ビジネスシーンでは定番の表計算ソフト。いろいろな演算や関数、グラフなどが出力できるほか、契約書や見積書などの書類作成など、仕事には欠かせないツールのひとつですよね。作業を楽にするテクニックもたくさんありますが、うっかりすると逆に台無しになってしまうことも。

今回は、筒井.xlsさん(@Tsutsui0524)がTwitterに投稿した、ビジネスシーンでよくある、悲鳴を上げてしまいそうなエピソードをご紹介します。

  • ※画像はイメージです

A「この文書、甲と乙が全部逆になってる」

B「すぐ直します!甲を乙に置換!!」

A「まてェ!!!」(@Tsutsui0524より引用)

ビジネス文書の作成シーンで、Aさんは書類内の甲と乙がすべて逆になっていることに気がつきます。それを受け、Bさんはひらめいた!とばかりに、文字の「置換」テクニックを使って甲を乙に置換します。しかし、これでは文書内は「乙」ばかりになり、どれが甲でどれが乙だかわからなくなってしまいました。はたして、Aさんの「まてェ!!!」の声は間に合ったのでしょうか…。

このツイートは大きな反響を呼び、「乙を甲に変える時全部手作業になるやーつ」と共感する人や、「誤って置換してもCtrl+乙で直せますよ」「まず甲をいったん丙に変換 次に乙を甲に変換 最後に丙を乙に変換」とテクニックのアドバイスする人、「もう、契約書などに甲乙を使うのやめてほしい」といった悲痛な声、「一文字変換するなら、念のため、まずは、全検索で0ヒットを確認してから。人名に早乙女や甲田があるかも」と、さらなる注意を促す人など、いろいろな声が集まりました。

投稿者さんに聞いてみた

――今回のミス、筒井.xlsさんも体験されたことはありますか?

過去に似たようなミスはしていますね。元に戻す機能で修復可能なので、大事にはなりませんでした。

――このようなミスを回避するコツはありますか?

失敗から学び、一度立ち止まって考えること。経験を積んでデータ置換の前後を頭の中でイメージできるようになることがミス対策になると思います。

――今回の投稿、多くの反響が寄せられております。

多くの共感が得られたことで、置換機能のミスは特別なことではなく多くの人が通る道なのだなと思いました。初めて作業する人に教えておいてあげたいポイントではあるのですが、個人的には事前に聞いていても一度は失敗し、その時に初めて分かるのではないかと思っています。

便利なテクニックも、使い方を間違えれば大惨事。仕事はひとつひとつ冷静に、自分のテクニックや知識を過信せず、バックアップを取るなどの対策を取りながら進めていきましょう。