テレワークで業務を行う企業が増えたことで、広く浸透しているZoomなどを使ったWeb会議。オンラインでの商談は便利なものの、これまで行ってきた対面での名刺交換ができないことから、オンライン商談での名刺交換の方法に関して知りたい人もいるでしょう。

今回は、Zoomで名刺交換する具体的な方法についてくわしく解説。また、Zoomで名刺交換する上で注意したいポイントやおすすめのツールなどもあわせてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

  • 名刺交換はオンラインでも必要

    Zoomで名刺交換する具体的な方法や注意点などについて解説する記事です

オンライン商談での名刺交換の必要性

オンラインで商談やミーティングをする場合でも、名刺交換をした方がお互いの情報を把握できて安心感につながりますよね。

しかし、テレワークが増加する中で、名刺を用意する意味や名刺交換する必要性などがよくわからない人もいるでしょう。

そこでまずは、名刺の持つ役割やオンライン商談で名刺交換するメリットなどについて解説していきます。

名刺の役割

ビジネスシーンにおいて、名刺はさまざまな役割や意味を持っています。

名刺には自分の氏名や会社名･肩書きなど、ビジネスをする上で重要な情報が記載されており、互いに名刺交換して身分を明かすことで信頼感を得ることにつながるのです。

また、名刺交換はコミュニケーションを取るきっかけとなることも多く、名刺交換をすることでその後の商談がスムーズに行えるというメリットもあります。

ほかにも、初対面の相手に自分を印象づけたり相手とのつながりを作ったりできるなどの役割があるため、オンラインで商談などを行うことが中心となっても名刺交換自体はなくならないでしょう。

オンラインで名刺交換するメリット

オンラインでの名刺交換に対してイメージが湧かない人もいるかもしれませんが、実は従来の名刺交換にはないメリットが多くあります。

例えば、無料で使えるツールがあるため、費用をかけずに利用できる点などは会社にとって嬉しいポイントでしょう。

また、データでやり取りをするため管理や検索がスムーズだったり、紛失するリスクが少なかったりする点も魅力です。

さらに、このあと紹介する背景名刺などを使えば伝えられる情報が多くなるため、会社の魅力や商品などをPRしやすいこともメリットとして挙げられます。

  • 名刺交換はオンラインでも必要

    名刺にはさまざまな役割や意味があり、名刺交換自体はなくならない傾向にあります

Zoomで名刺交換する方法

Zoomはオンライン会議で利用されることが多いWeb会議ツールの一つで、名前を聞いたことがある人は多いでしょう。

企業はもちろん個人でもよく使われているツールですが、Zoomで名刺交換したい場合はどのような方法で行えばいいのでしょうか。

ここからは、Zoomで名刺交換するための具体的な方法をご紹介していきます。

チャット機能などで名刺データを送付する

Zoomで名刺交換する代表的な方法の一つが、チャット機能などを使って名刺データを送付するやり方です。

あらかじめ名刺をPDFや画像ファイルにして保存しておき、チャット機能を使用してオンライン会議の参加メンバーに送ることで、簡単に情報を共有できるでしょう。

なお、チャット機能の利用以外にもメールなどに画像を添付して送信したり、互いに名刺交換ツールを使用して共有したりする方法もあります。

バーチャル背景を活用する

Zoomで名刺交換する場合、バーチャル背景といわれる背景画像を活用することも便利な方法の一つ。

オンライン会議中に背景画像を自分の名刺の画像にすることで、ひと目で必要な情報を取引先などに伝えられるでしょう。

また、背景名刺作成用のツールを使えば名刺情報とあわせてQRコードを表示させることも可能で、相手にQRコードを読み取ってもらうだけでスムーズに名刺交換を進められます。

  • Zoomで名刺交換する方法

    Zoomで名刺交換したい場合、名刺データを送付する方法やバーチャル背景を活用する方法などがあります

Zoomで名刺交換する上で注意したいポイント

管理や検索がしやすいなどのメリットがあり、慣れてしまえば手軽に行えるオンラインでの名刺交換。

しかし、注意点や課題がまったくないというわけではありません。

そこでここからは、Zoomを含めたWeb会議ツールにおける名刺交換の注意点について解説していきます。

名刺のデザインはオンライン会議に適したものにする

名刺をバーチャル背景として活用したい場合、デザインはオンライン会議に適したものにする必要があります。

例えば、複雑なデザインを選んだり派手な色を使ったカラフルなデザインにしたりすると目が疲れてしまうため、相手に悪い印象を与えることもあるでしょう。

シンプルで見やすく、社名や名前などの情報をわかりやすく伝えられるデザインにしましょう。

同じツールでないと名刺交換できない場合がある

オンラインでの名刺交換をする際に名刺交換ツールを使う人は少なくありませんが、ツールによってはユーザー同士でないと名刺交換ができない場合もあります。

そもそもオンラインでの名刺交換は活用者がまだそれほど多くないため、しっかり準備をしていても結局名刺交換ができない場合もあるかもしれません。

事前に自分が使っているツールの機能を確認したり、状況によっては代案を用意したりすることが必要となるでしょう。

名刺情報を見せているだけになる可能性がある

オンラインでの名刺交換は手軽に行えるものの、互いに情報を記録しておかなければ今後連絡を取ることはできません。

いくらこちらが名刺情報を共有しても、相手が画像の保存やQRコードの読み取りなどをしてくれなければ、名刺を見せているだけになってしまうでしょう。

互いに情報を記録しなければ実際のところ名刺交換にならないため、その点には注意する必要があります。

  • Zoomで名刺交換する上で注意したいポイント

    オンラインでの名刺交換には注意点や課題がいくつかあります

Zoomで名刺交換する上でおすすめのツール

テレワークの増加により、今後ますます浸透していくと考えられるオンラインでの名刺交換。

効率良くスムーズにZoomなどでの名刺交換を行うためにも、便利なツールについては知っておいた方がいいでしょう。

ここからは、Zoomなどで名刺交換する上でおすすめのツールについて紹介していきます。

Eight

｢Eight｣は、Sansanが運営する名刺管理ツールです。

QRコードつきのバーチャル背景を作成できるサービスや、受け取った名刺情報をそのまま管理できる機能などがあります。

また、Sansanは｢Eight｣のほかにオンライン名刺交換サービス｢Sansan｣も手がけています。

こちらは主に法人向けの名刺管理サービスとなりますが、専用のURLを相手に伝えるだけで誰とでもオンラインで名刺交換できる機能があるため、使い勝手がいいサービスとして知られています。

zooome

｢zooome｣は、バーチャル背景名刺を無料で作成できるツールで、何度でも何パターンでも背景名刺をダウンロードできる点が特徴です。

必要事項を入力して背景や文字色を選ぶだけで簡単に作成できるので、急ぎで必要になった場合などに重宝するでしょう。

なお、オリジナルの画像や動画などで背景名刺を作成したい場合は、有料にはなりますが運営に相談することもできます。

  • Zoomで名刺交換する上でおすすめのツール

    Zoomなどで名刺交換する上でおすすめのツールを覚えておきましょう

Zoomで名刺交換する方法や注意点などを理解しておこう

名刺交換には、相手に信頼感を与えたりスムーズなコミュニケーションにつながったりするなどのメリットがあり、Web会議が浸透しても名刺交換自体はなくならない傾向にあります。

Zoomで名刺交換する場合、チャット機能などで名刺データを送付したりバーチャル背景を使ったりするなどの方法があるため、状況に応じて活用するといいでしょう。

Zoomで名刺交換する上で注意したいポイントやおすすめのツールなども覚えておき、オンラインでの打ち合わせや商談においても円滑なコミュニケーションが取れるようにしましょう。