電子証明書とは - 電子署名との違いなどをわかりやすく解説

ビジネスに欠かせない契約書。これまで書面で交わされていたものが、インターネットを介した電子契約へと変わりつつあります。電子契約は便利で効率的である反面、悪意のある第三者による改ざんやなりすましなどのリスクが高いことも事実。

そこで頼りになるのが電子証明書です。国から認定を受けた認証局が作成した場合は、その電子契約に法的効力も発生します。マイナンバーカードにも記録されている電子証明書。「電子証明書は必要か?」など疑問に感じている方に向けて、今回はこの電子証明書についてわかりやすく解説します。

• 電子証明書について解説します

電子証明書とは

電子証明書とは、電子契約を行う際にその主体が間違いなく本人であることを証明するものです。身近なものを挙げると、マイナンバーカードにも電子証明書が記録されています。

電子証明書は、国から認定を受けた、信頼できる第三者機関(認定局)が作成した電子証明書に限って、信頼性を担保することができます。

ビジネスシーンにおける電子証明書とは

ビジネスシーンに欠かせない、契約書。当事者同士の合意を確認するための大切なものです。万が一、ビジネスでトラブルになったといに立ち戻るのが契約書ですが、電子ファイルの場合も、認定局が発行した電子証明書があれば証拠として有効です。

作成者、改ざんの有無などを確認

契約書を電子ファイルで作成する場合、便利な反面、なりすましや改ざんのリスクは高まります。電子証明書には第三者が改ざんしようとすると警告が出たり、ファイルの変更履歴が記録されたりなどの機能があります。

電子証明書の主な機能は以下の2つです。

• 電子ファイルの作成者は誰か
• 電子ファイルに改ざんされた形跡はないか

• 電子証明書によって、電子契約の信頼性を高めることができます

電子証明書のメリットとは

電子証明書は電子契約を結ぶ際に活用されるものですが、電子契約は紙面での契約に比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。

ペーパーレス化

当然ながら、電子契約では紙を使わないため紙代がかかりません。コストのほかにも紛失するリスクや保管スペースの確保への労力なども減らすことができます。

業務の効率化

紙面での契約書の場合、印刷したり、製本したり、書類発送の準備をしたりと多くの手間がかかります。インターネット上でやりとりができる電子契約なら捺印もスムーズに行われることが期待でき、効率化が見込まれます。

• 電子証明書があれば、電子契約もスムーズに

電子証明書と電子署名の違いとは

電子証明書と似た言葉に、電子署名があります。この二つの違いは以下の通りです。

電子署名は印鑑やサインの代替として使われる

上記の表にあるとおり、電子署名はいわば印鑑やサインの代わり。書面にハンコを押すのと同じように、社内文書や契約書に「同意している」ことの意思表示として使われます。ただし、電子署名だけでは本当に本人によるものであるかどうかを判別することはできません。

電子証明書は、電子署名の正当性を証明するもの

電子署名を誰が行ったのか、それを明らかにするのが電子証明書です。つまり、電子署名よりさらに信頼性を向上させるものが電子証明書。紙の書類における、印鑑証明書の役割を担っています。

• 電子証明書と電子署名の違いとは

電子証明書を取得するには

電子証明書は、前述したとおり、国から認定を受けた認定局が作成した場合に法的効力が発生します。電子証明書の用途によって、認定局や費用、有効期間などは異なります。例えば自治体の公的サービスに関わる電子証明書の場合、マイナンバーカードが必要となることがあり、ない場合は申請することになります。

電子証明書の有効期間に注意

電子証明書は、有効期間を長くすると暗号が破られる可能性があります。そのため有効期限が設定されています。一般的には1年～3年程度、長くても5年とされています。

電子証明書の信頼性について

電子証明書はどの機関が作成しているかで信頼性を確認することができます。ビジネスシーンで何かトラブルが起きてしまった場合も、信頼ある電子証明書があれば証拠として提出することができます。電子証明書を発行する機関は複数ありますが、国の認定を受けているかどうかを確認しましょう。

• 電子証明書は信頼ある認定局に作成してもらいましょう

電子証明書でビジネスをスムーズに

リモートワークの普及により、存在感を高めている電子証明書や電子署名。電子証明書は、国から認定を受けた第三者機関が作成したものの場合、法的法力が発生します。事前に確認してから利用するようにしましょう。

また、受発注管理業務そのものについて、システムによる業務効率化のポイントを他の専門用語や要素を交え、以下の記事で紹介しています。こちらも参考にしてみてください。

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