電話の伝言メモの書き方を解説! テンプレート作りにも役立つ、メモ必須項目は?

今回は電話を取ったときに使える、伝言メモの書き方を紹介します。電話の伝言メモの書き方一つで、情報の伝達効率が格段に上がり、取引先や同僚からの信頼度アップも間違いなし。

電話に苦手意識を抱いている方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話の伝言メモの書き方｜メモするべき6項目

電話の伝言メモの書き方を紹介する記事です

電話の伝言メモは、ポイントを押さえておきたいもの。まずは伝言メモでおさえておくべき6つの項目を見ていきましょう。

電話を受けた日時

電話を受けた日時は、必須事項。いつかかってきたかが分かれば、取り次いだ担当者にとって優先順位がはっきりするので、折り返しをしやすくなります。

相手の会社名・担当者の名前・部署

当然のことながら、相手の会社名や担当者の名前、所属部署も折り返し連絡をするために必要な情報です。担当者がいる場合も保留時間を短くできるので、仕事をより効率的に進めるためにもしっかり記録しておきましょう。

電話の要件

電話の要件も忘れてはならないポイント。打ち合わせの日時、契約内容の確認など、要点に気を配りながら、引き継ぎの際に過不足なく情報が伝わるようにしましょう。資料を確認する方が早いと感じた場合は、メールやチャットツールなどで共有をお願いしておくのもお忘れなく。

要件の勘どころを把握するように努めましょう。

折り返しの必要性・期限

「またこちらから連絡いたします」と相手から言われた場合を除いて、電話を受け取った際は基本的に折り返すのがマナーです。相手が急いでいる様子の場合は、いつまでに折り返しが必要か確認しておくと親切。

伝言メモを受け取る担当者も、いつまでに折り返すべきなのか分かった方がその後のタスクを整理しやすくなるはずです。

相手の連絡先

相手の連絡先は必ずメモしておきましょう。代表番号ではなく、担当者にダイレクトでつながる連絡先が分かっていれば、担当者も折り返しをしやすくなります。

応対者の名前

メモを残す際、応対した自分の名前を書き記しておくことも大切。担当者が折り返しの電話を入れる前に、要点だけでは分からない内容を誰に聞けばいいか明確になっていれば、取り次いだあとの話も早く進むことでしょう。

電話の伝言メモの書き方｜電話応対中

電話の伝言メモを残すうえで望ましい対応を説明します

ここからは実践編として具体的な応対方法を紹介します。

あらかじめ電話用のメモ用紙を用意しておく

電話を受けてからメモ用紙を探すようでは、効率的とはいえません。メモ用紙を探している間に大切な用件を聞き漏らしてしまうリスクも出てきます。電話の近くには常にメモ用紙を準備しておきましょう。伝言メモを書くときの基本です。

要点とキーワードをメモする

会話中のすべての内容を書き記すのは望ましいことではありません。担当者が目を通したときにスムーズに情報が入ってくるよう、要点とキーワードを取捨選択してまとめるようにしましょう。

その上で補足的な内容は口頭で伝えれば、より適切な対応が取れるはずです。

名前や固有名詞はカタカナでメモする

電話でのコミュニケーションはあくまで話し言葉によるものなので、聞き慣れない名前や固有名詞については、カタカナでメモを取るのがおすすめ。画数が少なくなることで時間短縮にもつながりますし、名前の読み違いといった致命的なミスを防ぐことにもつながります。

メモする際に内容を復唱する

ヒアリング内容に不安があるようなら、復唱を徹底して伝え漏れを防止しましょう。誤った情報伝達はトラブル発生の原因にも。日時や相手の名前などの情報には特に注意を払って、正しい情報を手渡せるよう心がけたいものです。

聞き取れない場合は聞き直す

電話口の相手によっては早口だったり、声が小さかったりと、こちらが聞き取りにくいケースも考えられます。そんなときには素直に聞き直すのが最善策。「聞き直したら相手の時間を奪ってしまう」と不安になるかもしれませんが、間違った情報を担当者に伝えてトラブルに発展してしまったときの方が、電話の相手そして担当者の多くの時間を奪うことになります。

臆することなく「もう一度、お願いしてもいいですか? 」のひと言を挟めるようになれば、電話応対そのものへの苦手意識も克服できるようになるでしょう。