「都合がつかない」の意味や敬語表現とは? ビジネスでの伝え方と例文を紹介

相手から提示された日程などについて「都合がつかない」ということは誰にでもあり得ますが、クライアントや上司などに「都合がつかないです」「都合がつきません」とそのまま使用すると、不快感を与える恐れがあります。

本記事では「都合がつかない」の詳しい意味や由来、使い方を紹介。上手な断り方のポイントや例文、クッション言葉や、類語、英語表現もまとめました。

• 「都合がつかない」の意味や敬語表現、言い換えなどを紹介します

「都合がつかない」とは? 意味や由来を解説

「都合がつかない」は、相手から指定された日時に対して、スケジュールを合わせられず、断る場合に主に使用するフレーズです。

例えば「その日は都合がつかないため、欠席させていただきます」という形で使います。後述するように、丁寧に言い換えるとより印象が良くなるでしょう。

「都合がつかない」は、日程だけでなく、予算や条件などが合わない際にも使用できます。また、ビジネスシーンだけでなく、プライベートでもよく使用されるフレーズです。

「都合が付かない」と、漢字で書くこともあります。

「都合」の由来

「都」は「全て」、「合」は「合わせる」という意味を持っており、「都合」は「全てを合わせる」、つまり「合計」が元々の意味であったといわれています。そこから派生し、「工面」や「折り合い」、「事情」「具合」などの意味として使用されるようになったようです。

現代では「都合がつかない」などの形で「スケジュールが合わない」という意味でよく使われています。

「都合がつかない」は丁寧な敬語表現に言い換えるとベター

「都合がつかない」自体は敬語ではありません。敬語表現で、さらに角が立たないようにするのであれば「都合がつけられませんでした」「都合がつけられません」「都合をつけるのが難しいです」などが適切と言えるでしょう。

「都合がつかないです」「都合がつきません」「都合が悪いです」も敬語ではありますが、やや無愛想、失礼な印象を与えます。

「都合がつけられませんでした」「都合がつけられません」「都合をつけるのが難しいです」などであれば、「できるように努力したが無理だった」「自分としては都合をつけたいけど、事情によりつけられない」といったニュアンスを伝えることができます。

なお、相手の都合について「ご都合はいかがでしょうか」などと表現することはありますが、自分の都合について「ご都合がつけられません」のように「ご」はつけないため注意しましょう。

「都合がつかない」ときの上手な伝え方・断り方の例文

「都合がつかない」ことを伝える場合に、「都合がつきません」「都合がつけられません」のみでは、素っ気無く、話も前進しません。

そのため

• 相手への謝罪や感謝の言葉
• 断る理由
• 代わりの日程・代替案

なども併せて提示すると心証がいいでしょう。

特に大切なポイントは、代わりの日程、代替案の提示を行い、内容を具体的に伝えることです。

例えば日程の都合が合わないのであれば「◯月◯日の12～17時、または◯月◯日の午前中であれば可能ですがいかがでしょうか」、予算に対して都合がつかないのであれば「1～5万円程度、金額を下げていただくことは可能でしょうか」などのように伝えます。

相手が都合を調整しやすいよう、日程や金額に含みを持たせるといいでしょう。強制ではなく、実現のための建設的な提案、歩み寄る姿勢が大切です。

ビジネスメールでの断りの例文

前述した内容も含めて、ビジネスメールで断る場合は、以下のような構成がおすすめです。

上記の例文のように、あくまで都合をつけたいがつけられないというスタンスで、内容を簡潔に、前向きに伝えましょう。

友達の誘いを断る際の例文

プライベートな誘いを断る場合は、硬すぎる表現は必要ないものの、関係を悪くしないように気遣いを含めた言い回しが重要です。

基本的にはビジネスシーンと同じく、謝罪や感謝の気持ちを述べた後に、断る理由と代替案を提示するのがおすすめです。

飲み会や遊びの誘いであれば、謝罪よりも感謝を伝え、自分から誘い直すと印象がいいでしょう。

「都合がつかない」ときに使えるクッション言葉

「都合がつかない」ときは、謝罪や感謝、残念な気持ちを表すクッション言葉を使用することで、やわらかく丁寧な印象を与えられます。

クッションとなる言葉としては、以下のような表現が挙げられます。

• 恐縮ですが
• 申し訳ありませんが
• あいにく
• せっかくですが
• 心苦しいのですが
• お気持ちはありがたいのですが

「都合がつかない」の言い換え・類似表現

ここからは、「都合がつかない」の言い換え・類似表現をご紹介します。

「都合がつかない」は、さまざまな言葉に置き換えて表現できます。身に付けておくと、相手や状況に応じて使い分けられるため、あらゆる断りのシーンで役立つでしょう。

日程が合わない

スケジュールが合わないことを表せるフレーズとして、「日程が合わない」があります。

「都合がつかない」と同様に「会議とかぶっている」「スケジュールに空きがない」など、他に予定がある旨を伝えます。

例文は以下の通りです。

• 恐れ入りますが日程が合わないため、◯月◯日、または◯月◯日の同時間帯はいかがでしょうか。
• 恐れ入りますが日程が合わせられませんでした。◯月◯日、または◯月◯日の同時間帯はいかがでしょうか。

取り込んでいる

「取り込んでいる」は、予定が詰まっていて忙しいこと、ごたごたしていることを表すフレーズです。例えば決算時期やトラブル対応に追われているなど、スケジュールに空きがないときに使用するといいでしょう。

「都合がつかない」は「予定を合わせたいが、他の予定が入っているために合わせられない」というニュアンスです。

一方で「取り込んでいる」の場合は「他に予定があるだけでなく、忙しさに振り回されていることを察してほしい」というようなニュアンスを含みます。

「取り込んでいる」と伝えることで、代替日が先になってしまったとしても「それほど忙しいのか」と理解してもらえるでしょう。

例文は以下の通りです。

• 誠に恐れ入りますが現在決算時期で取り込んでいるため、翌月の◯日以降でもよろしいでしょうか。
• 誠に恐れ入りますが現在決算時期で取り込んでおります。翌月の◯日以降でもよろしいでしょうか。

予定の調整が難しい

文字通り、予定の調整が難しいことを伝えるフレーズです。事情があって予定を動かせない旨を表現しています。「難しい」と表現することで、「自分としては調整したいができない」というニュアンスを表せます。

例文は以下の通りです。

• 恐縮ながら◯月◯日だと予定の調整が難しいため、◯月◯日の13時以降はいかがでしょうか。

時間が作れない

「時間が作れない」は、スケジュールの関係で予定の調整ができないことを意味するフレーズです。

単に「忙しい」という意味以外で、「(あなたのためには)時間が作れない」と捉えられてしまう可能性もあります。そのため、営業や勧誘の電話などをきっぱりと断る際にはそのまま使用しても問題ありませんが、ビジネスシーンで同じように使用するのはあまり好ましくないでしょう。

例文は以下の通りです。

• 業務が立て込んでおり、時間が作れません。

所用がある

提案された日程を断る際は、断る理由も伝えることがマナーです。

しかし「都合がつかない」理由が、有給休暇の消化や冠婚葬祭などのプライベートなことであれば、正直に伝えていいものか迷う人も多いでしょう。

そのような場合に便利なフレーズが「所用がある」です。「所用」とは「何かの用事」を意味し、はっきりした内容は濁したまま「用事がある」ことを伝えられます。

「所用がある」と述べることでうそをつく必要もなく、用事があって都合をつけることが難しいことを相手に理解してもらえるでしょう。

例文は以下の通りです。

• あいにく◯月◯日は所用があるため、来週◯日の午後からはいかがでしょうか。
• あいにく◯月◯日は所用がありまして、来週◯日の午後からはいかがでしょうか。
• あいにく◯月◯日は所用がございまして、来週◯日の午後からはいかがでしょうか。

工面できない

工面とは、「(特にお金について)調整できるように工夫すること」を意味します。そのため「予算(資金)の都合がつかない＝予算(資金)を工面できない」と言い換えられます。

例文は以下の通りです。

• 大変申し訳ございませんが、頂いた金額ですと予算を工面できませんでした。

対応できない(対応できかねます・対応いたしかねます)

「対応できない」を丁寧にした「対応できかねます」「対応いたしかねます」は、断りの意思を強く表現するフレーズです。

「できかねる」「しかねる」は、「あることをするのに抵抗を感じる、するのを拒否する」といった意味があります。

そのため、「対応できかねます」「対応いたしかねます」とすることで、予定の調整、対応ができないことを意味し、営業や勧誘などの依頼事を拒絶する際にも使用できます。

例文は以下の通りです。

• 恐れ入りますが、弊社では対応できかねます。
• 恐れ入りますが、弊社では対応いたしかねます。

「都合がつかない」の英語表現

「都合がつかない」を英語で表現する方法には、以下のようなものがあります。

I'm not available～(～は都合がつかない)

例文は以下の通りです。

• I'm not available tomorrow.
  (明日は空いていません)

I can't make it(都合がつかない)

例文は以下の通りです。

• Sorry, I can't make it.
  (すみませんが、出席できません)

I have an appointment(予定があります)

例文は以下の通りです。

• I have an appointment with Mike.
  (マイクと会う予定があるんです)

日本語と同様に、「(I'm )sorry」を付け加えると謝罪の気持ちを表せ、丁寧な印象に仕上がるでしょう。

「都合がつかない」の上手な使い方を覚えて、コミュニケーションを円滑に

断りの連絡をすると「相手を不快にしてしまうのでは」と不安に感じてしまうこともあるでしょう。

しかし、予定がつかないことは誰にでもあります。逆にはっきりと断らずに曖昧な返事をすることで、後々になって相手を余計に困らせてしまうことにもつながります。

動かせない予定がある場合は、「都合がつかない」ことを相手へ正直に伝えましょう。不快感を与えないためにも、クッション言葉をうまく使用しつつ、謝罪や断る理由、代替案を伝えることがおすすめです。