDFとして出力されるはずだったデータが「プレビュー」に表示されます。こうすれば、Quartz(クォーツ)フィルタを適用したうえでPDFを出力することが可能になります。

8種類用意されたフィルタのうち利用価値が高いものは、「Reduce File Size」と「Gray Tone」です。前者は開いている書類を検証し、画像など情報量を減らせる余地があるものについてはデータ圧縮を行い、出力するPDFのファイルサイズを数分の1にまで小さくします。後者は開いている書類をグレースケール化(白黒にくわえ灰色の濃淡を表現)することで、カラーではなくモノクロPDFを必要とする場面で役立ちます。

Quartzフィルタは、プレビューで「ファイル」→「書き出す...」の順に操作し、現れたダイアログにある「Quartzフィルタ」メニューをクリックすれば選択できます。類似のコマンドとして「ファイル」→「PDFとして書き出す...」も存在しますが、こちらは用紙サイズ/向きの変更と暗号化のみとなっています。

Quartzフィルタの「Reduce File Size」と「Gray Tone」が役立ちます

カラーのPDFもかんたんにモノクロ/グレースケール化できます

都合のいい見開きページを作ろう

プレビューには簡易的な画像編集機能が用意されており、PDFにも文字列や画像を書き加えることが可能です。もちろん、他のアプリから印刷ダイアログ経由で受け取った(PDFとして出力するはずの)書類も作業対象になるので、なにか書き加えたうえで最終出力としたいときに重宝します。

左端に表示されたページの縮小画像(サムネイル)は、各ページの概要を把握するためだけの存在ではありません。サムネイルを上下にドラッグするとページの並び順を変更できるほか、ページ間に他のPDFを(Finderから)ドラッグ&ドロップすると、そこにPDFを挿入することもできます。左端のエリアは、ページの並び替えにも複数のPDFを連結する用途にも使えるというわけです。

ダミーのページも作成できます。メニューバーで「編集」→「挿入」→「空白のページ」を選択すると、現在表示している次のページに白紙が挿入されます。A3用紙にA4用紙2枚を割り付けて印刷するときなど、この機能が力を発揮します。