パソコンやスマホを使っていると「アーカイブ」という言葉をよく見かけますが、実はどのようなものか知らないという方も多いのではないでしょうか。
本記事では、アーカイブの意味やバックアップとの違いを解説します。また、アーカイブのメリットやアプリケーション別のアーカイブの使い方についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
アーカイブとは?
アーカイブとは、文書やデータを保管すること、あるいは保管した場所を意味する言葉です。 価値の高い公文書などを保管する場所のことを指す英語の「archive」が語源となっています。
現代で使われる場合の意味
前述した通り、アーカイブは本来公文書などの保管所を意味しますが、現代においてこの言葉を使う場合は、パソコンやスマホなどのデジタル機器上でのデータの保管・保管場所を指すことが多いです。
この場合のアーカイブは、主にデータを別の場所に移動させて保管する機能のことを指し、データは基本的に圧縮した状態で保管されます。つまり、アーカイブはデータの整理やストレージの空き容量を増やすための機能と考えるとわかりやすいでしょう。
アーカイブとバックアップの違い
データを保管する機能と聞くと、「バックアップ」を思い浮かべる方も多いかもしれません。アーカイブとバックアップはどちらもデータを保管することを指すため混同されがちですが、目的が異なります。
アーカイブは、普段使わないけれど削除はしたくないデータを別の場所に移動させて長期保存することを目的としています。一方、バックアップは故障や障害などでデータを紛失・破損してしまった場合に復旧するためのものです。
明確な違いがあるので、それぞれの目的を理解しておきましょう。
アーカイブするメリット
アーカイブにはどのようなメリットがあるのか、詳しく解説していきます。
データの整理が簡単にできる
アーカイブはデータを別の場所へ移動させるため、データの整理につながります。例えば、受信したメールをすべてそのままの状態にしていると受信トレイが見づらくなりがちですが、かといって削除もできないという場合があるでしょう。このようなときにアーカイブ機能を使うと、メールを削除することなくトレイを整理できます。
ストレージの空き容量を増やせる
スマホやパソコンを長く使っているうちにデータが蓄積され、ストレージがいっぱいになってしまった経験を持つ方は少なくないでしょう。スマホやパソコンはストレージの空き容量が不足していると動作が重くなったり、使用中にエラーが起きたりするため、ある程度余裕を持たせておく必要があります。アーカイブを活用するとデータが圧縮されるため、データを削除せずにストレージの空き容量を増やすことが可能です。
アプリケーション別アーカイブの使い方
アーカイブと一口に言っても、使用方法や用途はアプリケーションによって異なります。ここでは、利用者数の多いアプリケーションをいくつかピックアップして、それぞれのアーカイブの使い方を紹介します。
Gmailのアーカイブ機能
スマホでGmailのアーカイブ機能を使用したい場合、アーカイブしたいメールを左右のどちらかにスワイプするだけでアーカイブが実行されます。
パソコンの場合はアーカイブしたいメールを選択し、上部に表示されるアーカイブのアイコンをクリックすればアーカイブ完了です。
アーカイブしたメールは、「すべてのメール」というフォルダから確認できます。また、「受信トレイに移動」を選択することでアーカイブの解除も可能です。
Outlookのアーカイブ機能
スマホでOutlookのアーカイブ機能を使用したい場合は、アーカイブしたいメールを左にスワイプするだけで実行できます。
パソコンの場合はアーカイブしたいメールを選択し、上部に表示されるアーカイブのアイコンをクリック、またはキーボードのBackSpaceキーを押すことでアーカイブできます。
アーカイブに移動させたメールは、「アーカイブ」のフォルダから確認可能です。アーカイブしたメールを選択した状態でメニューから「移動」→「受信トレイ」を順に選択すれば、アーカイブの解除も行えます。
Googleフォトのアーカイブ機能
スマホでGoogleフォトのアーカイブ機能を使用する際は、アーカイブしたい写真を選択して、「その他」アイコンから「アーカイブに移動」をタップすれば実行できます。パソコンもほとんど同じで、写真を選択して「その他」アイコンから「アーカイブ」をクリックすればアーカイブ完了です。
アーカイブに移動させたデータは、「ライブラリ」にある「アーカイブ」から確認できます。アーカイブを解除したい場合は、写真を選択し「その他」アイコンから「アーカイブを解除」をタップまたはクリックすることで可能です。
Instagramのアーカイブ機能
アーカイブと聞くとメールのイメージが強いですが、Instagramにも投稿のアーカイブ機能が存在します。アーカイブした投稿は他者から見えない状態になるため、見られたくないものの削除はしたくない投稿などがある場合に活用できます。
アーカイブは対象の投稿を表示させ、右上にあるメニューアイコンから「アーカイブする」をタップすることで実行可能です。アーカイブした投稿はプロフィール画面のメニューアイコンから「アーカイブ」をタップすれば確認できます。解除は、投稿を表示させてメニューアイコンから「プロフィールに表示」をタップすれば可能です。
YouTubeのアーカイブ機能
YouTubeのアーカイブとは、ライブ配信が終わった後でも見られる見逃し配信機能のことを指します。12時間未満のライブ配信は、「配信を終了」すると、YouTubeによって自動的にアーカイブされる仕組みです。12時間を超えるライブの場合、アーカイブは作成されません。アーカイブを公開したくない場合には、非公開または削除することもできます。
アーカイブ活用してみよう!
アーカイブの意味やメリット、アプリケーション別の使い方などを紹介してきました。
アーカイブは主にパソコンやスマホなどのデジタル機器におけるデータの保管・保管場所を指し、アーカイブすることでデータの整理やストレージの空き容量を増やすことが可能です。
「使うことは少ないけど削除するのはちょっと…」というようなデータがある場合には、ぜひアーカイブを活用してみてはいかがでしょうか。
