担当変更の連絡をメールで行う場合、どのような点に注意すべきなのか気になる方も多いでしょう。本記事では、担当変更メールにおけるマナーやケース別の例文、注意点を解説します。
担当変更のメールを送るときのマナー
担当変更メールを送る前に、まずはマナーを確認しておきましょう。
なるべく早いタイミングで伝える
担当変更が決まったら、なるべく早めに取引先へ連絡を入れましょう。担当変更を不安に思う取引先も少なくありません。変更になるのは仕方ないことですが、引き継ぐ前に取引先の不安を解消しておくのは担当変更する上でのマナーです。そのためにはある程度余裕を持って連絡する必要があります。取引先へ知らせていいタイミングになったら速やかに連絡しましょう。
基本は前任者から送る
担当変更のメールは、基本的に後任者ではなく前任者から送るのがマナーです。いきなり後任者から担当変更を伝えることは失礼にあたります。やむを得ない理由がない限り、必ず前任者から担当変更メールを送るようにしましょう。
やむを得ない場合は後任者からでも可
担当変更メールは前任者から送るのが礼儀ですが、前任者が病気や事故などで連絡を入れることが難しい場合もあるでしょう。このようなやむを得ない理由がある場合は、後任者から送っても問題ありません。
後任者からメールする際は、前任者から連絡できなかったことへの謝罪の言葉も添えましょう。
これまでのお礼を伝える
担当変更メールを送るときは、ただ変更になることを伝えるだけでなく、これまでお世話になったことに対するお礼の言葉も忘れずに添えましょう。
中には、無茶ぶりされたり怒られたりしたことがあって取引先に嫌な気持ちを抱いている方もいるかもしれません。しかし、ビジネスである以上は個人的な感情は持ち込まず、きちんとお礼の言葉を添えるのがマナーです。
後任者の紹介を忘れない
担当変更メールを送る際、後任者の紹介を忘れないようにしましょう。名前や連絡先などの情報は基本ですが、それ以外に後任者がどのような人物なのかがわかる内容も添えられるとベストです。
後任者が長く業界に携わっていたり実績があったりする人物であれば、そのことを伝えておくと取引先も安心するでしょう。そのような経歴がない場合は、真面目であることや丁寧なタイプであることなど人柄の良さを伝えるような内容でも構いません。
担当変更メールのケース別例文
ここからは、担当変更メールの例文をケース別に紹介します。
人事異動による担当変更の場合
人事異動であることを言っていいのか迷う方もいるかもしれませんが、基本的には伝えてしまって問題ありません。
件名 :【担当者変更のお知らせ】株式会社◯◯ ◯◯(自分の名前)
株式会社◯◯
◯◯部
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
この度、人事異動に伴い◯月◯日をもって貴社の担当を外れることになりました。
◯◯様には在任中大変お世話になり、深く感謝しております。
後任は、同じ課の◯◯が務めさせていただきます。◯◯は◯年以上〇〇業界に携わっており、〇〇の知識が豊富な人物です。また、〇〇の経験もございますので、貴社のお役に立てるかと存じます。
後日あらためて直接ご挨拶に伺わせていただければと思っておりますが、まずはメールにてご連絡いたしました。貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、しっかりと引き継ぎを行ってまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
退職による担当変更の場合
退職によって担当が変更になる場合は、「一身上の都合」というフレーズを使って伝えるのが一般的です。退職の理由を事細かに伝える必要はありません。
件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社◯◯ ◯◯(自分の名前)
株式会社◯◯
◯◯部
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
この度、一身上の都合により◯月◯日をもって株式会社◯◯を退職することになりました。 ◯◯様には新人の頃から大変お世話になり、感謝の念に堪えません。
後任は、同じ課の◯◯が務めさせていただきます。◯◯は入社3年目ですが◯◯の経験がございますので、貴社のお役に立てるかと存じます。また、社内での信頼も非常に厚い人物です。
貴社にご迷惑をおかけすることのないよう引き継ぎを行ってまいりますが、ご懸念点などございましたらお申し付けくださいませ。 後日あらためて直接ご挨拶に伺わせていただければと思っておりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
産休・育休による担当変更の場合
産休・育休で担当変更になる場合、挨拶に行けないケースも多いでしょう。その場合は、下記のように直接挨拶に行けないことを詫びる一文を添えるのが一般的です。
件名:【担当者変更のお知らせ】株式会社◯◯ ◯◯(自分の名前)
株式会社◯◯
◯◯部
◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の◯◯です。
私事で恐縮ですが、この度◯月◯日より産休に入らせていただくことになりました。
つきましては、◯月◯日より同じ課の◯◯が貴社の担当を務めさせていただきます。
◯◯は◯◯の経験があり知識も豊富な人物なので、貴社のお役に立てるかと存じます。
後日あらためて◯◯よりご連絡いたしますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯◯様には在任中大変お世話になり、深く感謝しております。
本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となってしまいお詫び申し上げます。
貴社にご迷惑をおかけすることのないよう、しっかりと引き継ぎを行ってまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
担当変更をメールで送るときの注意点
最後に、担当変更メールを送るときの注意点を紹介します。
後日訪問して挨拶する旨を伝えておく
取引先と一口に言っても関わり方はそれぞれ異なり、中には一度も対面したことのない取引先や、普段ほとんどやり取りしていない取引先もいるでしょう。その場合はメールでの挨拶のみでも問題ありませんが、直接挨拶したことのある取引先や普段から訪問しているような取引先であれば、基本的には直接訪問して挨拶するのがマナーです。
担当変更を送る際は、その旨を忘れずに記載してください。直接挨拶に行けない場合は、先述の例文で紹介したように、お詫びの言葉を添えましょう。
相手に不安を与える表現は避ける
担当変更のメールを送る際は、取引先の担当者がネガティブな印象を受けるような表現を使わないよう注意しましょう。不安になることが書いてあると、今後の取引に悪い影響を与えてしまう可能性もあります。
たとえ不本意な人事異動であったり、担当を外されたりしていたとしても、それをあえて取引先に伝える必要はありません。余計なことは書かずに、必要な情報のみ伝えましょう。
一斉送信ではなく個別送信する
担当変更のメールは、複数の相手に送るときでも基本的には一斉送信ではなく個別送信しましょう。送る相手が多いと面倒に感じますが、一斉送信であることがわかってしまうと事務的な印象を受け、感謝の気持ちが伝わりづらくなります。
特にお世話になった相手には、その相手に合わせた内容でメールを作成して個別送信することを心がけましょう。
担当変更のメールは失礼のないよう送ろう
担当変更メールのマナーや注意点、例文を紹介してきました。取引先と今後も良好な関係を続けるためにも、担当変更のメールを送るときは失礼のないよう注意しましょう。
また、メールを送るだけでなく、業務に支障をきたさないよう、きちんと引き継ぎを済ませることも大切です。ギリギリでの対応になってしまうと思わぬミスが起きてしまう可能性もあるので、スケジュールに余裕をもって行動しましょう。
